كيفية الإجابة على أسئلة الموظف - إرشادات الاجتماع والاستراتيجيات

يمكن أن تستمر اجتماعات العمل على ما لا نهاية إذا فتحت الباب لتلقي أسئلة الموظف إذا لم تحدد المعلمات من البداية وتحكم في الأرضية. ينطبق القول "هناك شخص واحد من بين كل جمهور" بشكل جيد في سياق اجتماعات العمل حيث أن الموظفين الساخطين غالبًا ما يكونون أكثر استعدادًا للتحدث في إعدادات المجموعة. كل ما يتطلبه الأمر هو تعليق أو سؤال سلبي واحد لجعل الآخرين يبدأون في الرنين بالاتفاق. ولكن يمكن أن يكون العكس صحيحًا أيضًا: ابدأ محادثة إيجابية ودعوة الآخرين للانضمام إليها ، وقد تكون النتيجة لقاء مثمر مع كل شخص يمشي بعيدًا ويشعر أن الاجتماع يستحق وقتهم.

واحدة من أكبر الشكاوى حول اجتماعات العمل هو أنها في كثير من الأحيان لا لزوم لها وتضيع وقت العمل الثمين. تأكد من تحديد الغرض من اجتماعك بوضوح ، وحدد مقدماً مقدار الوقت الذي ستخصصه للاجتماع (وأي مناقشات مفتوحة) ثم التزم بمواضيع الاجتماع والمدة المخططة. قد ترغب أيضًا في جعل الاجتماعات أكثر إثارة للاهتمام من خلال كاسحة الجليد أو نشاط الاحماء.

فيما يلي استراتيجيات للتعامل مع الموظفين الذين يطرحون أسئلة خلال الاجتماعات التي لا ترغب في الإجابة عنها على الفور ، أو لا تريد معالجتها في أي وقت أثناء الاجتماع.

عندما تتصرف على سؤال على الفور

إذا كان السؤال في الوقت المناسب وفي مهمة وكنت تشعر أنه يجب معالجته ، فقم بالإجابة عليه على الفور - ولكن لفترة وجيزة - ثم تابع بالقول أنك سوف تأخذ المزيد من الأسئلة في نهاية الاجتماع إذا كان لديك وقت.

ادعم تصريحك بأنك تتقدم بلغة الجسد. انظر إلى ملاحظاتك أو انتقل إلى مواجهة السبورة ، وما إلى ذلك. إذا نظرت إلى الجمهور (خاصة مع الحواجب المرتفعة) ، فقد ترسل إشارة إلى أنك تغادر الباب لمزيد من الأسئلة.

إذا كان الجمهور سلبيًا أو عدائيًا ، فعليك الاعتراف بشواغلهم ولكن بشكل غير مباشر فقط. نتوقف لحظة لشرح فهمك ومشاركة اهتماماتهم ولكن إذا ابتعدت عن الموضوع ، فلن يتحقق شيء. اقترح أن يقوم الأشخاص بكتابة أسئلتهم في وقت لاحق ، أو الترتيب لمقابلتك على انفراد حيث يمكنك مناقشة مخاوفهم بمزيد من التفاصيل.

الإجابة عن سؤال واحد تكون مفيدة لأنها:

• يسمح لمالك الاجتماع بمعالجة شيء ربما لم يفكر فيه ؛
• يرسل رسالة تفيد بأنك تستمع إلى جمهورك ؛
• من خلال طرح سؤال واحد فقط ، فإنك ترسل أيضًا رسالة مفادها أنك لا تزال مسيطرًا على الاجتماع ، ولكن تهتم بما يفكر فيه الحاضرون.

كيفية تأجيل بلطف سؤال

إذا كان السؤال الذي سيتم طرحه سيتم تناوله لاحقًا في الاجتماع ، فذكر "هذا سؤال جيد وسنواجهه قريبًا".

إذا كان السؤال المطروح خارج الموضوع ولن يتم تناوله في الاجتماع ، فقم بتقديم مجموعة من التعليمات المحددة للقرار. إذا رفضت ببساطة الإجابة على سؤال أو إصدار حكم ، "هذا ليس غرض هذا الاجتماع" ، فقد ينتهي بك الأمر إرسال رسالة خاطئة إلى موظفيك: الإدارة لا تهتم.

هناك طريقة أخرى لتأجيل الأسئلة التي لن يتم التحدث عنها في الاجتماع وهي مطالبة الشخص بلقائك (أو مع عضو آخر مناسب في الإدارة) لمناقشة مخاوفه بمزيد من التفاصيل. قد تقترح (إن كان ذلك مناسبًا) أن السؤال مهم بما يكفي لضمان النظر في معالجته في اجتماع منفصل في وقت لاحق.

تأجيل السؤال مفيد لأن:

• في بيئة العمل غير الرسمية ، قد يشعر الموظفون بالحرية الكافية للتعبير عن آرائهم ويمكنهم السيطرة على الاجتماع ؛
• معظم الموظفين الغاضبين أو الساخطين يريدون أن يسمعوا أكثر من أي شيء آخر. يمكن أن يساعد منحهم لوحة سبر في الوقت المناسب والإعداد في تجنب المشكلات الصغيرة من أن تصبح مشاكل أكبر ؛ و
• يحتاج الموظفون ويستجيبون لقيادة جيدة.إذا كانت الإدارة تحتفظ بالسيطرة بطريقة عادلة ومتوازنة ، فإنها ترسل رسالة إلى الموظفين تفيد بأن الإدارة تستمع إليها ، ولكن يجب عليها تعيين الحدود المناسبة.