كم من الوقت يجب الحفاظ على الموارد البشرية ملفات الموظف

أحد الأشياء الكبيرة حول الموارد البشرية هو أن لدينا الكثير من الأعمال الورقية. طن و طن و طن. منحت ، الكثير منه إلكتروني هذه الأيام ، لكن المبدأ لا يزال قائما. الموارد البشرية لا حفظ السجلات. ونحن بحاجة إلى الاحتفاظ بهذه السجلات ، ولكن إلى متى؟

فيما يلي إرشادات أساسية لحفظ سجلات الموارد البشرية. تذكر ، رغم ذلك ، أن قوانين الولاية قد تختلف عن هذه الإرشادات. في حالة تعارض قوانين الولاية والقوانين الفيدرالية ، احتفظ دائمًا بالسجلات بناءً على أي شرط أطول. من الأفضل الاحتفاظ بشيء لفترة أطول من فترة غير كافية.

توظيف السجلات

تحتاج إلى حفظ كل تلك السير الذاتية وملاحظات المقابلات والتطبيقات والوظائف المنشورة ، وحتى سجل عمليات البحث التي قمت بها من خلال نظام تتبع مقدم الطلب الخاص بك لمدة عام واحد بعد اتخاذ قرار تقديم عرض العمل. لذا ، إذا قابلت أحد مقدمي الطلبات ، واستمرت العملية برمتها لمدة ثلاثة أشهر ، فلن يتم تحديد الوقت حتى يتم اتخاذ القرار النهائي للتوظيف.

لماذا عليك أن تفعل هذا؟ إذا كان أي شخص يشكك في قرار التوظيف الخاص بك ، فسوف تحتاج إلى إظهار أنك لا تميز بطريقة غير قانونية بأي شكل أو شكل أو شكل. تتطلب منك قوانين مثل قانون الأميركيين ذوي الإعاقة والعنوان السابع والعديد من القوانين الأخرى إثبات التزامك. الحفاظ على هذه السجلات يساعدك على القيام بذلك.

سجلات اختبار المخدرات

إذا كنت بحاجة لاختبار المخدرات قبل التوظيف ، فهذا جزء من سجل التوظيف ، ويجب عليك الاحتفاظ بنسخة من النتائج لمدة عام واحد. إذا قمت بإجراء اختبار إضافي للمخدرات ، سواء كان ذلك بسبب حادث في العمل أو كجزء من فحص عشوائي ، فأنت بحاجة أيضًا إلى الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة عام واحد. ومع ذلك ، إذا كنت تخضع لأنظمة وزارة النقل ، فإن الحد الأدنى للإطار الزمني لسجلات اختبار المخدرات هو خمس سنوات.

كشوف المرتبات / Timecards ، الخ

يشترط القانون عليك الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة ثلاث سنوات ، لكن الدعاوى القضائية الأخيرة تعني أنه من الأفضل لك الاحتفاظ بها لفترة أطول. تريد الاحتفاظ بسجل للمبلغ الذي تم دفعه لكل موظف ، وعدد الساعات التي عملوا بها طوال فترة عملهم في شركتك. احتفظ بسجلاتك لمدة خمس سنوات على الأقل بعد مغادرة الموظف ، بغض النظر عن السبب.

بالنسبة للموظفين المعفيين ، بالطبع ، لا تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات زمنية ، حيث إن رواتبهم هي نفسها بغض النظر عن عدد ساعات العمل. ومع ذلك ، إذا أخطأت في تصنيف الموظف على أنه معفى عندما كان ينبغي أن تكون غير معفية ، فإن سجلات ساعات العمل هذه يمكن أن ترشدك إلى الدفع الإضافي المستحق. تأكد من تضمين كيفية حساب الشركة الدفع. على سبيل المثال ، تحتاج إلى تتبع ما إذا كان الراتب المباشر أو الراتب زائد العمولة أو العمل الإضافي أو العمل بالقطعة أو الأجر بالساعة على التوالي.

تحتاج إلى القيام بذلك ، ليس فقط من أجل الأجور والضرائب ، ولكن العديد من القرارات الأخرى تعتمد على عدد ساعات العمل. على سبيل المثال ، تعتمد الأهلية للحصول على FMLA على عدد ساعات العمل في السنة. إذا كان لديك موظف معفي بدوام جزئي ، فقد ترغب في التفكير في طلب تسجيل وقت لتحديد أهلية FMLA. يجب أيضًا أن تكون قادرًا على إثبات أنك دفعت أجور العاملين لديك طوال ساعات عملهم.

نموذج I-9

حافظ على نموذج الموظف I-9 ، المخزّن بشكل منفصل عن سجلات الموظفين لديك ، لمدة ثلاث سنوات بعد تعيين الموظف ولمدة عام واحد بعد انتهاء التوظيف ، أيهما أقرب.

معلومات فوائد الصحة / المعاشات التقاعدية

تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلات خططك لجميع فوائدك لمدة لا تقل عن ست سنوات. رأت المحاكم أنه إذا رفع عليك أي موظف دعوى قضائية ، قائلًا إنه يستحق معاشًا تقاعديًا أعلى ، على سبيل المثال ، تقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية إثبات عدم مدينته أكثر ، وليس مسؤولية الموظف في إثبات قيامه بذلك. احتفظ بكل تلك الوصف الموجز للخطة.

إذا كان لديك موظفون سابقون مؤهلون للحصول على COBRA ، مما يمدد مزاياهم الصحية ، يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة ست سنوات لمجرد الأمان. لا يحدد القانون الاحتفاظ ، ولكن بما أن هذا قد ينطبق بموجب قانون تأمين دخل التقاعد للموظف (ERISA) ، فإن هذا القانون يتطلب الاحتفاظ به لمدة ست سنوات. لتكون في الجانب الآمن ، لا تتخلص من هذه السجلات.

سجلات FMLA

عندما يطلب أحد الموظفين FMLA ، فأنت بحاجة إلى الاحتفاظ بهذا الدرب الورقي ، حتى لو كنت ترفض الإجازة لمدة ثلاث سنوات. تأكد من تتبع إجازة كل موظف - عندما بدأت وكم من الوقت المستخدم. إذا كان لدى الموظف FMLA متقطع ، فتأكد من تتبع كل إجازة وتوثيق عدد الساعات المستخدمة. يجب توثيق التواريخ وعدد الساعات. تذكر أن الإجازة المتقطعة يمكن استخدامها لبضع ساعات في اليوم ، أو لبضعة أيام في الأسبوع. توثيق كل شيء والاحتفاظ بهذه السجلات.

تذكر أن هذه ليست قائمة شاملة وتنطبق فقط على القوانين الفيدرالية. قد تخضع لقوانين الاحتفاظ بسجلات إضافية إذا كنت ، على سبيل المثال ، متعاقدًا فدراليًا أو إذا كانت ولايتك لديها معايير مختلفة. عندما تكون في شك ، لا تتخلص منها.

يمكنك الوصول إلى موارد إضافية حول حفظ السجلات والإبلاغ الإلزامي في مجتمع إدارة الموارد البشرية (SHRM).

تنصل: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، على الرغم من موثوقيتها ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية ، أو المساعدة من الموارد الحكومية أو الفيدرالية أو الحكومية الدولية ، للتأكد من أن التفسير القانوني وقراراتك صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.