نظرة عامة على ملفات الموظفين وسياسة ملفات العينة

ملف الموظفين هو المستندات المحفوظة لأصحاب العمل عن تاريخ وحالة علاقة العمل بأكملها مع موظف فردي. يحتفظ صاحب العمل بوثائق التوظيف هذه في ملف الموظفين لثلاثة أسباب.

• يرغب صاحب العمل في الحصول على معلومات دقيقة وسهلة التنظيم عندما تحتاج إلى الوصول إلى المعلومات لأي سبب من الأسباب. تعتبر التغييرات في جهات اتصال الطوارئ وعناوين الموظفين وتتبع تقييمات الأداء والرسائل التأديبية وتقدير الموظفين ومواد طلب التوظيف أمثلة على أنواع المعلومات التي سيريد صاحب العمل الوصول إليها بسرعة.
• يحتاج صاحب العمل إلى الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بقضايا الموظفين مثل اختيار الموظفين والأداء وتاريخ العمل والأساس المنطقي للتعويض وطلبات الترقية الداخلية ، على سبيل المثال لا الحصر.

  تتطلب مطالبة EEOC أو دعوى قضائية أو حتى الحاجة إلى تبرير عدم وجود زيادة أو ترقية للموظف أن صاحب العمل قام بجمع هذا النوع من وثائق الموظف والاحتفاظ بها.

• بعض سجلات الموظفين مطلوبة من قِبل الحكومات الفيدرالية أو حكومات الولايات لكي يحتفظ بها أصحاب العمل. تنظيم معلومات الموظف في ملف الموظفين أمر منطقي للوصول والامتثال القانوني والاستعداد.

أنواع ملفات الموظفين

يحتفظ صاحب العمل عمومًا بعدة أنواع من ملفات الموظفين ، للاستخدام التجاري ، وسرية الموظف ، والخصوصية الطبية ، والامتثال القانوني. لست على علم بأي قانون ينص على عدد الملفات التي يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بها.

ومع ذلك ، هناك العديد من القوانين ، وهناك أفضل ممارسات الموظفين المتعلقة بسرية الموظف ، والتي تحكم محتوى ملفات الموظفين ومن لديه حق الوصول إلى تلك المعلومات. هذه هي ملفات الموظفين التي يحتفظ بها معظم أصحاب العمل في الولايات المتحدة. (قد تختلف القوانين والممارسات العالمية.)

• ملف شخصي: هذا هو ملف الموظف الرئيسي الذي يحتوي على تاريخ علاقة العمل.
• ملف كشوف المرتبات: تريد الاحتفاظ بملف منفصل لجميع مشاكل الرواتب المتعلقة بالمرتبات والمزايا.
• ملف الموظف الطبي: يتطلب القانون الاتحادي لقابلية قابلية التأمين الصحي والمساءلة لعام 1996 (HIPAA) من أرباب العمل حماية سجلات الموظفين الطبية باعتبارها سرية.
• نماذج الموظف I-9: تحتاج إلى الاحتفاظ بملف منفصل لجميع الموظفين (وليس لكل موظف) نماذج I-9 نظرًا لأنك لا تريد موظفي الحكومة ، المصرح لهم بمراجعة هذه النماذج في ظل مجموعة متنوعة من الظروف ، من خلال الاطلاع على ملفات الموظفين الرئيسية والسرية للموظفين.

وصول الموظف إلى ملفات الموظفين

يسمح للموظفين بالوصول إلى ملفات موظفيهم تحت إشراف وإشراف موظفي الموارد البشرية. تعتبر ملفات الموظفين الموظفين ملكًا لصاحب العمل الذي يتحمل مسؤولية الحفاظ عليها وحمايتها.

نموذج لسياسة ملف الموظفين

فيما يلي نموذج لسياسة ملف الموظفين للاستخدام في شركتك. يناقش الملفات المختلفة الموصى بها والذي يجب أن يكون لديه حق الوصول إلى كل ملف.

سياسة العينة

تحتفظ الشركة بثلاثة ملفات موظف لكل موظف.

ا ملف شخصي يتم الاحتفاظ لكل موظف في (اسم شركتك). تحتوي ملفات الموظفين هذه على مستندات سرية ويديرها ويديرها موظفو الموارد البشرية.

يقتصر الوصول إلى هذا الملف على موظفي الموارد البشرية ويفترض أن مدير كل موظف يحتفظ بملفه الخاص بها مع الوثائق ذات الصلة بأداء عمل الموظف.

تتضمن المستندات النموذجية في ملف الموظفين طلب التوظيف ونموذج اتصال للطوارئ في العائلة وتاريخ الإجراءات التأديبية الموثقة وسيرة ذاتية وكتيب الموظف وصاحب العمل عند تسجيل الخروج ، والمعلومات الشخصية الحالية ، والمراجع الوظيفية.

لا تحتوي جميع ملفات الموظفين على نفس المستندات ولكن كل ملف من ملفات الموظفين لديه بعض المستندات التي هي نفسها.

ملفات الرواتب يتم الحفاظ عليها أيضا ؛ تحتوي ملفات كشوف المرتبات على سجل لوظائف الموظف ، والإدارات ، وتغييرات التعويض ، وما إلى ذلك. يقتصر الوصول إلى ملف الرواتب على موظفي المحاسبة والموارد البشرية المناسبين.

ل ملف الموظف الطبي هو الحفاظ أيضا. لا تتوفر محتويات الملف الطبي لأي شخص باستثناء الموظفين المعينين في إدارة الموارد البشرية والموظف الذي يتم الاحتفاظ بسجلاته في الملف. في اسم شركتك) ، تتلقى الملفات الطبية أعلى درجة من التخزين الآمن والسرية.

يمكن للموظف عرض ملف الموظفين الخاص به عن طريق الاتصال بأحد موظفي الموارد البشرية خلال ساعات العمل العادية. لا يجوز لأي موظف تغيير أو إزالة أي مستند من ملف الموظفين الخاص به والذي يجب عرضه بحضور أحد موظفي الموارد البشرية.

معروف أيضًا باسمملفات الموظف ، سجلات الموظفين ، ملفات الموارد البشرية ، الوثائق

تنويه - يرجى ملاحظة:

تبذل سوزان هيثفيلد قصارى جهدها لتقديم استشارات دقيقة وصحيحة حول إدارة الموارد البشرية وصاحب العمل ومكان العمل سواء على هذا الموقع أو مرتبطة به من هذا الموقع ، لكنها ليست محامية ومحتوى على الموقع ، بينما موثوقة ، ليست مضمونة للدقة والشرعية ، ويجب ألا تفسر على أنها مشورة قانونية.

يحتوي الموقع على جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر ، لذلك لا يمكن أن يكون الموقع نهائيًا في مكان عملك. عندما تكون في حالة شك ، فاطلب دائمًا الاستعانة بمستشار قانوني أو مساعدة من الموارد الحكومية أو الفيدرالية أو الحكومية الدولية ، للتأكد من صحة التفسير والقرارات القانونية. المعلومات الواردة في هذا الموقع هي للإرشاد والأفكار والمساعدة فقط.