المكونات الرئيسية للاتصال في مكان العمل

التواصل هو تبادل المعلومات بين شخصين أو أكثر ، فعل نقل المعلومات. يحتوي التواصل على العديد من المكونات ، والفشل في التواصل في مكان العمل بشكل فعال أمر شائع.

يتطلب التواصل الفعال جميع مكونات التواصل التي تعمل بشكل مثالي من أجل "المعنى المشترك" ، التعريف المفضل لدي للاتصال. إنها ذات أهمية خاصة عند طرح الأسئلة والإجابة عليها.

مكونات في الاتصالات

هناك خمسة مكونات لأي اتصال وسادس هو البيئة الكلية لمكان العمل الذي يتم فيه الاتصال. مكونات الاتصال هي:

• الفرد الذي يرسل الرسالة. يجب على المرسل تقديم الرسالة بوضوح وبتفاصيل كافية حتى يشارك المستلم المعنى مع المرسل.
• سياق الرسالة. السياق هو كيف يتم تسليم الرسالة من قبل مرسل الرسالة. يتضمن السياق التواصل غير اللفظي مثل الإيماءات ولغة الجسد وتعبيرات الوجه وعناصر مثل نغمة الصوت. معظم سياق الرسالة متاح فقط عندما يستطيع المتلقي رؤية وسماع مرسل الرسالة. البريد الإلكتروني والمشاعر الفورية ، على سبيل المثال ، تعد بديلاً ضعيفًا حيث يقوم المرسل بصياغتها دون إدخال من المتلقي.

  جزء آخر من السياق هو العواطف التي تشارك في دائرة الاتصال. هل المرسل غاضب؟ هل جهاز الاستقبال غير مبال بمحتوى الاتصال أم أنه مزين للمرسل؟ تؤثر العواطف البشرية الطبيعية على ما إذا كانت الرسالة قد تمت مشاركتها بنجاح.

• الشخص الذي يتلقى الرسالة. يجب أن يستمع المتلقي بعناية وباهتمام ، ويطرح أسئلة للوضوح ، ويعيد صياغتها للتأكد من أن المتلقي يشارك المعنى مع المرسل. إذا وثق جهاز الاستقبال في المرسل ، تزداد فرص الاتصال الفعال.
• طريقة التسليم التي تختارها. يجب اختيار طريقة التسليم بناءً على الوسيلة الأكثر فعالية لإيصال معنى الرسالة. نظرًا لأن أساليب الاتصال متنوعة جدًا منذ فجر أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة ، أصبحت القرارات المتعلقة بطريقة التسليم أكثر تعقيدًا. يجب أن تتناسب طريقة التسليم مع احتياجات الاتصالات لكل من المرسل والمستقبل.

  تتضمن طرق الاتصال التواصل اللفظي والرسائل الفورية (IM) والبريد الإلكتروني والرسائل والعلامات والملصقات ومقاطع الفيديو ولقطات الشاشة والهواتف والملاحظات والنماذج والمستندات المكتوبة وغير ذلك. ستستمر هذه الأساليب في التوسع ، وستستمر توقعات الموظفين في التواصل الفوري حول كل ما يتعلق بعملهم في النمو.

  ازدادت أهمية التواصل الشخصي خصوصًا فيما يتعلق بالمعلومات التنظيمية التي قد تتطلب التغيير أو تقديم اعتراف الموظف أو السماح بالأسئلة الفورية. يُفضل أيضًا التواصل الشخصي لأن الموظفين لديهم حق الوصول إلى المكون والسياق.

• محتوى الرسالة. يجب أن يكون محتوى الرسالة واضحًا وأن يتم تقديمه ووصفه بتفاصيل كافية للحصول على فهم من جهاز الاستقبال. إذا كان محتوى الرسالة يتردد صداها ويتصل ، على مستوى ما ، بالمعتقدات الموجودة بالفعل للمستقبل ، يكون ذلك أكثر فعالية.

كيفية طرح الأسئلة الجيدة يعزز التواصل

يضيف James O. Pyle و Maryann Karinch ما يلي للمساعدة في التواصل الفعال.

من الموارد البشرية إلى خدمة العملاء ، تلوث الأسئلة السيئة كل مكان عمل تقريبًا. غالبًا ما تثير الأسئلة السيئة إجابات غير كاملة أو مضللة ويمكن أن تقوض العلاقة. من ناحية أخرى ، تعتبر الأسئلة الجيدة أداة قيمة للكفاءة والكفاءة وبناء العلاقات.

هناك ستة أنواع من الأسئلة الجيدة: المباشرة ، والتحكم ، والتكرار ، والمستمرة ، والملخصة ، وغير الملائمة. لوصفهم بإيجاز:

• مباشرة: أنت تطرح سؤالاً بسيطاً مع استفهام أساسي.
• مراقبة: أنت تعرف بالفعل الإجابة عليه عندما تسأل عنه. إنها طريقة لمعرفة ما إذا كان الشخص يكذب أم لا ، و / أو لا يهتم و / أو لا ينتبه.
• كرر: أنت تطرح سؤالين مختلفين بعد نفس المعلومات.
• الثابتة: تسأل نفس السؤال بطرق مختلفة لاستكشاف جميع جوانب المعلومات المطلوبة.
• ملخص: أنت تطرح سؤالاً يهدف إلى إتاحة الفرصة للمصدر لإعادة النظر في الإجابة.

• غير ذات صلة: إنه لا يتعلق بالموضوع الذي تريد معرفته ، لكنه موضوع ربما لن يكذب عليه الشخص ؛ إنه يخدم الغرض من رؤية الحقيقة "تبدو" وحث الشخص على الانفتاح عليك. ويمكن أيضا ربط في سياق تبادل الأسئلة.

تفاصيل حول 6 أنواع من الأسئلة الجيدة

مباشرة

الأسئلة المباشرة هي الأفضل: استفهام واحد ، فعل واحد ، اسم واحد أو ضمير.

• من أنت؟
• ماذا حدث في الحفلة؟
• متى وصلت الى المكتب؟
• أين مفاتيح السيارة؟
• لماذا تركت الاجتماع مبكرًا؟
• كم دفعت مقابل هذا iPad؟

مراقبة

عندما تقول ، "لن أتعمد طرح سؤال مباشر؟" عندما تتحقق من صحة أو دقة الرد ، فإنك تستخدم سؤال تحكم وتبحث عن الاتساق.

أسئلة التحكم هي أسئلة متعمدة تعرف الإجابة عليها حتى لا تتعلق باكتشاف المعلومات. إنها تتعلق باكتشاف السلوك وأنماط الكلام ومستوى الصدق أو الدقة. ربما كان هذا ما تحدثت عنه من قبل مع الشخص.

إذا كنت تعرف أن شخصًا ما في فريق الموارد البشرية الخاص بك قد عزل الموظف لأن الموظف أرسل بريدًا إلكترونيًا لشكوى هذا الشخص ، فيمكنك طرح سؤال تحكم مثل ، "كيف حدث ذلك في مراجعة الأداء مع باميلا اليوم؟" المعلومات؛ أنت فقط تريد معرفة كيف يجيب شخص الموارد البشرية على السؤال.

كرر

تريد أن تأتي في نفس المعلومات بطريقتين مختلفتين. على سبيل المثال ، إذا سألت ، "كم عدد الأشخاص الموجودين في فريق المبيعات؟" ، فربما يجيب الشخص الذي تتحدث معه: "هناك 22 شخصًا في الحقل". لاحقًا ، عندما تتحدث معه عن شيء مختلف - المناطق التي توجد فيها الشركة موطئ قدم ، على سبيل المثال - قد تسأل ، "كم عدد مناطق المبيعات لديك؟"

قد يجيب ، "22" ، وهي طريقة لتأكيد عدد الأفراد في فريق المبيعات. إنه ليس اختبارًا مطلقًا ، ولكنه يعطي قيمة ومصداقية لما قاله من قبل. وهما سؤالان مختلفان يراجعان المعلومات المقدمة.

عند استخدام الأسئلة المتكررة ، يمكنك أيضًا الكشف عن التناقضات. إذا كان مصدرك في هذا المثال يستجيب لوجود 28 منطقة مبيعات ، فأنت تريد بعض التوضيح. ربما يكون هناك سبب وجيه تمامًا - يحتوي فريق المبيعات عادةً على 28 عنصرًا ، ولكن كان هناك الكثير من المبيعات في الآونة الأخيرة ، بحيث يبلغ عددها ستة ، لكن الاستجابة لا تثير الشك في حقيقة أن هناك عدم تطابق بين العدد من الموظفين وعدد من المناطق المبيعات. يجب أن يؤدي عدم التطابق هذا إلى مزيد من الاستجواب لحل المشكلة.

مستمر

في أي تبادل يتم فيه إعطاء أكثر من إجابة على سؤال ما ، استخدم الأسئلة المستمرة للحصول على إجابة كاملة. مثل تكرار الأسئلة ، تكون الأسئلة المستمرة مفيدة أيضًا إذا كنت تشك في أن الشخص غير صادق.

"إلى أين ذهبت في إجازتك إلى كاليفورنيا؟" قد تثير الإجابة ، "ديزني لاند". رغم أنه من الممكن أن تكون ديزني لاند هي المكان الوحيد ، فمن المنطقي أن تتبع هذا السؤال بـ "مكان آخر؟"

إن تجاوز هذا السؤال المكرر والانتقال مباشرة إلى أسئلة حول ديزني لاند يعني أنك تفوت فرصة الحصول على صورة كاملة لرحلة صديقك في كاليفورنيا ما لم يحدث تسرب لتلك المعلومات في وقت آخر.

ملخص

لا تتعلق الأسئلة الموجزة بتحديد الصدقية بقدر ما تعيد إلى المصدر ما قالته حتى تتاح لها فرصة التفكير ، "هل قلت فعلاً ما قصدت أن أقوله؟"

أنت تبيع سيارات من جميع الأنواع ، من هاتشباك ذات بابين إلى موديلات فاخرة كاملة الحجم. يأتي زوجان شابان إلى صالة العرض ويطلبان اختبار أحد النماذج الفاخرة.

"ماذا سوف تستخدم السيارة لمعظم الوقت؟" تسأل.

"الانتقال ذهابا وإيابا للعمل. نحن نعمل في نفس المبنى.

"ماذا سوف تستخدم السيارة ل؟"

“رحلات في عطلة نهاية الأسبوع لرؤية والدي. تتوقف مؤقتًا وتضيف: "إنهم يعيشون على بعد مئة ميل".

"لماذا تعتقد أن السيارة الفاخرة هي الخيار الأفضل؟"

تبادلوا لمحة. يقول ، "نحن نحبها بشكل أفضل من الآخرين".

"ما هو لونك المفضل" ، تسأل ، تنظر إليها مباشرة.

"أحمر."

"لذلك اسمحوا لي أن أرى ما إذا كنت حصلت على هذا الحق. أسمع أنك تقول أنك تريد سيارة حمراء كاملة الحجم في فئة السيارات الفاخرة. ما مدى ملائمة هذا الوصف مع ما تريد؟" (لقد وضعت إطار سؤالك الموجز مع المعلومات ذات الصلة في هذه الحالة.)

تبادلوا نظرة أخرى. قال: "نعتقد أن اللون الأكثر هدوءًا قد يكون أفضل".

"ماذا عن النموذج الفاخر يجعلك تعتقد أنه الأفضل بالنسبة لك؟" (مرة أخرى ، هذه طريقة لتلخيص ما سمعته والتحقق منه. تريد معرفة ما إذا كانت مغرمة جدًا بمظهر المكلف السيارة التي لا يريدون التفكير في أي شيء آخر ، أو إذا كان الجواب الأول هو إخفاء حقيقة بارزة.)

"يقول والدي إن هذه هي السيارة الأكثر أمانًا على الطريق".

تخبرك الإجابة عن السؤال الموجز أنهم قد يعجبهم في الواقع ، ولكن ليس بسبب شكله. تقرأ بين السطور. انهم بدأوا للتو في حياتهم معا. ربما أرسلهم والدهم إلى الوكالة لشراء "السيارة الأكثر أمانًا على الطريق" ، والتي سيساعدهم على شرائها. قررت الاستمرار في عملية البيع ، مع العلم أن طلب الدفعة الأولى والقروض سيمنحك على الأرجح بقية القصة.

قد لا يشعر بعض الأشخاص بالراحة عند طرح سؤال موجز مثل أولئك المضمّنين ​​في مواجهة المبيعات هذه لأنهم لا يريدون أن يبدووا متسامحين أو غير مهتمين. إذا قمت بطرح السؤال بالطريقة نفسها التي طرحت بها السؤال بالضبط في المرة الأولى ، فقد يكون لديهم نتيجة صحيحة.

لا ترغب أيضًا في طرح نفس السؤال مرتين على التوالي حتى إذا قمت بتغيير الصيغة. بوضع مسافة ما بين المرة الأولى التي تطرح فيها السؤال والثانية ، وإعادة صياغة السؤال قليلاً ، فإنك ببساطة تصادف أنك شخص مهتم حقًا بما يقوله الشخص الآخر.

غير ذات صلة

قد تكتشف أن الشخص الذي يجيب على أسئلتك يبدو مرهقًا ؛ يمكن لسؤال غير ذي صلة تخفيف حدة التوتر. أو ربما تحتاج إلى وقت للتفكير أو الرجوع إلى ملاحظاتك ، لذلك يمكنك استخدام السؤال فقط لشراء مساحة ووقت قليلين لك.

عند طرح أسئلة مدببة مثل: "ما المشروع الذي قمت به في الماضي والذي فشل؟" و "كيف حاولت حل المشكلة؟" يمكنك بسهولة جعل مرشح الوظيفة يشعر كما لو كان في منتصف استجواب ساحة المعركة.

قد يقول المرشح ، "لقد حاولت معالجة المشكلة من خلال حشد الإدارة حول هدف مشترك - الطريقة التي أحصل بها على فريق ابني الصغير في الدوري للتركيز على ضرب الكرة".

يمكنك إعطاء المرشح استراحة من خلال طرح السؤال التالي: "كم من الوقت تدربت على القليل من الدوري؟" قبل أن تعود إلى مناقشة حلقته وكيف حاول إصلاحها.

أخيرًا ، إليك طريقتان لإفساد الأسئلة التي تبدأ بكل المكونات المطلوبة وينتهي بها الحالحسن.

1. إضافة الكثير من التصفيات أو الكلمات والعبارات الأخرى التي تصرف الانتباه عن السؤال. على سبيل المثال ، "ماذا تناولت لوجبة الإفطار في العشاء حيث يتم تكسير براز طاولة الفينيل وتغطيتها بشريط لاصق؟"
2. عدم انتظار الإجابة أمر شائع أيضًا. أنت تسأل ، "ما هي الوجبة المفضلة لديك؟" يفكر الشخص لحظة بدلاً من الاستجابة على الفور. أنت تتناغم في ، "لحم البقر المشوي؟" الصمت أداة استجواب فعالة. لا تفقد الاكتشاف والمعلومات والعملاء المتوقعين نتيجة فتح فمك عندما تحتاج إلى فتح أذنيك. تذكر قاعدة "أذنين ، فم واحد" المتمثلة في الحصول على أقصى استفادة من الأسئلة.

   البيئة والاتصالات

   تعمل مكونات الاتصال المذكورة أعلاه على تعزيز المعنى المشترك عندما تعمل معًا لتسليم الرسالة بشكل فعال. تؤثر بيئة العمل التي تحدث فيها هذه المكونات أيضًا على الاتصال وما إذا كان قد تم تلقي الاتصال.

   عندما تسأل أسئلة صحيحة ، فأنت تبني علاقة وثيقة وتُلهم الثقة. تشكل الأسئلة جزءًا آخر من الأساس للتواصل في مكان العمل والذي يشترك في المعنى

   في بيئة العمل التي تشدد على التواصل المفتوح ومشاركة الموظف والأهداف المشتركة ، يكون التواصل أكثر تواتراً وأكثر فاعلية. ولكن ، توقع الاتصال الكبير يحدد الشريط أعلى في أفضل أماكن العمل هذه. لذلك ، حتى في بيئات العمل المرتفعة التي تركز على الموظفين ، يشكو الموظفون من أنهم لا يعرفون ما يجري.

   نظرًا لجميع المكونات والبيئة الكلية لمكان العمل الفردي ، يظل التواصل يمثل تحديًا. إن الأسئلة القديمة حول من يحتاج إلى معرفة ماذا ومتى يحتاجون إلى معرفته ، لم يتم الإجابة عليها بالكامل لمجرد إرضاء أي شخص.

   شكاوى الموظفين حول الكثير من المعلومات ، وليس المعلومات الكافية ، وحتى المعلومات الزائدة ، ستستمر صداها في أماكن العمل. لن تعالج مشكلة الاتصال أبدًا ، ولكن مع الالتزام والتفكير ، يمكنك زيادة فعالية كل من اتصالك الشخصي وتواصل مكان عملك.

   أكثر صلة بفعالية التواصل في مكان العمل

   1. تلقي ملاحظات مع نعمة وكرامة
   2. كيف تطور ذكائك العاطفي
   3. كيفية اجراء محادثة صعبة
   4. ردود الفعل