كيفية إنشاء سجل مخاطر المشروع

01 جيد تصميم سجل المخاطر

تتمثل إحدى طرق تشجيع المشاركة في إدارة المخاطر في تصميم سجل مخاطر جيد. سيقوم التنسيق الصحيح بتوصيل المستوى الإجمالي للمخاطر في المشروع بسرعة لك ولأعضاء فريق المشروع الآخرين.

يجب أن تسمح للمستخدمين بالوصول بسهولة إلى مزيد من التفاصيل حول المخاطر الفردية عند الحاجة. وهذا بدوره يحفز الجميع على التفكير فيما يتعلق بالمخاطر - اكتشاف مخاطر جديدة عند نشوئها ورصدها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتخفيف المخاطر الحالية.

02 تشمل الحقول الصحيحة

كحد أدنى ، يجب أن يتضمن سجل المخاطر معرفًا فريدًا لكل مخاطرة ، ووصفًا له ، والإجراءات الواجب اتخاذها استجابةً ، ومالك المهمة.

يجب أن تكون الأوصاف موجزة وإلى هذه النقطة. على سبيل المثال ، قد تتضمن المخاطر التي تم تحديدها باسم "أضرار المطر" هذا الوصف: "الأمطار الغزيرة قد تغمر الحقل وتتسبب في تلف المحاصيل".

03 تدابير إضافية

قد ترغب في تضمين مقاييس كمية للاحتمال والتأثير والمخاطر الإجمالية والقيم المتبقية بعد التخفيف للمشاريع الأكثر خطورة.

يمكن أن تكون الحقول الرقمية التي يتم حسابها تلقائيًا مفيدة إذا كنت تستخدم تقنية تقييم المخاطر مثل طريقة مونت كارلو. تشمل المجالات المفيدة الأخرى التواريخ الرئيسية ، وفئة المخاطر ، وفئة الاستجابة للمخاطر ، والقرب ، وتكاليف التخفيف ، والحالة.

لا يوجد حد لعدد الحقول التي يمكنك تضمينها ، ولكن يجب عرض الحقول الرئيسية فقط على مستوى عرض القائمة. تجنب المستخدمين الساحقين بوضع تفاصيل غير ضرورية على مستوى عرض القائمة. من الناحية المثالية ، ينقر المشاهدون الذين يحتاجون إلى معلومات أكمل على التفاصيل.

04 خيار آخر

قد ترغب في إنشاء قاعدة بيانات لسجل المخاطر لكل مشروع حتى لا تقتصر على مجموعة قياسية من الحقول. على الرغم من أن جدول البيانات يمكن أن يساعدك في تتبع مشاريعك ، خاصة المشروعات الأصغر ، إلا أن قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها باستخدام برامج مثل Kahootz أو Podio يمكن أن تكون أفضل. أنها تجعل من السهل إضافة مستندات وكميات كبيرة من النص عند الضرورة.

05 إشارات المرور

من الصعب التغلب على نظام إشارات المرور للتأثير البصري. يعرف المستخدمون أن اللون الأحمر يعني درجة عالية من المخاطرة ، والعنبر يعني خطرًا متوسطًا ، والأخضر منخفض المخاطرة. تساعد هذه الإشارات البصرية السريعة القراء على فحص المعلومات بسرعة أكبر.

06 ميزات الأمان

قد ترغب في تشجيع المشاركة من خلال السماح لجميع أعضاء فريق المشروع وربما بعض أصحاب المصلحة بمشاهدة سجل المخاطر. ومع ذلك ، يجب عليك تعيين حقوق وصول المستخدم بحيث يمكن تحريرها فقط من قبل أصحاب المخاطر والمديرين الرئيسيين. أنت بحاجة إلى مراجعة حسابات من قام بتغيير ماذا ومتى.

07 موجز بيان المخاطر

قد لا يكون لدى كبار أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة الوقت لاستيعاب عرض القائمة لكل خطر. بالنسبة لهم ، يقدم موجز موجز للمخاطر صورة سريعة للمخاطر الكلية للمشروع. يوضح عدد المخاطر في كل الاحتمالات ومستوى التأثير.

08 كل شيء عن التواصل

تذكر أن سجل مخاطر المشروع لا يسرد المخاطر وإجراءات التخفيف فقط. إنها أداة اتصال تشرك زملائك في إدارة المخاطر. يجب أن يعكس التصميم الخاص بك هذا الهدف مع وجهات نظر مختلفة للجماهير المختلفة.