تعرف على محاضر الاجتماعات ولماذا هي مهمة

محاضر الاجتماعات هي الوثائق المكتوبة أو المسجلة التي يتم استخدامها لإبلاغ الحاضرين وغير الحاضرين بما تمت مناقشته أو ما حدث أثناء الاجتماع. يتم أخذ محاضر الاجتماعات أو الملاحظات عمومًا بواسطة مسجل محضر اجتماع محدد أثناء الإجراءات بحيث يوجد سجل دقيق لما حدث خلال الاجتماع.

تشمل الدقائق عادة:

• أسماء المشاركين
• بنود جدول الأعمال المشمولة
• القرارات التي اتخذها المشاركون
• متابعة الإجراءات التي يرتكبها المشاركون
• تواريخ الاستحقاق لاستكمال الالتزامات
• أي أحداث أو مناقشات أخرى تستحق التوثيق للمراجعة أو السجل في المستقبل

محضر الاجتماع كوثيقة تاريخية

كوثيقة تاريخية ، تكون الدقائق مفيدة لتوثيق الأفكار الرئيسية أو نقاط المناقشة التي أدت إلى اتخاذ قرار. على سبيل المثال ، قد تحدد محاضر الاجتماعات الفعالة البدائل الخمسة التي ناقشها الفريق والسبب الرئيسي وراء اختيار واحد على الآخرين.

لا تحتاج محاضر اجتماع العمل النموذجي إلى تسجيل كل مناقشة أو تحديد بالتفصيل من قال ما. بالطبع ، تختلف هذه القاعدة بالنسبة للأنواع الأخرى من الاجتماعات مثل جلسات المحكمة والمواقف التي تتم فيها مناقشة الإجراءات القانونية. تتطلب هذه الأنواع من الاجتماعات سجلًا دقيقًا للمحادثة والبيانات. ولكن ، ما لم تناقش الموارد البشرية دعوى قضائية ، فإن اجتماع مكان العمل النموذجي لا يوثق كل ذرة.

متى وكيفية مشاركة محضر الاجتماع

من الناحية المثالية ، يتم تسجيل محاضر الاجتماعات على جهاز إلكتروني ، مثل الكمبيوتر المحمول أو iPad ، وبعد مراجعة سريعة للإملاء والقواعد والوضوح ، يتم نشرها على المشاركين في الاجتماع إلكترونيًا في نهاية الاجتماع. وبهذه الطريقة ، يكون لدى المشاركين إشعار فوري بالتزاماتهم ومواعيدهم النهائية ويمكنهم طرح أسئلة أو طلب توضيح. إذا لم يكن ذلك ممكنًا لأن المسجل يرغب في نسخ المحاضر أو ​​التحقق من وجود أخطاء ، فعليه نشرها في غضون 24 ساعة بعد الاجتماع.

تعمل الدقائق أيضًا بمثابة تذكير بالالتزامات التي قطعها أعضاء فريق العمل خلال الاجتماع ومساعدة المشاركين في نقل هذه العناصر إلى التقويمات وقوائم المهام اليومية.

يجب على المسجل دائمًا مراجعة محاضر الاجتماع السابق في بداية الاجتماع التالي حتى يتمكن الأشخاص من التحقق من دقتهم والخطوات التالية.

كيف تتعامل المنظمات مع محضر الاجتماعات

توفر المحاضر أهمية بالغة لنجاح أي اجتماع ، وهي تقدم محفوظات مسجلة للاجتماع للمشاركين وللموظفين الذين لم يتمكنوا من الحضور. بدون محضر اجتماع كامل ، تتضاءل احتمالات نجاح الاجتماع نظرًا لأن الأشخاص ، بشكل عام ، لا يستطيعون استيعاب ثروة من المعلومات والاحتفاظ بها في وقت واحد.

الموظف الذي يأخذ محضر الاجتماع هو عادة عضو في الفريق ويدون ملاحظات أثناء المشاركة في الاجتماع. في الاجتماعات التي تنطوي على إجراءات قانونية أو متعلقة بالحكومة أو في اجتماعات مجلس إدارة الشركة ، يأخذ الفرد غير المشارك المحاضر الرسمية وغالبًا ما يسجل الإجراءات.

لتسجيل المعلومات الأساسية بدقة ، يجب أن يكون مسجل محاضر الاجتماعات لديه أذن لمزيد من التفاصيل وقدرة على التركيز. يجب على هذا الموظف أيضًا القيام بمهام متعددة بشكل فعال حتى يتمكن من المشاركة في الاجتماع أثناء تسجيل الدقائق.

في بعض المنظمات ، يأخذ نفس الموظف المحضر في كل اجتماع. أو قد تنتقل المسؤولية من موظف إلى موظف. دور محضر الدقائق يبني مهارات القيادة والاتصال الفعالة ويمكن أن يكون وظيفة مطمعا.

متطلبات مسجل محضر اجتماع

تتضمن متطلبات المسجل القدرة على:

• قم بتسجيل القرارات والالتزامات ونقاط المناقشة الرئيسية بدقة في الاجتماع
• سجل عناصر الإجراء وتواريخ الاستحقاق التي يلتزم بها أعضاء الاجتماع (تحتوي عناصر الإجراء على أسماء مرفقة ، ولكن لا تذكر المحاضر من قال في الاجتماعات غير الرسمية لمكان العمل)
• راجع القرارات والمهام الرئيسية أو الالتزامات الطوعية وبنود الإجراءات في نهاية الاجتماع حتى يتمكن المشاركون من الاتفاق عليها قبل المغادرة
• كن لاعب فريق وكن مرنًا لأن الحاضرين يمكنهم إضافة أو تصحيح أي شيء لا يتفقون معه في الدقائق

• العمل بشكل مناسب لتوزيع نسخ من محاضر الاجتماع في غضون 24 ساعة بعد الاجتماع