تخطيط مشروع باستخدام الأدوات الأساسية لإدارة المشروع

عالم العمل لدينا هو عالم المشاريع بشكل متزايد. المشاريع هي كيف نطور منتجات جديدة وننفذ مبادرات استراتيجية وننفذ كل ما هو جديد في المنظمة.

بحكم التعريف ، تعتبر المشاريع مبادرات مؤقتة وفريدة من نوعها ، على عكس أنشطة العمليات العادية. بينما تعتمد العديد من الشركات على مديري مشاريع مدربين ومعتمدين لقيادة مبادراتهم ، فإن مهارات المشروع مطلوبة بشكل متزايد لجميع المهنيين. تقدم هذه المقالة مقدمة للتخطيط لمشروع لأي محترف مهتم في تبني الممارسات التي تعمل بشكل جيد لمديري المشاريع المحترفين.

خذ الوقت الكافي لتحديد وتخطيط مشروعك

يدرك مديرو المشروعات أنه يتم إنفاق جزء كبير من إجمالي مدة المشروع في التخطيط. يميل الكثيرون منا إلى الاندفاع لبدء العمل ، والذي يشبه في عالم المشاريع تخطي قراءة التعليمات على قطعة الأثاث الجديدة التي اشتريتها من أحد تجار التجزئة "تجميعها بنفسك". هي احتمالات ، فإن الاندفاع للقيام بالعمل دون قراءة التعليمات سيخلق بعض المشاكل الخطيرة في مرحلة ما من سعيكم.

بدلاً من الاندفاع مباشرة إلى العمل ، من المهم تحديد بعض المسائل الهامة:

1. ما الذي تخلقه بالضبط؟ أن تكون محددة قدر الإمكان.
2. متى يجب إكماله؟
3. ما هي الموارد (الأشخاص والمعدات والميزانية) التي يمكنك الوصول إليها لإكمال المشروع؟

العناصر الثلاثة المذكورة أعلاه هي المكونات الأساسية لبيان النطاق. يعمل كل مدير مشروع لتوضيح النطاق قبل بدء العمل.

تحديد نطاق الشركة عطلة حزب المبادرة

يمكن قراءة بيان نطاق عينة لحفلة عطلة الشركة على النحو التالي:

هدفنا هو تخطيط وتقديم حفل عطلة للشركة لـ 100 موظف وأفراد آخرين مهمين قبل نهاية ديسمبر بتكلفة لا تتجاوز 10000 دولار. سيتألف تخطيطنا وتنسيقنا من لجنة من 4 أعضاء يشرف عليها الرئيس التنفيذي.سيضم الحفل بارًا مفتوحًا ووجبة مطلي وحلويات وترفيه.

مجرد أخذ الوقت الكافي لصياغة هذا البيان البسيط ولكن المهم يقدم إرشادات قوية للفريق المشترك في المشروع. الجميع يفهم طبيعة المشروع والإطار الزمني والموارد والميزانية.

كسر النطاق لأسفل في كتل منفصلة من العمل

يقوم مديرو المشروع بإنشاء شيء يسمى "هيكل توزيع العمل" لوصف بعبارات واضحة وقابلة للتنفيذ ، كل عمل المشروع الذي يجب إكماله من قبل شخص ما في إطار زمني معين. في موقفك ، قد يتضمن انهيار العمل ما يلي:

• تحديد الموقع.
• تأكد من توفر الغرفة وقفلها مع وديعة.
• حدد خيارات الطعام.
• قم بتأكيد الشريط وما يتضمنه الشريط.
• تحديد خيارات الحلوى.
• إنشاء وتوزيع الدعوات مع خيارات الطعام.
• وضع اللمسات الأخيرة على الخيارات الغذائية بناء على دعوات عاد.
• حدد نوع الترفيه.
• مراجعة خيارات للترفيه وحدد.
• تأكيد إعداد غرفة الطعام.
• شراء الهدايا الجدول للضيوف.
• تنسيق وتسليم الحدث.

سيقوم مديرو المشروع بتطوير هذا التفصيل لأعمال المشروع دون النظر إلى الموارد أو التوقيت ، ولكن بشكل أكبر في شكل تبادل الأفكار. بمجرد تحديد كل العمل الضروري لتحقيق نطاق المشروع ، فقد حان الوقت لترتيب ذلك ، وتعيين المسؤوليات وطلب الوقت وتقديرات التكلفة من أعضاء فريقك.

إنشاء خطة المشروع من انهيار العمل

بعد الانتهاء من تفاصيل العمل البسيطة المحددة في الصفحة السابقة ، يجب عليك الآن:

• تأكد من أنه تم تحديد جميع العناصر الرئيسية لتحقيق نطاق المشروع.
• قم بتأكيد من سيتولى التعامل مع عناصر العمل وإنشاء مصفوفة مسؤولية تحدد مهام العمل الرئيسية للطرف المسؤول.
• اطلب من كل عضو من أعضاء الفريق مراجعة مهامهم وتحديد تقديرات الوقت والتكاليف ومذكرات المواعيد النهائية وتلخيص الاحتياجات من الموارد والتأكد من قيامهم بتقييم دقيق للعمل الذي يجب أن يكونوا مسؤولين عنه.

بمجرد الانتهاء من الخطوات المذكورة أعلاه ، يجب أن يعمل فريق المشروع معًا لتسلسل الأحداث بالترتيب الصحيح ، مع ملاحظة أي تعارض في الموارد أو تحديات الجدولة المحتملة. سيكمل مدير المشروع هذه الخطوة من خلال تطوير مخطط شبكة ، وحساب المسار الحرج ثم جدولة الموارد ، وغالبًا بمساعدة برنامج الكمبيوتر.

بالنسبة لمشروعك الأصغر باستخدام طرق غير رسمية ، قد يكون كل ما هو ضروري هو طريقة بسيطة لنوع الملاحظة في وضع العناصر في التسلسل. ستسمح لك هذه العملية بتطوير الصورة الكاملة للخطوات المحددة والمواعيد النهائية للتخطيط وتقديم حفلة عطلة رائعة!

دع العمل يبدأ

الآن بعد أن قضيت وقتًا في تحديد نطاق المشروع بشكل صحيح ، وتحديد المهام الرئيسية ، وتسلسل المهام ، وتقييم متطلبات الوقت والموارد ، فأنت على استعداد لوضع الفريق للعمل على مسؤولياتهم المحددة. دورك كمدير للمشروع غير الرسمي هو مراقبة العمل ودعم أعضاء الفريق والمساعدة في تحديد التحديات وحلها فور حدوثها. يجتمع مدير المشروع الجيد بانتظام مع أعضاء الفريق لتقييم التقدم المحرز وتحديد المخاطر الناشئة.

الخط السفلي

يمكن تطبيق نفس النهج الموضحة أعلاه على أي موقف في قسم أو وحدة أعمالك. قم بتطوير نطاق واضح وتحديد العمل وتخصيص الموارد ووضع التقديرات والجدول الزمني ثم مراقبة العمل والتحكم فيه. سيتم إدراك ممارساتك وتقديرها من قبل مديري المشاريع المحترفين في مكان عملك ، وستكون نتائجك أفضل بكثير من مجرد القفز إلى العمل دون التفكير فيه.