كيفية الحد من مخاطر سرقة الموظف

تحسنت إستراتيجيات الأمن والمراقبة بشكل كبير في السنوات الأخيرة بسبب التقدم التكنولوجي. تعد معدات المراقبة متعددة الاستخدامات وتطبيقات تتبع الاتجاهات الأقل وضوحًا أكثر فعالية في تحديد الثغرات المحتملة في نظام الأمان. توفر هذه الثغرات فرصًا لللصوص أو المختلسين للحصول على وصول غير مصرح به إلى خزائن الشركة والمخزون.

سرقة الموظف في ارتفاع

وفقًا لبيانات غرفة التجارة الأمريكية ، فإن 75٪ من الموظفين قد اعترفوا بالسرقة من أصحاب العمل مرة واحدة على الأقل ، بينما اعترف 38٪ منهم بسرقة أصحاب العمل مرتين على الأقل. يشير مكتب التحقيقات الفيدرالي (FBI) إلى سرقة الموظفين باعتبارها الجريمة الأسرع نمواً في الولايات المتحدة ، حيث تكلف الشركات حوالي 7 في المائة من هوامشها المتوقعة. تصبح المشكلة وخيمة للغاية بالنسبة لبعض الشركات التي تعاني من سرقة الموظف بحيث يتم دفع نحو 33 في المائة إلى الإفلاس بسبب الخسائر الناجمة عن السرقة أو الاحتيال.

تشير التقارير التي جمعها Statistic Brain إلى أن أكثر من 28 بالمائة من الخسائر التجارية تراوحت بين 100000 دولار و 499000 دولار ، وأن 25 بالمائة من الخسائر تجاوزت المليون دولار. هذه الأرقام مزعجة لأنها تثبت أن الخسائر التجارية بسبب سرقة الموظف ليست تافهة. وبلغ متوسط ​​القيمة النقدية أو البضائع المسروقة 75000 دولار.

في عام 2014 وحده ، تم القبض على أكثر من 1.2 مليون من المتسوقين والموظفين الضالعين في هذا العمل ، وفقًا لدراسة أجراها جاك إل هايز ، وهي شركة استشارية للوقاية من الخسائر وتقليص حجم المخزون. والأهم من ذلك ، أن هذه الأرقام تم توليدها من 25 من كبار تجار التجزئة ، مما يشير إلى أن المشكلة أكثر انتشارًا والخسائر أكبر إذا تم إدراج شركات البيع بالتجزئة الصغيرة والمتوسطة في هذا المزيج. وفقًا للعديد من الدراسات ، فاق عدد الخسائر الناتجة عن سرقة الموظف الخسائر الناجمة عن سرقة المتاجر.

طرق سرقة الموظف

قد يكون من الصعب اكتشاف سرقة الموظف لأن مرتكب الجريمة هو شخص مطلع على النظام. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لهؤلاء الموظفين الوصول إلى مفاتيح المملكة بسبب مواقعهم وسمعتهم كلاعبين يمكن الاعتماد عليهم في الفريق. هذه هي بعض الطرق الشائعة الاستخدام للسرقة من الشركة.

• يمكن لموظفي المحاسبة والمالية إعادة توجيه الشيكات المستلمة إلى الحسابات الشخصية. نظرًا لأنها تحافظ على دفتر الأستاذ ، فيمكنها التستر على السرقة عن طريق تغيير الإدخالات.
• مع الوصول إلى حساب التحقق من الشركات ، يمكن للموظفين كتابة شيكات للمدفوعات الوهمية التي يتم تحويلها إلى حسابات شخصية.
• تتطلب سرقة النقد تخطيطًا لأن على الصرافين أن يوازنوا بين صندوق النقد عند إقفال المناوبة. يمكن أن يقشوا النقود عن طريق التقليل المتعمد للتغيير للعملاء والحفاظ على الفرق. بالنسبة للشركات التي لا تقوم بمسح ضوئي ، يمكن للموظفين أن يقتبسوا سعرًا أعلى للبضائع غير المميزة وجيب الرصيد.

• تتم سرقة البضائع من خلال الاستخدام الخفي لصناديق القمامة أو نظام إعادة التدوير أو الحقائب الشخصية للتسلل إلى السلع التجارية. في البيع بالتجزئة ، تعطي عملية العودة والاسترداد العديد من الفرص للسرقة من الشركة بمساعدة أو بدون مساعدة من طرف ثالث.
• قد تبدو سرقة الإمدادات تافهة ، لكن المبلغ يزداد بسرعة عندما يصبح الموظفون أكثر وقاحة مع استخدام اللوازم المكتبية للاستخدام الشخصي.
• تشير سرقة كشوف المرتبات إلى الدفع مقابل الوقت غير المكتسب وسداد النفقات غير التجارية.

فهم الدوافع وراء سرقة الموظف

في معظم الشركات ، يخضع الموظفون لعملية فحص صارمة ، بما في ذلك الشيكات الخلفية وتاريخ التوظيف والشيكات الائتمانية. تم تصميم العملية لاستبعاد الأفراد غير المناسبين من مجموعة المتقدمين. من الآمن افتراض أن الموظفين الذين يجتازون عقبات ما قبل التوظيف مؤهلون ويمكن الاعتماد عليهم وجديرون بالثقة.

في كثير من الحالات ، يكون الجناة موظفين موثوق بهم منذ فترة طويلة يتحولون من أنواع مجتهدة ، وأنواع من أشهر الموظفين إلى لصوص متسللين يقومون بوضع خطط دقيقة لإعادة توجيه الأموال إلى حساباتهم الخاصة أو مساعدة أنفسهم على الجرد. ما الذي يمكن أن يحفز هؤلاء الأفراد على المجازفة بحياتهم المهنية ومعيشتهم لكسب بضعة آلاف من الدولارات؟

1. تغييرات جذرية في الحياة: إن فقدان أحد الأحباء من خلال الموت أو الطلاق أو الانفصال هو تطور مدمر لأي شخص. هذا يمكن أن تقلل من تدفق دخل الموظف وزيادة النفقات. في مواجهة فواتير متزايدة ، يستغل الموظف الفرصة لأخذ مبالغ صغيرة من المال. في كثير من الأحيان ، يعتقدون أنهم يستطيعون تسديدها دون الوقوع.
2. العيش خارج نطاق رواتبهم: تعود الخسائر الأكبر عادة إلى المختلين الذين يسعون للعيش خارج نطاق إمكانياتهم. إنهم يسعون لأن يعيشوا حياة طيبة لكنهم غير قادرين على تحمل تكاليف البضائع ووسائل الراحة الخاصة بهم. تستخدم الأموال المسروقة في شراء السيارات الثمينة والمنازل والسلع الفاخرة. قد يأخذ الموظف إجازات باهظة الثمن ويشارك في أنشطة تكلف أكثر مما يستطيع تحمله.

1. فرصة: قد يبدأ الموظفون في سرقة مبالغ صغيرة لأن الفرصة تقدم نفسها. قد ينسى العملاء المطالبة بتغييرهم أو قد يجد مسجّلو الحسابات فرصة لضبط الكتب دون أن يلاحظوا ذلك. قد تصبح الاستفادة من هذه الفرص تشكل عادة وسرعان ما تخرج عن نطاق السيطرة.
2. الإدمان: الأفراد الذين يتعاملون مع السلوك القهري الذي يكلف المال ليسوا مرشحين جيدين للوظائف التي تنطوي على التعامل مع النقد أو المحاسبة. يمكن للتغلب على الإكراهات أن تتغلب على أفضل النوايا ، وينتهي الموظفون بنقل أموال الشركات لإطعام القمار والمخدرات والإدمانات الأخرى.

1. جشع: يدفع الطمع القديم الجيد الموظفين الموثوق بهم إلى استغلال الفرص المتاحة لأنفسهم لما تم تكليفهم به لأغراض تجارية. يمكن أن تأخذ السرقة شكل تحويل الأموال أو تخصيص المعدات والسلع الأخرى لاستخدامها الخاص.
2. التفاح السيئ الذي اجتاز عملية الفحص: يجب أن تزيل عملية فحص التوظيف المرشحين الذين لديهم سجلات إجرامية ، ولكن في بعض الأحيان سيمر عدد قليل منهم بفحص بحثي بسبب عدم كفاية البحوث الخلفية أو مواطن الخلل في معالجة السجلات. عند وضعهم في موضع ثقة ، قد يكون هؤلاء الأفراد يخططون لمخططهم للسرقة من الشركة حتى في البداية.

1. انتقام: يمكن أن تدفع المشاعر المتصورة الموظفين إلى البحث عن العقاب عن طريق السرقة من الشركة. قد يشعر الفرد الذي يتم ترحيله للترقية أو النقل الجانبي إلى مكان مفضل أو شخص يأخذ تقييماً سلبياً شخصيًا جدًا أنه يدعي ما تم رفضه له من خلال السرقة من الشركة.

استراتيجيات دفاعية لتقليل سرقة الموظفين

أفضل دفاع هو نهج استباقي لمشكلة سرقة الموظف. يشير خبراء الأمن إلى أنه ينبغي لأصحاب الأعمال والمديرين افتراض حدوث ذلك أو أن ذلك سيحدث عند ظهور الفرصة. هذا لا يعني معاملة جميع الموظفين بالريبة لأن هذه هي أسرع طريقة لإغراق الروح المعنوية. تدعو الاستراتيجية إلى مراجعة شاملة للأنظمة لتحديد الثغرات في الإجراءات الإدارية والتشغيلية.

• تعزيز عملية الفحص قبل التوظيف لتحديد الأعلام الحمراء.يجب أن تخضع المواقف التي توفر الوصول إلى السجلات المحاسبية والمالية لفحوصات خلفية رفيعة المستوى تغطي تاريخ الائتمان وجميع المواجهات مع نظام العدالة الجنائية. يجب إعطاء مهام معالجة النقد للموظفين المعينين بدلاً من التعيينات الجديدة. توخي الحذر من التناقضات في الأكاذيب أو الأكاذيب الصارخة لأن هذا قد يكون مؤشرا على شخصية مشكوك فيها.
• إنشاء نظام من الشيكات والأرصدة وخاصة للموظفين في وظائف حساسة مع الوصول إلى النقدية والحسابات المالية الأخرى. تطبيق نظام الأصدقاء الذي يشتمل على موظفين اثنين على الأقل يعملون معًا في جميع الأوقات. يجب أن تتطلب الإجراءات التي تتطلب إلغاء المبيعات وإصدار المبالغ المستردة للعملاء موافقة المشرف أو المدير. في قسم مسك الدفاتر والمحاسبة ، يجب صيانة دفتر الأستاذ من قبل فريق من الموظفين بدلاً من تكليف شخص واحد فقط بالكتب. تحت أي ظرف من الظروف لا ينبغي تكليف شخص واحد بالتحكم في جميع السجلات المالية ، والتي يجب أن تخضع لمراجعة حسابات لم يعلن عنها من قبل طرف ثالث محترف.
• استخدم محاسبًا خارجيًا لفحص السجلات المالية الرئيسية. يجب التحقق من البيانات المصرفية والشيكات الصادرة والشيكات المستلمة ودفتر الأستاذ للحسابات المستحقة القبض والحسابات المدينة من قبل طرف ثالث. تأكد من أن المستفيدين يمكن التحقق منها والتوقيعات على الشيكات الشركة الخاصة بك مشروعة.
• تثبيت نظام المراقبة بالفيديو كرادع. الناس أقل عرضة للانخراط في سلوك غير شريفة إذا كانوا يعرفون أنهم في الكاميرا. الكاميرات موجودة لتثبيط السلوك المحفوف بالمخاطر قبل حدوثه. قد تكون مراقبة الفيديو في الوقت الحقيقي مفيدة في المناطق ذات المخاطر العالية والقيمة العالية مثل أسواق الأوراق المالية وقاعة مبيعات السلع الفاخرة.
• وضع إجراءات إزالة القمامة. تخلص من جميع فرص استخدام نظام التخلص وإعادة التدوير لسرقة البضائع للاستخدام الشخصي أو لإعادة البيع في مكان آخر. قد تتضمن العملية تفكيك جميع الصناديق والصناديق وتسويتها ، واستخدام أكياس القمامة الواضحة فقط ، وضمان وصول الموظفين في اتجاه واحد إلى مكبات النفايات.
• تحسين معنويات الموظف. بناء الثقة هو شارع ذو اتجاهين. تعرف على الموظفين ، وإقامة علاقة ، وبناء علاقات لأن الناس قد يكونون أقل عرضة للاستسلام للإغراء إذا كانوا سعداء في العمل ويهتمون بحياتهم المهنية.
• افتح خط تلميح الموظف. فيما يتعلق بالاقتراح السابق ، يمكن للموظفين الموالين للشركة المساعدة في الحد من الخسائر الناجمة عن الاحتيال والسرقة عن طريق الإبلاغ عن شكوكهم بشكل مجهول. ضمان سرية جميع التقارير ، والتحقيق في كل تقرير بدقة قبل اتخاذ أي إجراء.

للمحاكمة أو عدم المقاضاة

الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تتعرض بشكل غير متناسب للضحية من قبل المختلسين والمحتالين. أفاد 64 في المائة من الشركات الصغيرة أنهم وقعوا ضحايا لسرقة الموظفين ، لكن 16 في المائة فقط أبلغوا عنها بناءً على دراسة أجراها طالب دكتوراه في العدالة الجنائية بجامعة سينسيناتي. في كثير من الأحيان ، لا يقوم أصحاب الأعمال الصغيرة بأكثر من فصل الموظف لأن متابعة الدعاوى القضائية باهظة الثمن مع عدم وجود ضمان بأن الأموال المسروقة سيتم سدادها. الشركات الأخرى تمتنع عن رفع دعاوى قضائية لتجنب التدقيق في سجلاتها السرية.

عندما يتعلق الأمر بسرقة الموظف ، فإن الوقاية هي أفضل دفاع. راجع الأنظمة والإجراءات الخاصة بك لتحديد المناطق المعرضة للخطر ، وقم بإجراء التغييرات حسب الحاجة. قد يساعد العمل مع طرف محايد ذو منظور جديد للعثور على الأعلام الحمراء. عندما يتم العثور على حوادث الاحتيال وسرقة الموظف ، تصرف بسرعة وحسم وحزم. اتبع سياسة عدم التسامح مطلقًا لحماية شركتك من تكبد خسائر كبيرة بسبب سرقة الموظف.