قائمة مهارات إدارة الوقت والأمثلة

ما هي مهارات إدارة الوقت ولماذا هي مهمة لأصحاب العمل؟ إدارة الوقت تعني العمل بكفاءة ، وأصحاب العمل في كل صناعة يبحثون عن موظفين يمكنهم الاستفادة المثلى من الوقت المتاح لهم في العمل. توفير الوقت يوفر أموال المنظمة ويزيد من الإيرادات.

الموظفون الذين يديرون وقتهم جيدًا أكثر إنتاجية وأكثر كفاءة وأكثر عرضة للوفاء بالمواعيد النهائية. أنها تركز على المهام الأكثر أهمية وحساسة للوقت وتحد من مقدار الوقت الضائع على واجبات غير ضرورية.

تتطلب الإدارة الفعالة للوقت من الموظفين تحليل عبء العمل لديهم ، وتحديد الأولويات ، والحفاظ على التركيز على الجهود الإنتاجية. يمكن للموظفين الذين هم مدراء وقت ممتاز القضاء على الانحرافات وحشد الدعم من الزملاء للمساعدة في تحقيق أهدافهم.

خلال مقابلة العمل

مهارات إدارة الوقت ، مثل المهارات اللينة الأخرى ، مطلوبة. سوف يطرح الباحثون أسئلة لتقييم قدرتك على إدارة وقتك ووقت فريقك إذا كنت تلعب دورًا إشرافيًا.

راجع أسئلة مقابلة إدارة الوقت هذه قبل مقابلات عملك ، لذلك أنت مستعد للرد بأمثلة محددة حول كيفية إدارة عبء عملك على نحو فعال.

أفضل المهارات

ترتيب الاولويات

عادة ما يكون من المستحيل القيام بكل ما تحتاجه وتريد القيام به مرة واحدة ، ولكن إذا حددت أولوية جيدة ، فيجب أن تكون قادرًا على إكمال أهم المهام بترتيب منطقي. عند تعيين الأولوية ، ضع في اعتبارك عوامل مثل متى يجب إنجاز كل مهمة ، والمدة التي قد تستغرقها ، ومدى أهميتها للآخرين في المنظمة ، وما الذي يمكن أن يحدث إذا لم تنجز المهمة ، وما إذا كان يمكن مقاطعة أي مهمة بسبب الحاجة إلى الانتظار لشخص آخر.

جدولة

الجدولة مهمة ، وليس فقط لأن بعض المهام يجب القيام بها في أوقات محددة. تؤثر الجدولة على يومك وأسبوعك وشهرك وكذلك على الأشخاص الآخرين ومشاريعهم وخططهم القصيرة والطويلة الأجل للمشاريع والمهام. لدى معظم الأشخاص أيضًا أوقات محددة من اليوم عندما يكونون أكثر نشاطًا ويصبحون أكثر إنتاجية عندما يقومون بجدولة أنفسهم وفقًا لذلك. يمكن أن تكون الجداول وسيلة جيدة لتجنب المماطلة ، أيضًا.

الحفاظ على قائمة المهام

تُعد قوائم المهام (التي تم تحديد أولوياتها بشكل صحيح ومتكاملة مع جدولك) طريقة رائعة لتجنب نسيان شيء مهم. إنها أيضًا طريقة رائعة لتجنب قضاء كل يوم في التفكير في كل ما عليك القيام به. تستلزم مهام تذكر الطاقة ، والتفكير في كل ما عليك القيام به طوال الأسبوع قد يكون مرهقًا وسريعًا. قسّم جميع المهام الضرورية إلى قائمة كل يوم ، ولن تضطر إلى القلق بشأن أي منها بعد الآن. انظر فقط إلى قائمة اليوم.

يستريح

الراحة ، على الرغم من أنها قد تبدو متناقضة ، تعتبر مهارة مهمة لإدارة الوقت. على الرغم من أن العمل لساعات طويلة أو تخطي فترات الاستراحة قد يؤدي في بعض الأحيان إلى تحسين الإنتاجية على المدى القصير ، إلا أن استنفادك لاحقًا سيضمن انخفاض متوسط ​​الإنتاجية لديك بالفعل. باستثناء حالات الطوارئ النادرة ، من المهم مقاومة إغراء الإفراط في العمل. قم بتضمين فترات الراحة الضرورية ووقت الإقلاع المعقول في جدولك.

وفد

بناءً على نوع العمل الذي تقوم به ، قد تتمكن من تفويض بعض المهام. معرفة ما يجب تفويضه ومتى تكون مهارة. يقاوم بعض الأشخاص التفويض ، إما لأنهم يريدون الاحتفاظ بالسيطرة أو لأنهم يرغبون في توفير المال من خلال عدم تعيين مساعدين. كلا النهجين يضر الإنتاجية في نهاية المطاف ورفع التكاليف.

ومع ذلك ، تذكر أنه إذا كنت تمارس إدارة الوقت بجد ولا تزال لا تستطيع إنجاز كل شيء ، فقد تحاول القيام بالكثير. من الأفضل أن تنجح في بعض المهام بدلاً من المحاولة ثم تفشل في الكثير.

أمثلة في مكان العمل

أ - ه

• تكييف الخطط مع الظروف المتغيرة
• تخصيص الوقت لمهام محددة
• تحليل العمليات واختيار أبسط طريقة لإنجاز المهمة
• طلب المساعدة عندما تغمرها المطالب
• الإصرار على قول لا للمطالب غير المناسبة التي تصرف الانتباه عن الواجبات المركزية
• مواجهة مهام أكثر تعقيدًا عندما يكون لديك أعلى طاقة وأشد تركيز
• التدقيق في كيفية قضاء الوقت
• تجنب الحديث الزائد المفرط مع زملاء العمل
• تجنب التسويف ؛ يتصرف بدلا من القلق
• تقسيم الأهداف الأوسع إلى أجزاء أصغر والتركيز على خطوة واحدة في كل مرة

• تقسيم المشاريع إلى أجزاء يمكن التحكم فيها
• إنشاء قوائم يومية "أسبوعية" وشهرية
• إنشاء الجداول
• تفويض المزيد من المهام الروتينية للموظفين من المستوى الأدنى
• الأكل جيدا للحفاظ على الطاقة
• القضاء على الوقت يهدر
• ممارسة الرياضة والمشاركة في أنشطة أخرى للحد من التوتر خلال أوقات الفراغ لزيادة الطاقة أثناء العمل

F - Z

• تسهيل الاجتماعات الفعالة ؛ الخلاف مع الأطر الزمنية للاجتماعات
• تجميع مهام مماثلة معًا للحد من وقت الانتقال
• الحفاظ على منطقة عمل منظمة
• تعدد المهام. التحول بسلاسة من مهمة إلى أخرى
• الانفتاح على طرق أكثر فعالية للقيام بالأشياء
• تنظيم الملفات الرقمية لسهولة استرجاعها
• تخطط ليومك في الليلة السابقة أو أول شيء في الصباح
• تحديد أولويات الطلبات والطلبات
• تحديد أولويات قائمة المشاريع والتركيز على مهام ذات قيمة أعلى مع مواعيد نهائية أكثر فورية

• دقة
• ضع الهواتف المحمولة جانباً للقضاء على تشتيت الرسائل الشخصية إلا إذا كان ذلك مطلوبًا للعمل
• مراجعة الأداء والقضاء على الانحرافات عن الأولويات
• تحديد الأهداف اليومية والأسبوعية والشهرية
• وضع معايير واقعية للجودة وتجنب الكمال
• تحديد أوقات محددة للرد على البريد الإلكتروني
• أخذ فترات راحة قصيرة لاستعادة الطاقة
• لمس كل قطعة من الورق أو قراءة كل بريد إلكتروني مرة واحدة فقط ، كلما كان ذلك ممكنًا