تعرف كيف ولماذا ومتى لتوثيق أداء الموظف

في عالم الموارد البشرية والتوظيف ، يمكن أن تجعل الوثائق المتعلقة بأداء الموظف أو تخسر قدرتك على تأديب الموظفين أو إنهاءهم أو ترقيتهم إلى حد ما أو مكافأتهم أو الاعتراف بهم.

يعد التوثيق ضروريًا للمديرين وموظفي الموارد البشرية لأنك بحاجة إلى بذل جهد جاد لتسجيل جميع الأحداث في سجل التوظيف لموظفيك - سواء كانت حوادث أداء إيجابية أو سلبية.

هنا كل ما يحتاجه مديرو الموارد البشرية لتوثيق أداء الموظفين بعناية.

لماذا يجب عليك توثيق أداء الموظف

• توفر الوثائق دليلاً على أن مشكلات الأداء تمت مناقشتها مع الموظف في الوقت المناسب وبشكل موجز.
• تقدم الوثائق محفوظات من تحسن الموظف أو فشله في تحسين الأداء بمرور الوقت. إنه ترتيب زمني ووصف دقيق لإجراءات الموظف ، وتصرفات المدير ، والأحداث فور حدوثها.
• توفر الوثائق أدلة تدعم قرارات الإدارة لاتخاذ إجراءات غير مواتية مثل الانضباط أو الإنهاء مع الموظف.
• تقدم الوثائق دليلاً على أن الموظف يستحق ترقية أو فرصة متاحة على موظفين آخرين مؤهلين أيضًا.

• توفر الوثائق أدلة لتبرير زيادة الرواتب أو نقصانها أو سبب عدم تلقي أي موظف زيادة.
• في حالة وجود دعوى قضائية ، فإن التوثيق الكامل والشامل يحمي مصالح صاحب العمل. يمكن أن تدعم الوثائق إجراءات الإدارة في إنهاء الموظف غير الناجح. كما يمكن أن يثبت أنه تم إنهاء الموظف لأسباب قانونية مقابل الآخرين مثل التمييز غير القانوني.

ما الوثيقة

يحتاج المديرون إلى توثيق أداء الموظف ، سواء من المساهمات الإيجابية أو فشل الأداء. إنهم بحاجة إلى توثيق ما قام به الموظف بالضبط وما قاله وما فعله المدير ورداً على ذلك أثناء الاجتماع أو المحادثة.

تحتاج إلى توثيق أي اتفاقيات تم إبرامها أثناء المحادثة ، وتحديد الأهداف ، والتحسينات المطلوبة والمتوقعة ، والجدول الزمني للتحسين. يجب أن تحتوي الوثائق أيضًا على التزامات يقوم بها المدير لمساعدة الموظف.

كيفية الوثيقة

يجب كتابة الوثائق أثناء أو مباشرة الاجتماع أو المحادثة مع الموظف. يجب ألا تفوتك في أي وقت من الأوقات كتابة المحادثة في اليوم الذي حدث فيه بالفعل. الانتظار حتى وقت لاحق يؤثر على جودة الوثائق لأنه يعتمد على الذاكرة.

أحد أسوأ الأخطاء التي يرتكبها المديرون هي الاعتقاد بأن بإمكانهم إعادة بناء تاريخ تقديم المشورة للموظفين حسب الحاجة. لا ينخدع أي شخص من موظفي الموارد البشرية لديه أي خبرة في التوثيق المناسب وفي الوقت المناسب بسجل أعيد بناؤه. المديرين الذين يعيدون بناء على الذاكرة يجلبون مخاطر غير ضرورية وغير مقبولة لشركتهم لأن تاريخ الماكياج لن يصمد أمام أي دعوى قضائية محتملة.

تحتاج إلى أن تظهر مستنداتك احترافية ومرتبة ومنظمة. اكتب الوثائق كما لو كنت تتحدث عن السجل لطرف ثالث. لا تعرف أبدًا من الذي قد يقرأ مستنداتك يومًا ما ، لذا تأكد من أنه يعكس احترافك. (الجزء الخلفي من منديل كوكتيل أو مغلف أو ملاحظة لاصقة لا يُعتبر وثائق احترافية.)

يجب أن تذهب مستنداتك إلى المدير الجديد للموظف إذا حصل الموظف على وظيفة جديدة - أو حصلت عليها - في مؤسستك. من أجل ذاكرتك وإبلاغ المدير الجديد للموظف ، يتعين عليك وضع اسم الموظف وعنوانه واسمك وعنوانك والتاريخ الكامل لكل مستند.

اكتب مستندات واقعية وعادلة وقانونية وموضوعية وكاملة ومتسقة. تجنب الآراء (مايك قذر. أليس كسول. توم كان يكذب علي.) ، وتسمية الأسماء ، والافتتاح (جون هو رعشة. مارك لديه مشكلة في الموقف.) ، ووضع العلامات (ماري ليست مسؤولة. جورج ليست فريق لاعب.).

تجنب أيضًا محاولة تفسير سلوك الموظف. (يجب ألا يحب مارشا هذه المهمة. يبدو أن بولا في رأسها.) قلل من استخدامك للكلمات الوصفية مثل الصفات والظروف (ببطء ، بطيئ ، غير سعيد ، مزاجي ، غير مهذب). اذكر سلوك وأفعال الموظف المحددة ، وليس رأيك أو تفسيره.

في الوثائق ، ما هو مطلوب هو سجل دقيق للمحادثة. التزم بالحقائق واكتب ما قلته وما قاله الموظف. تأكد من أن مستنداتك لا لبس فيها وأنها تجعل الحقائق صحيحة. (في أي موقف قانوني محتمل ، تجعل الأخطاء في أي من الأحداث الموثقة كافة المستندات مشكوك فيها.)

أخيرًا ، قم بتوثيق أي اتفاقيات أو التزامات أو جداول زمنية أو التحسينات المطلوبة أو نقاط تسجيل الدخول أو غيرها من التفاصيل التي قد تنفد من الذاكرة. تأكد من تعيين تاريخ ووقت للمواعيد النهائية وتواريخ الاستحقاق حتى لا يحدث سوء فهم.

تعرف على سياسة الوثائق الخاصة بقسم الموارد البشرية ، والتي ستخبرك بالوثائق التي تحتاج إلى وضعها في ملف الموظف الخاص بالموظف وينبغي بالتأكيد إدراج أي مستندات للإجراءات التأديبية.

حيث لتخزين وتخزين

نظرًا لأن الوثائق المتعلقة بالموظفين سرية وخصوصية للموظف ، يتعين عليك الحرص على أن تظل أي مستندات سرية للمدير والموارد البشرية والمدير المحتمل للموظف. وبالتالي ، لا ينصح بوضع الوثائق على محرك أقراص كمبيوتر مشترك. من الأفضل الاحتفاظ بالوثائق المكتوبة بخط اليد ووثائق المدير المطبوعة في التخزين المغلق.

إذا اتبعت هذه الإرشادات ، فعندما تذهب إلى قسم الموارد البشرية لطلب المساعدة في تأديب الموظف أو إنهائه أو نقله إلى وظيفة ذات إمكانات أفضل ، فإن الموارد البشرية ستساعدك في حل المشكلة أو تحسين الموقف. عندما يخبرك HR بالوثيقة أو المستند أو المستند أو أنهم لا يستطيعون مساعدتك ؛ سيكون لديك كل القواعد الخاصة بك مغطاة.

تنصل: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، على الرغم من موثوقيتها ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية ، أو المساعدة من الموارد الحكومية أو الفيدرالية أو الحكومية الدولية ، للتأكد من أن التفسير القانوني وقراراتك صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.