كيفية إدارة الاجتماعات الفعالة التي تؤدي إلى نتائج

يقضي الأشخاص وقتًا طويلاً في اجتماعات العمل ، مما يجعل تحويل وقت الاجتماع إلى نتائج مستدامة أولوية بالنسبة للمؤسسات الناجحة. تتطلب الإجراءات التي تجعل اجتماعات العمل ناجحة الإدارة من قبل رئيس الاجتماع قبل وأثناء وبعد الاجتماع.

إذا استفدت من هذه النصائح الاثنتي عشرة لإدارة اجتماعات العمل ، فستعمل اجتماعاتك وفرقك بشكل أفضل وستحقق نتائج أفضل.

الإجراءات الواجب اتخاذها قبل اجتماع العمل

تحدد الإجراءات قبل اجتماع العمل الأساس اللازم لإنجاز نتائج الاجتماع. يمكنك القيام بكل المتابعة اللازمة ، لكن بدون العمل المسبق ، فلن تنجح.

خطة اجتماع العمل

تبدأ اجتماعات العمل الفعالة التي تنتج النتائج بالتخطيط الذكي. أولاً ، حدد ما إذا كنت بحاجة إلى موظفين آخرين لمساعدتك في التخطيط للاجتماع (على سبيل المثال ، جذب أشخاص من أقسام قليلة). ثم حدد ما تأمل في تحقيقه من خلال عقد الاجتماع ووضع أهداف قابلة للتنفيذ لاجتماعك.

ستحدد الأهداف التي حددتها لاجتماع عملك إطار عمل لخطة اجتماع فعالة. كما يقول ستيفن كوفي في "العادات السبع للناس الأكثر فاعلية" ، "ابدأ مع وضع النهاية في الاعتبار". سيحدد هدف الاجتماع تركيز الاجتماع وجدول أعمال الاجتماع والمشاركين الذين ستحتاجهم لحضور الاجتماع.

تأكد من أنك تحتاج إلى اجتماع

قد يبدو هذا متخلفًا ، ولكن بمجرد قيامك بتطوير خطة اجتماعات عملك ، تأكد من أن الاجتماع هو وسيلة مناسبة لتحقيق الأهداف التي حددتها. يعد عقد الاجتماعات مشروعًا مكلفًا عندما تفكر في تكلفة الحاضرين القابلة للفوترة. بذل كل جهد ممكن لتحديد أن الاجتماع هو أفضل فرصة لحل المشكلة ، أو تحسين العملية ، أو إنشاء استراتيجية طويلة الأجل أو قصيرة الأجل لفريقك أو قسمك.

ضمان المشاركة المناسبة في الاجتماع

إذا كان اجتماع العمل هو الوسيلة المناسبة لتحقيق أهدافك ، فتحقق من المشاركين الذين يعد حضورهم ضروريًا لنجاح الاجتماع. قد يبدو هذا كأنه غير عقلاني ، لكنه يرتفع إلى أعلى قائد حنونة - يجب أن يكون الحاضرون الرئيسيون متاحين لحضور الاجتماع.

في بعض الأحيان يرسل الناس المندوبين في غيابهم. إذا حضر مندوب ما مكان صانع قرار حاسم ، فتأكد من أن الموظف المعين لديه السلطة لاتخاذ القرارات النهائية التي يمكن توقيعها. خلاف ذلك ، تأجيل الاجتماع.

توزيع ومراجعة ما قبل العمل قبل الاجتماع

كم عدد الاجتماعات التي حضرتها والتي بدأت من خلال قيام ميسر الاجتماع بتمرير حزمة من الورق أو تقديم عرض تقديمي لـ PowerPoint لبدء المناقشة؟ إنه أمر محبط بسبب النزول إلى التكتيكات النحاسية ؛ يصبح الاجتماع مجموعة للقراءة - بالكاد مثمر لعملك.

يمكنك جعل اجتماعات العمل أكثر إنتاجية وضمان النتائج من خلال توفير ما قبل العمل الضروري قبل الاجتماع. إن توفير ما قبل العمل والمخططات والرسوم البيانية ومواد القراءة قبل بدء الاجتماع بـ 48 ساعة يعني أن كل شخص على استعداد للقفز مباشرة.

يمكن أن تتضمن الوثائق التي ستساعدك في تحقيق أهداف الاجتماع ما يلي:

• التقارير والبيانات
• الرسوم البيانية وروابط لمعلومات تنافسية
• المبيعات الشهرية
• خطط الإنتاج
• شرائح Microsoft PowerPoint التي توضح نقاط المناقشة الرئيسية
• محاضر الاجتماعات والملاحظات والمتابعة من الاجتماعات السابقة أو الاجتماعات والمشاريع ذات الصلة

الإجراءات التي يجب اتخاذها أثناء اجتماع العمل

أثناء اجتماع العمل ، إذا كنت تستخدم الوقت بفعالية ، فسوف تبني حماسًا للموضوع وتولد التزامًا من المشاركين. سوف يشعر الناس جزء من شيء أكبر من التحديات اليومية. لذلك ، فإن الاجتماع النشط الميسر جيدًا والذي يمهد الطريق للمتابعة سيؤدي إلى نتائج الاجتماع.

تسهيل اجتماع العمل الفعال

يحدد رئيس الاجتماع نغمة إيجابية ومثمرة للتفاعل بين المشاركين في الاجتماع. يبدأ التيسير الفعال للاجتماع بمراجعة الأهداف أو النتائج المتوقعة من الاجتماع وجدول الأعمال. يساعد الميسر أعضاء المجموعة في الحفاظ على تركيزهم وإنتاجيتهم.

وضع تصميم الاجتماع وجدول الأعمال إطار العمل للاجتماع. يضمن الميسر الفعال ، الذي يبقي المشاركين على المسار الصحيح ، تحقيق النتائج المتوقعة المرجوة كنتيجة للاجتماع.

إشراك كل مشارك في الإجراءات القابلة للتنفيذ

كل مجموعة عمل لها شخصيات مختلفة تظهر للاجتماعات. لديك زملاء عمل هادئون بالإضافة إلى أشخاص يحاولون السيطرة على كل نقطة مناقشة. سواء كنت تسهل أو تحضر الاجتماع ، فأنت بحاجة إلى إشراك كل حاضر في عملية أهداف الاجتماع.

هذا يضمن أن كل مشارك يتم استثماره في موضوع الاجتماع وسيتم متابعته. لن يكون لديك عضو واحد - أو نفسك - تحاول حمل العبء بالكامل.

قم بوضع خطة متابعة فعالة لاجتماع العمل

أثناء اجتماع العمل ، قم بوضع خطة متابعة تحتوي على عناصر الإجراء. تتضمن الخطط الفعالة ما يلي:

• عنصر الإجراء المحدد
• اسم الشخص الذي حصل على ملكية لإنجاز عنصر الإجراء
• تاريخ استحقاق عنصر الإجراء
• إجماع حول ما يشكل إكمال بند الإجراء

ناقش سيناريوهات الحياة الواقعية والحواجز التي تعترض النجاح التي قد يواجهها أعضاء الفريق أثناء محاولتهم إنجاز العناصر اللازمة لتحقيق النتائج. إذا كنت بحاجة إلى اجتماع متابعة ، فحدد الوقت قبل مغادرة المشاركين بحيث يكون في تقويم الجميع.

الإجراءات الواجب اتخاذها بعد اجتماع العمل

تلعب الإجراءات والتخطيط قبل وأثناء الاجتماع دورًا كبيرًا في مساعدتك على تحقيق النتائج المتوقعة والإيجابية والبناءة. أفعالك بعد الاجتماع هي نفس الأهمية. المتابعة في الاجتماع التالي المقرر ليست كافية لاستثمار النتائج.

نشر محضر الاجتماع

انشر الدقائق وخطة العمل الخاصة بك في غضون 24 ساعة. سيساهم الأشخاص بفعالية أكبر في النتائج إذا بدؤوا في عناصر الإجراءات على الفور. لا يزال لديهم ذاكرة جديدة للاجتماع ، ونقاط المناقشة المختلفة ، والأساس المنطقي لكل بند من بنود الاجتماع.

وأيضًا ، سيؤثر تأخير توزيع الدقائق على نتائجك لأن معظم الأشخاص ينتظرون وصول الدقائق قبل معالجة التزاماتهم.

متابعة اجتماع العمل الفعال

سيساعدك احترام ومتابعة المواعيد النهائية والمتابعة في تحقيق نتائج اجتماعاتك. بعد الاجتماع ، يجب على كل شخص لديه عنصر إجراء وضع خطة عمل لإنجاز كل من التزاماته.

سواء كانوا يكتبون الخطوات في مخططهم ، أو يقومون بتفويض المهام إلى موظف آخر ، أو إكمال المهمة على الفور ، يكون الفرد مسؤولاً عن المتابعة.

ويمكنك تحسين نتائج الاجتماع من خلال المتابعة مع كل شخص في منتصف المسافة بين الاجتماعات. هدفك هو التحقق من التقدم والتأكد من أن المهام جارية.

المساءلة عن المتابعة خلال الاجتماع القادم

هل سبق لك أن جلست في اجتماع متابعة يتكون من كل مشارك لإخبار المجموعة لماذا لم يتمكنوا من تحقيق التزامهم؟ يبدأ وضع معيار أو عرف المساءلة عن النتائج في وقت مبكر من دورة الاجتماع.

تساعد متابعة الميسر في منتصف المسافة بين الاجتماعات ، لكن يجب أن تجعل المجموعة الفشل في الحفاظ على الالتزامات غير مقبولة. اطلب من المشاركين الإبلاغ عن التقدم والنتائج في الاجتماع التالي مع توقع أن يكون جميع المشاركين قد حققوا أهدافهم المحددة. إذا توقفت المهمة ، في الاجتماع التالي ، معرفة ما إذا كان هناك حاجز شرعي للتقدم وتحديد كيفية المتابعة.

استخلاص عملية اجتماع الأعمال للتحسين المستمر

تعتبر ممارسة استخلاص المعلومات لكل اجتماع عمل أداة قوية للتحسين المستمر. يتناوب المشاركون في مناقشة ما هو فعال أو غير فعال ، حول عملية اجتماع العمل الحالية. يناقشون أيضًا التقدم الذي يشعرون أن المجموعة تحققه حول الموضوع قيد البحث.