سياسة الوصول إلى ملف الموظفين وروابط العينات

جميع أقسام الموارد البشرية تحتفظ بسجلات واسعة. يتطلب القانون من الموارد البشرية الاحتفاظ بالكثير منهم لفترات زمنية محددة. يدرك الموظفون جيدًا أن هذه السجلات موجودة (وبعضها تحت الانطباع بأن الملف يتبعهم من شركة إلى أخرى ، وهذا غير صحيح).

نظرًا لأن الموظفين يعلمون بوجود هذه السجلات ، فسيريدون عرضها من وقت لآخر لمعرفة ما يحتوي عليه الملف.

عند تحديد كيفية توفير الموظف (ووصول الموظف السابق) ، ضع في اعتبارك أي قوانين تنطبق على عملك. العديد من الدول لديها قوانين تتطلب من الشركة إتاحة أجزاء محددة من الملف للموظفين الحاليين والسابقين. تحقق مع محامي التوظيف الخاص بك للتأكد من أن سياستك تتوافق مع جميع القوانين.

القانون الاتحادي ، على سبيل المثال ، يتطلب أن يتم الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بقانون الأميركيين ذوي الإعاقة منفصلة عن سجلات الموظفين. إذا كانت شركتك خاضعة لـ HIPAA ، فتأكد من أن الاحتفاظ بسجلاتك الطبية يتوافق مع ذلك أيضًا.

قد يكون لديك قدر كبير من الفسحة في ما تسمح للموظفين برؤيته في ملفهم. لكن ، ضع في اعتبارك أنه حتى إذا قررت أنه لا يمكن للموظف الوصول إلى معلومات معينة ، مثل الفحوص المرجعية ، فإنه في حالة وجود دعوى قضائية ، يمكن اكتشاف هذه المعلومات.

لذلك ، اطلب من موظفيك تسجيل الأشياء بدقة واتباع القانون في جميع الأوقات. سجلات الموظفين ليست هي المكان المناسب للنكات الداخلية أو للتعليقات السرية. هذه لا تسير على ما يرام في محكمة قانونية.

كقاعدة عامة ، يضمن وجود حارس بوابة واحد للسجلات اتباع الإجراءات ومتسقة. لا تريد أن يسمح مدير موارد بشرية للناس بأخذ سجلاتهم مرة أخرى إلى مكاتبهم بينما يرفض آخر الوصول على الإطلاق.

إن مطالبة الجميع بالمرور عبر مصدر واحد يساعد في الحفاظ على ثبات الأمور وقانونيتها القوانين المتعلقة بالسجلات والاحتفاظ بالسجلات والوصول إليها صعبة. تأكد من أنك البقاء حتى الآن.

تعتبر السياسة الموضحة أدناه بداية جيدة لعملك ، ولكن ضع في اعتبارك أن قوانين الولايات والقوانين المحلية قد تختلف.

نموذج لسياسة وصول سجلات الموظفين

يمكن لجميع الموظفين والموظفين السابقين وممثلي الموظفين عرض محتويات معينة من ملف الموظفين مع إشعار مسبق لموظفي الموارد البشرية. يمكن الاطلاع على المستندات المتعلقة بمؤهلات الموظف للتأجير مثل التطبيق والترقية والإجراءات التأديبية والنقل. بالإضافة إلى ذلك ، يجوز للموظف مراجعة سياسة تسجيل الخروج عن النماذج وسجلات التدريب.

المستندات التي لا يجوز للموظف مراجعتها تشمل المراجع أو الفحوص المرجعية ، وسجلات أي تحقيق تجريه الإدارة والسجلات الطبية والوثائق المتعلقة بإجراءات قضائية ، وأي مستند ينتهك سرية موظف آخر ، والمستندات المستخدمة في تخطيط الموظف.

إجراء

يجب على الموظف الذي يرغب في مراجعة المحتويات المسموح بها لملف الموظفين الاتصال بالموارد البشرية مع إشعار لمدة 24 ساعة (باستثناء عطلات نهاية الأسبوع). يجب على الموظفين السابقين ، أو الأشخاص غير المعروفين لموظفي الموارد البشرية ، تقديم إثبات هوية و / أو إثبات إذن للوصول إلى ملف الموظفين.

يجب على الموظفين مراجعة ملفات الموظفين الخاصة بهم بحضور أحد موظفي الموارد البشرية.

لا يجوز للموظفين إزالة أي جزء من ملف الموظفين من المكتب.

يجوز للموظف طلب نسخ من الملف أو أجزاء من الملف. ضمن السبب ، سيقوم موظف الموارد البشرية بتقديم صور. للنسخ المكثف ، سيحتاج الموظف إلى دفع مقابل النسخ المصورة.

إذا كان الموظف غير راض عن مستند في ملف الموظفين الخاص به ، في حضور موظف الموارد البشرية ، فيجوز للموظف كتابة تفسير أو توضيح وإرفاقه بالوثيقة المتنازع عليها. تحت أي ظرف من الظروف سوف يقوم موظفو الموارد البشرية أو الموظف بتغيير المستند الفعلي.

قد يطلب الموظف أيضًا إزالة مستند من ملف الموظفين. إذا وافق الشخص العامل في إدارة الموارد البشرية ، فقد تتم إزالة المستند. في حالة عدم موافقة أحد موظفي الموارد البشرية ، يمكن استئناف الأمر بالطريقة المنصوص عليها في سياسة Open Door الخاصة بالشركة.

نأمل أن تكون قد وجدت هذه السياسة مفيدة أثناء قيامك بتطوير سياسة الوصول إلى ملفات الموظفين الخاصة بمؤسستك. يرجى تخصيص السياسة لتناسب احتياجات وثقافة مؤسستك.