ما في وثيقة نطاق المشروع

عندما تبدأ مبادرة جديدة ، تكون وثيقة نطاق المشروع جزءًا هامًا من المعلومات لفريقك بأكمله. إنه يحدد المنتج النهائي الذي سيتم تسليمه إلى العميل ، ومتى يجب تسليمه ، وبأي تكلفة.

في الأساس ، تحدد هذه الوثيقة حدود العمل ، بحيث يفهم كل عضو في الفريق والعميل ما يستلزمه المشروع. بنفس القدر من الأهمية ، فهم يفهمون ما يفعله ليس يستتبع.

الفوائد

يعد بيان نطاق المشروع الذي تمت مشاركته مع كل عضو في الفريق وعملائه في المشروع جزءًا لا يتجزأ من إدارة المشروع. من بين فوائدها:

• فهم مشترك بين جميع المشاركين للميزات المتوقعة والجودة وتوقيت المشروع
• وسيلة للتواصل مع أصحاب المصلحة الآخرين في المشروع للحصول على دعمهم ومشاركتهم
• أداة لتركيز جهود الفريق على العمل المطلوب لتلبية احتياجات العميل

علاوة على ذلك ، إذا اقترحت التغييرات التي تتجاوز حدود النطاق الأصلي ، يصبح البيان الأساس لتقدير التعديلات واقتراحها. إذا تم قبول التغييرات من قبل جميع أصحاب المصلحة ، يمكن مراجعة بيان النطاق.

ابدء

يحتاج مدير المشروع إلى البحث عن مدخلات من أعضاء الفريق والعملاء والراعي التنفيذي وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين لفهم ووصف المخرجات المطلوبة من مبادرة المشروع. وهذا ما يسمى في كثير من الأحيان التسليم.

يجب أن يتضمن وصف الإنجاز تكلفة أو نطاق تكلفة مقبول للمشروع. كما أنه يحدد الميزات الرئيسية التي سيتم تضمينها والإطار الزمني للتسليم.

بمجرد موافقة العميل ومدير المشروع وفريق المشروع والراعي التنفيذي ، يجب إجراء أي تغييرات في بيان المشروع باستخدام عملية تغيير يتم التحكم بها وتوثيقها بعناية.

تأثير المتتالية

بمجرد الاتفاق على بيان النطاق أو المستند ، يستخدمه كل جزء من الفريق كأساس لتقديراته الخاصة بالعمل والتوقيت والتكاليف ذات الصلة. كلما زادت دقة وضوح بيان النطاق ، زاد احتمال قيام فرق العمل بإعداد تقديرات دقيقة ومتطلبات الموارد.

الاستثناءات يمكن أن تكون مهمة

ليس من غير المألوف أن تدرج وثيقة نطاق المشروع عناصر محددة يتم استبعادها من التسليم. على سبيل المثال ، قد تنص وثيقة نطاق المقاول لبناء منزل على أن التصاريح البيئية يجب أن يحصل عليها المالك ولا تقع على عاتق المقاول بناء المنزل.

ما الذي يمكن أن يخطئ؟

عدم الوضوح هو مصدر شائع للإجهاد والفشل في المشروع. تترك وثيقة النطاق الغامضة أو الغامضة العديد من القضايا مفتوحة للنقاش ونداءات الحكم غير المطلعة. يمكن أن يؤثر ذلك على ميزات المشروع وجودته وتوقيته وتكلفته.

ومن المعروف أن مأزق آخر لتجنب باسم "نطاق زحف". إذا كان بيان النطاق غامضًا ، فسيغري العميل تقديم طلبات تتجاوز حدود أو خطط الخطط الأصلية.

ضبط النطاق

بينما تؤدي التغييرات المتكررة في النطاق إلى تأخير إنجاز المشروع وقد تضيف تكاليف كبيرة ، إلا أنها ضرورية ومعقولة في بعض الأحيان. يعتمد مدراء المشاريع على عملية "إدارة التغيير" التي تحدد التغيير المطلوب ، وتراجع جميع تقديرات الوقت والتكلفة وعبء العمل ، وتعيد تقييم المشروع بحثًا عن مخاطر جديدة بالنظر إلى التغيير.

عادة ما يتخذ مدير المشروع والراعي التنفيذي القرار النهائي بشأن تغيير النطاق فقط عندما يتم تحليل الوضع بالكامل. يتم توثيق التغييرات في سجل القرارات ثم يتم إرسالها إلى فريق المشروع الأكبر.