6 عمليات لإدارة نطاق المشروع

إدارة نطاق المشروع هي ما تفعله للتأكد من أن مشروعك يشمل جميع الأعمال ذات الصلة بتحقيق أهداف المشروع (وليس أي شيء آخر). يتعلق الأمر بالتحكم في ما يتم تضمينه في المشروع وما هو غير موجود.

تبحث هذه المقالة في مجال المعرفة بإدارة نطاق المشروع من كتاب A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - الإصدار الخامس. ليست هذه هي الطريقة الوحيدة لتحديد إدارة نطاق المشروع ، لكنها نقطة انطلاق جيدة وستكون مفيدة للغاية لك إذا كنت تعمل على الحصول على شهادة PMP®.

خطة عملية إدارة النطاق

الهدف من ذلك هو تزويدك بخطة لإدارة النطاق في نهايتها. يحدد ذلك كيفية تحديد نطاق مشروعك وإدارته والتحقق منه والتحكم فيه. إن وضع العمل في المقدمة لتحديد هذا يمنحك شيئًا للإشارة إليه لاحقًا. قد تجد أنه يمكنك استخدام خطة إدارة نطاق مشروع آخر كنقطة انطلاق ، لأن عمليات إدارة النطاق لا تختلف بشكل كبير بين المشاريع بمجرد أن تستقر شركتك على طريقة العمل الناجحة لها.

نتيجة هذه العملية هي خطة إدارة النطاق. هذا جزء من خطة إدارة المشروع ويتضمن:

• كيف ستعد بيان نطاق مفصل
• كيف ستنشئ هيكل تفاصيل العمل (WBS) الخاص بك من بيان النطاق
• كيف ستحافظ على WBS وتوافق عليه
• كيف ستحصل على قبول رسمي لنواتج المشروع
• كيف ستدير التغييرات على النطاق

لا يجب أن تكون الوثيقة مفصلة بشكل لا يصدق أو رسمية للغاية: ببساطة يجب أن تكون مناسبة للغرض.

جمع متطلبات العملية

في هذه العملية ، ستكتشف ما يريده أصحاب المصلحة من المشروع. بمجرد تحديد فكرتك الكبيرة ، ستحتاج إلى توثيق المتطلبات وإدارة توقعات أصحاب المصلحة. هذا أمر مهم لأنه في كثير من الأحيان ما يطلبونه غير واقعي أو قابل للتحقيق في ضوء قيود المشروع الأخرى ، مثل التكلفة.

مخرجات عمل جمع المتطلبات الخاص بك عبارة عن مجموعة موثقة من المتطلبات. يجب أن يكون هذا شاملاً قدر الإمكان ، ويشمل عادة عدة فئات من المتطلبات مثل:

• المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية
• متطلبات أصحاب المصلحة مثل متطلبات الإبلاغ
• متطلبات الدعم والتدريب
• متطلبات العمل
• متطلبات المشروع مثل مستويات الخدمة أو الجودة

ستقوم أيضًا بتوثيق التبعيات والافتراضات والقيود التي تتعلق على وجه التحديد بالمتطلبات.

تحديد نطاق العملية

إليك المكان الذي تأخذ فيه متطلباتك وتحولها إلى وصف مفصل للمنتج أو الخدمة التي سيقوم مشروعك بإنشائها. سوف ينتهي بك الأمر إلى بيان نطاق المشروع الذي يمكنك الرجوع إليه أثناء المشروع. سيتضمن قائمة بالمحتويات الموجودة وخارج النطاق. هذا أمر مهم لأنه في كثير من الأحيان لا يتذكر الناس ما يتم استبعاده على وجه التحديد ويعودون ويطلبون منك القيام بالعمل في هذه المناطق. أي إدراجات يجب أن تذهب من خلال السيطرة على التغيير.

إنشاء عملية هيكل انهيار العمل

تمكنك هذه العملية من تحويل قائمة المتطلبات الخاصة بك إلى رؤية منظمة لما عليك القيام به. العمل الرئيسي هنا هو تقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها.

نتيجة هذه العملية هي WBS ويمكن أن تكون أداة مفيدة للغاية. إذا كنت لا تفكر بصريًا ، فيمكنك تحقيق النتيجة نفسها عن طريق إنشاء قائمة.

التحقق من صحة النطاق

عملية التحقق من النطاق ليست ، كما تظن ، من أجل جعل أصحاب المصلحة في العمل يوقعون على WBS الخاص بك. يتعلق الأمر بالتأكد من أن لديك عملية في مكان للحصول على تسجيل للنواتج الخاصة بك عندما يحين الوقت.

يجدر وضع هذا الهيكل في مكانه بحيث لا يكون لديك أي أسئلة حول الجهة التي ستوافق على التسليم أو المعايير التي سيستخدمونها ليقول إنها كاملة. بمجرد اكتمال العملية ، ستكون قد قبلت عمليات التسليم ، والتي وافق عليها كل من يحتاج إلى الموافقة عليها.

التحكم في نطاق العملية

تعتبر عملية Control Scope هي آخر عملية في مجال المعرفة بإدارة نطاق المشروع. يتعلق الأمر بالتأكد من وجود تحكم فعال في التغيير إذا كان النطاق بحاجة إلى التغيير. كما يغطي تتبع مشروعك مع قبعة "النطاق" للتحقق من أنه سوف يقدم ما تعتقد أنه سيفعله.

هذه العمليات 6 تشكل معرفة إدارة نطاق المشروع في دليل PMBOK® - الطبعة الخامسة.