كان لديك لي في مرحبا: السليم آداب الهاتف

الحقيقة هي أنه على الرغم من أنه ليس علمًا صاروخيًا ، إلا أن قواعد السلوك المناسبة للهاتف في بيئة العمل تنطوي على أكثر قليلاً من القدرة على نطق التحية. نظرًا لأنه قد يكون نقطة اتصالك الأولية مع عميل أو عميل أو حتى صاحب العمل الخاص بك ، فهذه هي فرصتك لتكوين انطباع جيد أولاً أو ضعف. إليك بعض النصائح التي يجب عليك اتباعها عند استخدام الهاتف في العمل:

ابتلاع أولا

بمعنى آخر ، يجب أن يكون فمك شاغلاً عند إجراء مكالمة أو الرد على الهاتف. تريد أن تكون قادرًا على التحدث بوضوح وهذا مستحيل إذا كنت تمضغ أو تبتلع.

اسم ورتبة من فضلك

عندما تتلقى مكالمة في العمل ، يجب عليك تحديد هويتك وشركتك وإدارتك إذا كان ذلك ممكنًا. إذا تم تحويل المتصل إليك من الخط الرئيسي للشركة ، يمكنك ذكر اسمك وقسمك فقط. من المرجح أن يكون الشخص الذي أجاب على المكالمة قد أعطى اسم الشركة. عندما تكون المتصل ، حدد هويتك بنفس الطريقة قبل أن تسأل عن الشخص الذي تحاول الوصول إليه.

الأدب لا يهم

كن دائمًا مهذبًا بغض النظر عمن يقع على الطرف الآخر من الخط. سواء كنت تتحدث إلى موظف استقبال أو رئيس الشركة لن تنسى أبدًا أن تقول الرجاء وشكرا. بصرف النظر عن حقيقة أن الجميع يستحق الاحترام ، يمكن للشخص الذي يرد على مكالمتك أن يتأكد من التعامل معها بشكل مناسب.

التركيز

بينما نحب جميعًا القيام بمهام متعددة (أو محاولة) الامتناع عن الاهتمام بأشياء أخرى أثناء الاتصال. يجب عليك إعطاء الشخص الذي تتحدث إليه انتباهك الكامل. بريدك الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والألعاب يمكن أن تنتظر.

الآن انتظر

بادئ ذي بدء ، يجب تجنب جميع المحادثات الأخرى أثناء وجودك على الهاتف. الواقع يحصل في بعض الأحيان في طريق. قد تضطر إلى التحدث إلى شخص يأتي إلى مكتبك أو في حجيرة أو يستلم مكالمة أخرى. معذرة ، ثم حدد محادثتك الأخرى على بضع ثوانٍ فقط. لا تترك شخصًا ينتظر الانتظار إلى أجل غير مسمى. إذا لم تتمكن من التعامل مع المسألة الأخرى بسرعة ، ولكن يجب التعامل معها على الفور ، بدلاً من وضع الشخص الذي كنت تتحدث معه في الانتظار ، واسأل ما إذا كان يمكنك الاتصال مرة أخرى في وقت مناسب لها.

لا تدع المتصل الخاص بك تضيع في النظام

هناك أوقات لن تتمكن فيها من مساعدة الشخص على الطرف الآخر من السطر ويجب عليك نقله إلى شخص يمكنه ذلك. عند القيام بذلك ، تأكد من أنه يعرف من تقوم بتحويل المكالمة ولماذا. دعه يعرف ما يجب القيام به إذا لم تتم المكالمة أو إذا كان الشخص الذي ترسله إليه غير موجود أو لا يمكنه المساعدة.

الحفاظ على الرسائل قصيرة وحلوة

عندما تترك رسالة بريد صوتي لشخص ما ، تحدث ببطء وبشكل واضح خاصة عندما تذكر اسمك ورقم هاتفك. الكثير من الناس يتركون رسائل طويلة جدًا ومتجولة فقط لتتمتم بسرعة على أسماءهم وأرقامهم في النهاية مما يترك المستلم غير قادر على إرجاع المكالمة.

مرة واحدة تكفي

إذا تركت رسالة والشخص الذي تركتها ، فلن يعود إليك فورًا ، فقد يكون ذلك لأنها لا تستطيع في الوقت الحالي. ليست هناك حاجة للاتصال مرارا وتكرارا. إذا كانت هذه مسألة ملحة ، فيمكنك محاولة الاتصال في اليوم التالي مرة أخرى أو المتابعة عبر رسالة بريد إلكتروني تفيد أنك تركت أيضًا رسالة بريد صوتي.

الاستماع أولا

استمع إلى بريد صوتي تلقيته بالكامل قبل إعادة المكالمة الهاتفية. قد تتعلم أنه ليس من الضروري حتى إعادة الاتصال (نجاح باهر ، ما هو الوقت المدخر) أو أنك تحتاج إلى العناية بشيء ما أولاً. على سبيل المثال ، قد يحتاج المتصل إلى معلومات يمكن أن تكون جاهزًا عند الرجوع إليها.