تعلم كيفية الحفاظ على محضر الاجتماع

محاضر الاجتماعات هي الملاحظات التفصيلية التي تعد بمثابة سجل مكتوب رسمي لاجتماع أو مؤتمر. يطلب الشخص المسؤول عن التجمع عادةً من أحد المشاركين أن يميل إلى هذه المهمة. يوم واحد ، أن يكون شخص ما أنت! في حين أنها ليست مهمة صعبة للغاية ، فهي مهمة مهمة. نظرًا لأن محاضر الاجتماعات هي سجل رسمي لما حدث ، فإن الدقة مطلوبة. سيتعين عليك تدوين ملاحظات مفصلة مفادها أنه يجب أن يتمكن الأشخاص من الرجوع إليها لاحقًا إذا لزم الأمر. فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك في التعامل مع هذه المهمة بكل دقة.

تعرف على ما يجب القيام به قبل الاجتماع وأثناءه وبعده.

قبل الاجتماع

• اختر أداة التسجيل الخاصة بك: أول شيء يجب عليك فعله هو تحديد كيفية تدوين ملاحظاتك. هل ستذهب إلى المدرسة القديمة وتستخدم قلمًا وورقًا أم أنك ستستخدم التكنولوجيا واستخدام الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر اللوحي أو الهاتف الذكي؟ تحقق مع رئيسك في العمل لمعرفة ما إذا كان هو أو هي يفضلك استخدام طريقة معينة. من غير المحتمل لكن ممكن.
• تأكد من أن الأداة التي اخترتها في حالة جيدة وأن يكون لديك نسخة احتياطية فقط في حالة فشل الأداة الأصلية الخاصة بك. إذا أحضرت كمبيوتر محمول ، على سبيل المثال ، فستكون لديك قلم وورق مفيد أيضًا. لا ترغب في إيقاف الاجتماع أثناء البحث عن شيء للكتابة عليه إذا تعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

• اقرأ جدول أعمال الاجتماع قبل بدء الاجتماع. سوف يسمح لك بصياغة مخطط تفصيلي لدقائقك. اترك بعض المساحة أسفل كل عنصر عليه واكتب ملاحظاتك هناك. القيام بذلك سيجعل عملك أسهل قليلاً ، طالما أن الشخص الذي يدير الاجتماع يتمسك بجدول الأعمال.

خلال الاجتماع

• قم بتمرير ورقة حضور وتأكد من تسجيل دخول الجميع. ستحتاج إلى تضمين قائمة بجميع الحاضرين في محضر الاجتماع الرسمي.
• تأكد من أنك تعرف من هو الجميع.وبهذه الطريقة ، ستتمكن من تحديد هوية المتحدثين وتسجيل تلك المعلومات بشكل صحيح.
• لاحظ وقت بدء الاجتماع.
• لا تحاول كتابة كل تعليق واحد. لا بأس في تضمين الأفكار الرئيسية فقط. احرص بشدة على عدم ترك العناصر التي لا توافق عليها. يجب أن التحيزات الخاصة بك لا تؤثر عليك. تذكر أن هذا حساب رسمي وليس رأيك في ما حدث!

• اكتب جميع الاقتراحات ، من قام بها ، ونتائج التصويت ، إن وجدت ؛ لا تحتاج إلى كتابة من أعار الاقتراح. بالطبع ، قد تختلف قواعد مؤسستك ، لذا تحقق منها أولاً.
• إذا تم تأجيل التصويت على أي اقتراحات أو مناقشات حتى الجلسة التالية ، فقم بتدوين ذلك.
• سجل وقت انتهاء الاجتماع.

بعد الاجتماع

• اكتب دقيقة في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع في حين أن كل شيء لا يزال في عقلك. إذا وجدت خطأً في ملاحظاتك أو إذا كان لديك سؤال ، فيمكنك مسحه بسرعة من خلال التحدث إلى الحضور الآخرين.
• في النسخة النهائية من المحاضر ، قم بتضمين اسم المنظمة وعنوان اللجنة ونوع الاجتماع (يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا أو خاصًا) والغرض منه.
• أعط الأوقات التي بدأت وانتهت.
• قدم قائمة الحاضرين ومذكرة عن من أدار الاجتماع. يمكنك أيضًا الإشارة هنا إلى أنك استغرقت الدقائق. قم بتضمين اسمك في قائمة المشاركين ، وفي أقواس بعد اسمك ، قل أنك استغرقت دقائق. بدلاً من ذلك ، في نهاية المستند ، يمكنك تسجيل الخروج بكتابة "متتالي مقدم من" ، متبوعًا باسمك.

• تدقيق الدقائق قبل تقديمها. اطلب من شخص آخر حضر للبحث عنه أيضًا. سيكون قادرًا على إعلامك إذا تركت شيئًا عن غير قصد.
• قدمها إلى الشخص الذي أدار الاجتماع ما لم يتم إصدار تعليمات بالقيام بخلاف ذلك.