تساعد ممارسات إدارة الاجتماعات على تحسين الإنتاجية

نقضي الكثير من حياتنا في الاجتماعات. في كثير من الحالات ، تؤدي ممارسات إدارة الاجتماعات الضعيفة إلى الاستخدام غير المثمر لوقت المشاركين. في مقالة ذات صلة ، نقدم إرشادات حول تحويل خمسة سيناريوهات اجتماع مشتركة إلى أحداث مثمرة. فيما يلي أفكار إضافية لدعم تعزيز فائدة الاجتماعات وإنتاجيتها وتأثيرها.

مفتاح إدارة الاجتماع - موقف PAT

بعض المديرين يستخدمون P.A.T. النهج في الاجتماعات ، التي تتطلب Pتبول ، اغندا ، و تيimeframe. يضمن تسليح المشاركين بهذه النقاط المهمة للسياق قبل الجلسة أن يحضر الأشخاص استعدادًا للمشاركة ودعم النية العامة للاجتماع. واضح P.A.T. مخطط يساعد على ضمان جلسة مثمرة.

يجب أن تكون قادرًا على تحديد الغرض من الاجتماع في جمل أو جملتين على الأكثر. "يهدف هذا الاجتماع إلى التخطيط لحملة التسويق الجديدة" أو "يهدف هذا الاجتماع إلى مراجعة سياسة الشحن الجديدة للتعامل مع العائدات." والغرض من ذلك هو ضمان أن يعلم الجميع سبب وجودهم هناك ، وما الذي يجب القيام به ، وكيفية توجيه التقدم والسعي نحو الاستنتاج.

وضع جدول أعمال. اذكر العناصر التي ستقوم بمراجعتها / مناقشتها / فحصها. نود تعيين حد زمني لكل بند من بنود جدول الأعمال (انظر أدناه) وتحديد الشخص المسؤول عن إدارة المناقشة. وضع إطار زمني ؛ على الأقل تعيين بداية ونهاية الوقت. نوصي أيضًا بتعيين مدة لكل عنصر في جدول الأعمال. يجب أن تصل هذه إلى الإطار الزمني الإجمالي للاجتماع.

ابدأ اجتماعاتك في الوقت المحدد

إذا كنت تعمل في واحدة من تلك الثقافات حيث يتدفق الناس إلى الاجتماعات طوال الوقت حتى خمس أو عشر دقائق من وقت البدء المجدول ، فقد حان الوقت لبدء اتجاه جديد. تقوم إحدى الشركات بتشجيع مديريها على إغلاق الباب في وقت البدء المحدد ، وأولئك المتأخرين غير مرحب بهم للحضور. على الرغم من أن هذا قد يكون أكثر قسوة مما تهتم بالعمل ، إلا أنه يجب ألا تشعر بالقلق من إعادة تنظيم الاجتماع ومراجعة الغرض وتأكيد التوقعات والتوقيت.

لا تنتظر ظهور لاعبين صغار السن. عندما يصل شخص ما متأخراً ، لا ترجع وتراجع ما تمت تغطيته بالفعل. متابعة مع مواضيع الاجتماع الخاص بك. سيكون هذا الأمر محرجًا بالنسبة للمتقلب ويحسن من احتمالات وصوله / وصولها في الوقت المحدد في الاجتماع التالي.

إذا لم يظهر منظم الاجتماع / الراعي في الوقت المحدد ، فكر في إلغاء الاجتماع والعودة إلى العمل. فترة الانتظار من خمس إلى سبع دقائق معقولة. الصعاب ، واجه منظم الاجتماع صعوبة غير متوقعة ويفضل أن لا تضيع وقتك في انتظاره.

الحفاظ على الاجتماع على الموضوع

من الممارسات الجيدة تعيين شخص دور الحفاظ على المسار الصحيح خلال الاجتماع. في كثير من الأحيان ، تنجرف المناقشات وتتحول إلى دوامة من الآراء والأفكار والحقائق والعواطف. بدلاً من ذلك ، عيّن الدور وإبلاغ كل شخص حاضر بأن هذا الشخص سيتدخل إذا وعندما تنحرف المناقشة عن جدول الأعمال وعنصر مناقشة معين. في بعض الشركات ، يشار إلى هذا الدور باسم "Traffic Cope" ، في شركات أخرى ، "Topic Keeper". بغض النظر عن التصنيف ، الدور مفيد للغاية في تعزيز فعالية وإنتاجية اجتماعاتك.

في حالة ظهور مواضيع إضافية خارج جدول الأعمال ولكن من المهم مناقشتها ، يجب أن يتم التقاطها بوضوح ووضعها في "موقف السيارات" للنظر فيها ومناقشتها في المستقبل أو لاجتماع منفصل. يحتفظ مالك الاجتماع بالحق في السماح بإجراء مناقشة متباعدة بسيطة إذا كان يدعم الغرض العام للاجتماع.

الحفاظ على وتوزيع ملاحظات الاجتماع / دقائق

يجب أن يحتفظ شخص ما ، بخلاف منظم الاجتماع ، بمحاضر الاجتماع. سوف يشمل التسجيل الجيد للدقائق ما يلي:

• وقت الاجتماع ، التاريخ ، الموقع
• وصف الغرض
• نسخة من جدول الأعمال
• قائمة الحاضرين وقائمة بأولئك الذين لم يحضروا
• قائمة مفصلة مفصلة من الاستنتاجات وعناصر العمل والمسؤوليات وتواريخ الإنجاز. يستخدم العديد من المراقبين جدول الأعمال كدليل لسرد الاستنتاجات والإجراءات.
• اجتماع متابعة مخطط إذا لزم الأمر.

من الناحية المثالية ، قم بتوزيع ملاحظات الاجتماع في أقرب وقت ممكن بعد اختتام الاجتماع وخلال يوم عمل واحد تمامًا. تُعد المحاضر والملاحظات بمثابة تذكير مهم للمشاركين بالإضافة إلى مصدر معلومات لأصحاب المصلحة الآخرين أو لأولئك الذين فاتهم الاجتماع. تمثل الدقائق أداة رائعة للاستفادة من تذكير الأفراد والفرق بأعمال المتابعة التي يرتكبونها.

الخط السفلي

من الممكن أن يؤدي الاجتماع إلى نتيجة إيجابية ، مما يساعد على دفع المشروعات والمضي قدمًا ، لا تعتمد عليه. بعض الاجتهاد والتعزيز المتعمد لتقنيات إدارة الاجتماعات الخاصة بك سوف يحسن فرصك في تحقيق نتائج رائعة.

تم التحديث بواسطة Art Petty