كيفية بدء خطاب مع تحية أمثلة

ما هي أفضل طريقة لبدء الرسالة؟ عند كتابة خطاب لأغراض مهنية ، تحية مناسبة أمر في غاية الأهمية. تحية الخاص بك يحدد لهجة رسالتك أو رسالة البريد الإلكتروني ، وهو مؤشر على مهارات الاتصال المكتوبة الخاصة بك.

أفضل الطرق لبدء خطاب

عند تحديد التحية التي يجب استخدامها ، يجب أن تفكر فيما إذا كنت تعرف الشخص ، وما مدى قدرتك على ذلك.

إذا كنت تكتب لشخص ما بصفتك المهنية التي عرفتها شخصيًا لسنوات عديدة ، فمن المناسب استخدام الاسم الأول فقط.

خلاف ذلك ، من الأفضل استخدام السيد أو السيدة أو الدكتورة كتحية مناسبة لخطاب العمل. إذا كانت لديك أي شكوك حول نوع التحية الذي يجب عليك استخدامه ، فعليك أن تخطئ في جانب الحذر واستخدم أسلوب العنوان الأكثر رسمية.

حاول ألا تغري أن تبدأ رسالتك الاحترافية مع تحيات غير رسمية مثل "Hello" أو "Greetings" أو "Hi There" أو "Good Morning" إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي يمكن الاتصال به.

على الرغم من أن أنماط التحية غير الرسمية هذه مناسبة لرسائل البريد الإلكتروني غير العادية للأصدقاء أو حتى بالنسبة إلى المزيد من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية التي قد ترسلها إلى مجموعات من الأشخاص ، في خطاب احترافي ، ستحتاج إلى استخدام التحية الشخصية ، إما الأولى و / أو اسم العائلة ("عزيزي السيدافعل ") أو المسمى الوظيفي (" عزيزي مدير التوظيف ").

احرص دائمًا على التحقق من التدقيق الإملائي لاسم مستلم الرسالة. خلاف ذلك ، سوف يكون لديك انطباع ضعيف من بداية رسالتك. كذلك ، لا تهمل لتضمين الفترة بعد "السيد" و "السيدة" اتبع تحياتك بنقطتين (على سبيل المثال ، "عزيزتي السيدة دو:").

أمثلة على تحيات الرسائل الاحترافية

هذه التحيات كلها مناسبة للاتصالات المهنية.

• عزيزي اسم العائلة على سبيل المثال ، عزيزي جون دو
• عزيزي السيد / السيدة. الكنية؛ على سبيل المثال ، عزيزي السيد دو أو عزيزي السيدة دو
• عزيزي السيد / السيدة. الاسم الاول الاسم الاخير؛ على سبيل المثال ، عزيزي السيد جون دو أو عزيزي السيدة جين دو
• عزيزي مدير التوظيف
• سيدي العزيز او سيدتي
• إلي من يهمه الامر
• عزيزي مدير الموارد البشرية
• عزيزي اسم الشركة المجند. على سبيل المثال ، عزيزي ABC Company Recruiter

تحية لتجنب

التحية التالية ليست مناسبة للرسائل الرسمية أو رسائل البريد الإلكتروني.

• يوم جيد
• صباح الخير أو في فترة ما بعد الظهر (لا تعرف متى ستتلقى الرسالة أو رسالة البريد الإلكتروني)
• تحية طيبة
• مرحبا
• مرحبا
• مهلا
• مرحبا

محاولة للعثور على شخص الاتصال

إذا كان ذلك ممكنًا ، استخدم اسم جهة الاتصال عند الكتابة. هذا يجعل خطابك أكثر شخصية ، ويخلق علاقة مباشرة مع القارئ. إذا لم يكن لديك اسم جهة اتصال ، فيمكنك إجراء بعض الأبحاث لمحاولة معرفة الشخص المناسب لتوجيه خطابك إليه.

في بعض الأحيان ، يكون الاسم على موقع الشركة ، أو قد تتمكن من العثور على الشخص المناسب على LinkedIn. ربما يعرف أحد زملائك أو جهات اتصالك هوية الشخص المناسب. يمكنك أيضًا الاتصال بمكتب الشخص المجهول الذي تكتبه والاستفسار من موظف الاستقبال عن اسمه من خلال شرح سبب الاتصال.

فمثلا: أنا أتقدم لوظيفة في شركتك. هل يمكن أن تخبرني باسم مدير التوظيف الخاص بك حتى أعلم بمن أتوجه إلى خطاب التغطية الخاص بي؟"

لا يستغرق الأمر وقتًا إضافيًا في محاولة العثور على اسم ، والشعور الذي يحمله يستحق كل هذا العناء.

في بعض الأحيان ، على الرغم من بذل قصارى جهدك ، لا يمكنك العثور على اسم لتوجيه خطابك إليه. في هذه الحالة ، لديك مجموعة متنوعة من الخيارات ، كلها احترافية ومناسبة. كلما كان لديك المزيد من المعلومات حول مكان إرسال الرسالة ، كان ذلك أفضل (على سبيل المثال ، إلى قسم الموارد البشرية في الشركة ، أو إلى مدير القسم المتعلق باستفسارك). وبهذه الطريقة يمكنك اتخاذ خيار أكثر استهدافًا عند اختيار الترحيب.

عندما يكون لديك اسم ولكنك غير متأكد من جنس الشخص الذي تكتب إليه ، فمن المقبول أن يتم استبعاد الشرف ، واستخدام الاسمين الأول والأخير وحدهما. على سبيل المثال: عزيزي روبن ميلر.

نصائح لكتابة وإرسال رسالة

بعد التحية ، ستبدأ فقرتك الأولى ، والتي عادة ما تكون مقدمة تتيح للقارئ معرفة من أنت وما الذي تكتب عنه. إذا كان لديك أحد معارفك المتبادلة الذي أحالك إلى القارئ ، فيجب عليك ذكرها في هذا الوقت.

يتكون نص رسالتك عادةً من فقرة أو نصين. هنا يمكنك توضيح موضوع رسالتك وتقديم تفاصيل داعمة لهذا الموضوع. أنت تريد أن تبقيها موجزة وذات صلة بالشخص والموضوع. كن دقيقًا ولكن لا تكرر نفسك أو تستمر في التفاصيل غير المهمة.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى تلخيص رسالتك. يجب أن يتضمن ملخصك شكراً للشخص على وقته ووقته. إذا كنت تخطط للمتابعة لاحقًا ، فيمكنك أيضًا تقديم تفاصيل متى وكيف ستتصل به.

أنهي رسالتك الاحترافية بإغلاق ، مثل "مع خالص التقدير" أو "تحيات". إذا كنت تخطط لإرسال الرسالة عن طريق الخدمة البريدية ، فيجب أن يتبع توقيعك اسمك المكتوب. إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني ، فيجب أن يتبع اسمك المكتوب بمعلومات الاتصال الخاصة بك ، والتي يمكنك كتابتها يدويًا أو القيام بها تلقائيًا نيابة عنك. إليك كيفية إعداد توقيع بريد إلكتروني تلقائي.