إدارة المشروع الأساسية 101: ما هو؟

إدارة المشاريع هي واحدة من أهم مكونات العمل الناجح. إنه يؤثر على الإيرادات والخصوم ويتفاعل في النهاية مع رضا العميل أو العميل والاحتفاظ به. قد يكون لشركتك مشروع واحد فقط في الأعمال في وقت واحد ، في حين أن الشركات والكيانات الكبيرة الأخرى قد تتشابك مع العديد من المشاريع في وقت واحد. بطبيعتها ، المشاريع مؤقتة.

المشاريع هي وسيلة نحو الهدف ، وسيتم الوصول إلى الهدف في نهاية المطاف. قد ينتقل عملك إلى مشروع آخر … أو لا. ربما كان الهدف لمرة واحدة.

المشاريع تطالب الحاجة المتزايدة في القوى العاملة. قدر معهد إدارة المشروع أنه خلال الفترة 2010-2020 ، سيتم إضافة أكثر من 15 مليون وظيفة جديدة لإدارة المشاريع في جميع أنحاء العالم.

ما هي إدارة المشاريع؟

إدارة المشروع ليست هي العملية الكاملة لشركتك. إنه جزء واحد فقط ، مشروع محدد مع خطة مفصلة لكيفية تحقيقك أنت وعملك لهذا الهدف. إنها خطة مفصلة في سلسلة من الخطوات ، كل واحدة منها مهمة مثل الخطوات الأخرى. يجب عليك تحقيق واحد للانتقال بشكل صحيح إلى التالي.

فكر في إدارة المشروع كسلّم يجب عليك الصعود إليه. لا يمكنك القفز إلى الأعلى. يجب أن تأخذها رونغ من الدرجة الأولى لكفاءة قصوى. يجب أن يطبق فريقك الأدوات المتاحة لهم وكذلك خبرتهم ومعرفتهم لتنفيذ كل خطوة والانتقال إلى الخطوة التالية.

من السهل القول أنك تريد الوصول إلى المربع "أ" ، لذلك سوف تتخذ 25 خطوة في هذا الاتجاه. ولكن يجب أيضًا مراعاة اعتبارات الوقت في خطة مشروعك ، وعلى الأرجح عليك العمل ضمن ميزانية. يمكنك الزحف إلى هذه الخطوات الـ 25 أو قد تقوم بالهرول. يعتمد ذلك على مدى سرعة الوصول إلى هناك لإنجاز المشروع بنجاح. يمكنك توفير المال عن طريق السفر سيرًا على الأقدام ، أو يمكنك استئجار سائق. يعتمد ذلك على الميزانية التي خصصتها للمشروع.

لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع أو نظام أو خطة. من المرجح أن يكون لكل مشروع تتعامل معه أنت وشركتك جدول زمني وهدف وميزانية. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن يكون لديك مدير مشروع ذكي وموهوب لتشغيل المعرض.

عناصر المشروع

يجب على مدير المشروع الناجح إدارة أربعة عناصر أساسية للمشروع في وقت واحد. هذه العناصر مترابطة.

• نطاق: يتضمن هذا حجم المشروع وأهدافه ومتطلباته.
• مصادر:ستحتاج إلى أشخاص ومعدات ومواد في مكانها الصحيح.
• زمن: هذا لا يعالج فقط كم من الوقت سيستغرق المشروع بشكل عام. يجب تقسيمها إلى فترات مهمة ، تبعيات ، ومسار حرج.
• مال:احصل على فهم قوي للتكاليف والطوارئ والأرباح.

العنصر الأكثر أهمية: النطاق

نطاق المشروع هو تعريف ما يفترض أن يحققه المشروع وميزانيات الوقت والمال التي تم إنشاؤها لتحقيق هذه الأهداف. يجب أن يحتوي أي تغيير في نطاق المشروع على تغيير مطابق في الميزانية أو الوقت أو الموارد أو الثلاثة.

إذا كان نطاق المشروع هو بناء مبنى يضم ثلاثة أدوات على ميزانية قدرها 100000 دولار ، فمن المتوقع أن يقوم مدير المشروع بذلك. إذا تم تغيير النطاق إلى مبنى لأربعة عناصر واجهة مستخدم ، فيجب أن يحصل مدير المشروع على تغيير مناسب في الوقت والمال والموارد.

مصادر

هناك ثلاثة جوانب لفهم وإدارة الموارد: الأشخاص والمعدات والمواد.

يجب أن يقوم مدير المشروع الناجح بإدارة الموارد المخصصة للمشروع بفعالية ، بما في ذلك أعضاء فريق المشروع وموظفي البائع والمقاولين من الباطن. يجب عليه التأكد من أن موظفيه لديهم المهارات والأدوات التي يحتاجونها لإكمال المهمة ، ويجب عليه أن يراقب باستمرار ما إذا كان لديه عدد كاف من الأشخاص في مكانه لاستكمال المشروع في الموعد المحدد. وظيفته هي التأكد من أن كل شخص يفهم المهمة والمواعيد النهائية للمشروع.

يقدم العضو الأقدم في كل مجموعة من الموظفين تقارير إلى مدير المشروع عندما يدير الموظفين المباشرين ، ولكن قد يكون لدى الموظفين أيضًا مدير مباشر يوفر التوجيه الفني. في حالة إدارة المصفوفة مثل فريق المشروع ، تتمثل مهمة مدير المشروع في توفير اتجاه المشروع للمديرين التنفيذيين. عادةً ما تعني إدارة عقود العمل من الباطن إدارة قيادة الفريق للعاملين من الباطن ، والذين يقومون بدورهم بإدارة هؤلاء العمال.

يجب على مدير المشروع في كثير من الأحيان شراء المعدات والمواد وإدارة استخدامها أيضًا حتى يتمكن الفريق من العمل بكفاءة. إنه مسؤول عن وجود المعدات والمواد المناسبة في الموقع الصحيح في الوقت المناسب.

زمن

العناصر الثلاثة لإدارة الوقت الناجحة هي المهام والجدول الزمني والمسار الحرج.

بناء جدول المشروع عن طريق الإدراج ، من أجل ، جميع المهام التي يجب أن تكتمل. يجب أن يتم بعضها بالتتابع بينما يمكن للآخرين التداخل أو القيام بالترادف. تعيين مدة لكل مهمة. تخصيص الموارد المطلوبة. حدد أسلاف - ما هي المهام التي يجب إتمامها قبل الآخرين - والخلفاء ، المهام التي لا يمكن أن تبدأ إلا بعد الانتهاء من كل مهمة أخرى. يشار أحيانًا إلى هذا الجانب من إدارة المشروع إدارة الشلال لأن إحدى المهام تتبع الأخرى بترتيب تسلسلي أكثر أو أقل.

يمكن لبرنامج إدارة المشروع تبسيط مهمة إنشاء جدول المشروع وإدارته.

تتمتع بعض المهام بمرونة بسيطة في تواريخ البدء والانتهاء المطلوبة. وهذا ما يسمى "تعويم". المهام الأخرى ليس لها مرونة. لديهم صفر تطفو. ويسمى خط من خلال جميع المهام مع صفر تعويم المسار الحرج. يجب إكمال جميع المهام على هذا المسار - ويمكن أن يكون هناك مسارات متعددة ومتوازية - في الوقت المحدد إذا كان المشروع سيأتي بحلول الموعد النهائي. مهمة إدارة الوقت الرئيسية لمدير المشروع هي مراقبة المسار الحرج.

مال

الاعتبارات الثلاثة في إدارة الأموال هي التكاليف والطوارئ والأرباح.

كل مهمة لها تكلفة ، سواء كانت ساعات العمل لمبرمج الكمبيوتر أو سعر شراء ساحة مكعب من الخرسانة. يتم تقدير كل من هذه التكاليف وإجماليها عند إعداد ميزانية المشروع.

بعض التقديرات ستكون أكثر دقة من غيرها. لذلك ، يجب أن تتضمن ميزانية المشروع بدلًا للطوارئ - الأموال المخصصة في الميزانية "فقط في حالة" تختلف التكلفة الفعلية لأحد العناصر بشكل كبير عن التقدير.

الربح هو الأموال التي تريد الشركة جنيها من المهمة. وضعت على رأس التكلفة.

لذلك تتكون ميزانية المشروع من التكلفة المقدرة ، بالإضافة إلى الطوارئ ، بالإضافة إلى أي ربح. تتمثل وظيفة مدير المشروع في الحفاظ على التكلفة الفعلية عند أو أقل من التكلفة المقدرة وزيادة الأرباح التي تجنيها الشركة من المشروع إلى أقصى حد.

إدارة المشاريع فن وعلم

إدارة المشاريع الناجحة تأخذ الممارسة. هذه الأفكار يمكن أن تمنحك فهمًا أساسيًا لإدارة المشروع ، لكن تعتبرها مجرد بداية. إذا كان مسار عملك أو وظيفتك يشمل إدارة المشروع ، وإذا كنت ترغب في تحسين مهاراتك ، فتحدث إلى مديري المشاريع الناجحين ، والقراءة ، والممارسة. يمكن أن تكون إدارة المشاريع مهنة مجزية للغاية.