ما ينتمي في ملف الموظفين الموظفين؟

ملف الموظف الموظف هو ملف الموظف الرئيسي الذي يحتوي على محفوظات علاقة العمل من طلب التوظيف من خلال مقابلة الخروج ووثائق إنهاء التوظيف. يمكن فقط لموظفي الموارد البشرية والمشرف المباشر للموظف ومديره الوصول إلى المعلومات الموجودة في ملف الموظفين ، ولا يترك مكتب الموارد البشرية مطلقًا.

يتم تخزين ملف الموظفين بشكل عام في خزانة ملفات مغلقة ومقاومة للحريق في مكان مغلق يمكن لموظفي الموارد البشرية الوصول إليه. تعتبر سرية معلومات الموظف في ملف الموظفين ذات أهمية قصوى.

من بين جميع ملفات الموظفين التي تحتفظ بها الشركة ، يتم الوصول إلى ملف الموظفين بشكل يومي في كثير من الأحيان للحصول على المعلومات من قبل صاحب العمل أو المشرف أو موظفي الموارد البشرية.

اعتبارات حول محتوى ملف الموظفين العاملين

المبادئ والأسئلة الأساسية التي يجب مراعاتها عند تقديم أي مستند في ملف الموظفين الموظفين هي هذه.

• هل سيحتاج صاحب العمل إلى وثيقة معينة لتبرير القرارات إذا تمت مقاضاة صاحب العمل؟ هل يحتاج صاحب العمل إلى المستند في محكمة قانونية؟
• هل يعرف الموظف ويفهم أن المستند سيتم إيداعه في ملف الموظفين الخاص به؟ في معظم الحالات ، يجب على أصحاب العمل أن يوقعوا الموظف على المستند ، وليس للدلالة على الاتفاق مع محتويات المستند ، ولكن يجب أن يعترفوا بأنهم على دراية بالوثيقة وقراءتها.
• لا يجب وضع أي مفاجآت أو آراء أو ملاحظات شخصية عن الموظف في ملف الموظفين. الحقائق فقط ، أي أفكار المضاربة ، تنتمي إلى ملف الموظفين الموظفين.

محتويات ملف الموظفين العاملين

فيما يلي توصيات حول الوثائق التي يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بها في ملف موظفي الموظفين.

تاريخ التوظيف

• طلب وظيفي
• استئنف
• استئناف رسالة الغلاف
• التحقق من التعليم
• التحقق من فرص العمل
• خطاب الرفض
• وصف الوظيفة
• سجلات تحليل الوظيفة
• خطاب عرض الوظيفة أو عقد العمل
• وكالة توظيف أو اتفاقية وكالة مؤقت ، في حالة استخدامها
• معلومات الاتصال في حالات الطوارئ
• توقيع نموذج إقرار كتيب الموظف يوضح استلام كتيب الموظف
• قائمة مرجعية من اتجاه الموظف الجديد الذي يعرض الموضوعات التي تمت تغطيتها ومن قام بها
• أي اتفاقات نقل والوثائق
• أي عقد أو اتفاق مكتوب أو إيصال أو إقرار بين الموظف وصاحب العمل (مثل اتفاقية غير محجوزة أو عقد عمل أو اتفاقية متعلقة بسيارة مقدمة من الشركة)

• نماذج التوظيف الرسمية ، بما في ذلك طلبات النقل والترقية وطلبات العمل الداخلية وما إلى ذلك
• أي مستندات أخرى متعلقة بالتوظيف

تطوير أداء الموظف ، خطط التنمية ، والتحسين

• نسخ من تقييم الأداء المستخدم أو خطط تطوير الموظفين
• التقييم الذاتي للموظف
• سجلات من أي جلسات المشورة الرسمية
• ملاحظات على الحضور أو التأخير
• وثائق خطة تحسين الأداء
• تقارير الإجراءات التأديبية
• تقديم تقدير الموظف مثل الشهادات ورسائل الاعتراف وما إلى ذلك
• اقتراحات وتوصيات الموظفين الرسمية ، ردود المنظمة
• سجلات التدريب
• طلبات التدريب
• تقييم الكفاءات
• دورة تدريبية أو إخطارات الدورة أو الجداول

• تقييم الاحتياجات موقعة
• تقارير حساب التدريب
• شكاوى العملاء أو زملاء العمل

سجلات إنهاء التوظيف

• خطاب استقالة الموظف
• الخروج من وثائق المقابلة
• إشعار كوبرا
• العمالة إنهاء المرجعية
• المحاسبة النهائية لجميع جوانب توظيف الموظف مثل الراتب النهائي ، ودفع الإجازات ، وإعادة ممتلكات الشركة ، وما إلى ذلك