تقديم الملاحظات التي تساعد الموظفين على تحسين

اجعل تعليقاتك لها التأثير الذي تستحقه بالطريقة والنهج اللذين تستخدمهما لتوفير ملاحظات الأداء. يمكن أن تحدث ملاحظاتك فرقًا للأفراد إذا كان يمكنك تجنب إثارة استجابة دفاعية. ستساعدك هذه الإرشادات في مساعدة الموظفين على تطوير أدائهم.

إليك أفضل طريقة لتقديم الملاحظات

• ملاحظات الموظفين الفعالة محددة وليست عامة. على سبيل المثال ، قل ، "التقرير الذي قمت بإدخاله بالأمس كان مكتوبًا جيدًا ومفهومًا ، وجعل نقاطك حول الميزانية فعالة للغاية." لا تقل ، "تقرير جيد". يتمثل أحد أغراض التعليقات الفعالة والبناءة في السماح للفرد بمعرفة السلوك المحدد الذي ترغب في رؤيته أكثر منه. ردود الفعل العامة مثل الربت على الظهر تجعل الموظف يشعر بحالة جيدة للحظات ولكنه لا يقوم بعمل جيد في تعزيز السلوك.

• تركز التعليقات المفيدة دائمًا على سلوك معين ، وليس على شخص أو نواياه. (عندما شاركت في محادثات متنافسة أثناء اجتماع فريق العمل ، بينما كانت ماري تتحدث ، صرفت انتباه الآخرين عن الحضور. ونتيجة لذلك ، فقد ضاعت وجهة نظر ماري جزئيًا.)
• يتم توفير أفضل ملاحظات بصدق وبأمانة للمساعدة. ثق بي ، سيعرف الناس ما إذا كانوا يتلقون ذلك لأي سبب آخر. معظم الناس لديهم رادار داخلي يمكن أن يكتشف بسهولة الصراحة. ضع ذلك في الاعتبار عند تقديم ملاحظاتك.

• تصف التعليقات الناجحة الإجراءات أو السلوكيات التي يمكن للفرد القيام بها. إذا استطعت ، فقم بتوفير أي أدوات أو تدريب أو وقت أو دعم يحتاجه الشخص لأداء عمله بنجاح كما تريد.
• كلما كان ذلك ممكنًا ، تكون التعليقات المطلوبة أقوى. اطلب الإذن لتقديم ملاحظات. قل ، "أود أن أقدم لكم بعض الملاحظات حول العرض التقديمي ، هل هذا جيد معك؟" هذا يعطي المتلقي بعض السيطرة على الموقف الذي هو مرغوب فيه.
• عندما تقوم بمشاركة المعلومات والملاحظات المحددة ، فأنت تقدم تعليقات قد يستخدمها الموظف. لا تشمل النصيحة إلا إذا كان لديك إذن أو طلب المشورة. اسأل الموظف عما قد يفعله هو أو هي بطريقة مختلفة كنتيجة لسماع الملاحظات. من الأرجح أن تساعد الموظف في تغيير أسلوبه أكثر مما لو أخبرت الموظف بما يجب فعله أو كيفية تغييره.

• سواء كانت التعليقات إيجابية أو بناءة ، قم بتوفير المعلومات بشكل وثيق الصلة بالحدث قدر الإمكان. يتم توقيت التعليقات الفعالة بشكل جيد بحيث يمكن للموظف ربط الملاحظات بسهولة بأفعاله.
• ردود الفعل الفعالة تتضمن ماذا أو كيف تم القيام بشيء ما ، وليس السبب. يسأل لماذا يسأل الناس عن دوافعهم وهذا يثير دفاعية. اسأل ، ماذا حدث؟ كيف حدث هذا؟ كيف يمكنك منع هذه النتيجة في المستقبل؟ كيف يمكنني القيام بعمل أفضل لمساعدتك؟ ماذا تحتاج مني في المستقبل؟

• تحقق للتأكد من أن الشخص الآخر قد فهم ما قمت بالاتصال به باستخدام حلقة تعليقات ، مثل طرح سؤال أو مراقبة السلوك المتغير. حدد وقتًا للاجتماع مرة أخرى لمناقشة ما إذا كانت التعليقات قد غيرت الأداء وما إذا كانت هناك حاجة إلى أي إجراءات إضافية.
• ردود الفعل الناجحة متسقة قدر الإمكان. إذا كانت الإجراءات رائعة اليوم ، فهي رائعة غدًا. إذا كان انتهاك السياسة يستحق إجراءً تأديبيًا ، فيجب أن يستحق دائمًا اتخاذ إجراء تأديبي.

نصائح لتوفير ردود الفعل الأكثر فعالية

1. يتم إرسال التعليقات إلى شخص أو فريق من الأشخاص بشأن تأثير سلوكهم على شخص آخر أو المنظمة أو العميل أو الفريق.
2. تتضمن التعليقات الإيجابية إخبار شخص ما بالأداء الجيد. جعل هذه التعليقات في الوقت المناسب ، محددة ومتكررة.
3. تنبه الملاحظات البناءة الفرد إلى منطقة يمكن أن يتحسن فيها أدائه. ردود الفعل البناءة ليست انتقادات. إنها وصفية ويجب توجيهها دائمًا إلى العمل وليس الشخص.
4. الغرض الرئيسي من التغذية الراجعة البناءة هو مساعدة الناس على فهم المكان الذي يقفون فيه فيما يتعلق بسلوك العمل المتوقع و / أو المثمر.

1. الاعتراف بالأداء الفعال هو حافز قوي. معظم الناس يريدون الحصول على مزيد من الاعتراف ، لذلك يعزز الاعتراف أكثر من الإجراءات موضع تقدير.