غرض ومحتويات ملف كشوف رواتب الموظفين

يعد ملف كشوف رواتب الموظفين هو مستودع لكل ما له علاقة بشيك الراتب للموظف. السبب الرئيسي لإنشاء ملف كشوف المرتبات هو تقييد الوصول إلى بقية المعلومات السرية الموجودة في ملف الموظفين.

والغرض من ملف الرواتب الموظف

يتيح ملف كشوف المرتبات لموظفي المحاسبة دفع الموظف دون الوصول إلى معلومات الموظف السرية. يمكن لموظفي المحاسبة الاحتفاظ بسجلات الرواتب حيث يكون من المنطقي دفع الموظف. في الحالات التي يتم فيها الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات والمحاسبة ، تعد هذه ممارسة موصى بها لسجلات الرواتب الخاصة بالموظف.

يحد ملف كشوف المرتبات من إمكانية الوصول إلى معلومات الموظف السرية. يتيح ملف كشوف رواتب الموظفين لموظفي المحاسبة والمالية الحصول على المعلومات التي يحتاجونها لدفع الموظف في مكان مفيد. يجب أن يكون الموقع آمنًا وبعيدًا عن متناول أي موظفين آخرين.

تحتاج إلى إقناع موظفي المحاسبة بحقيقة أن المعلومات الموجودة في ملفات الرواتب سرية ويجب عدم مشاركتها دون إذن وتسجيل الخروج من موظفي الموارد البشرية. ولا ينبغي لموظفي المحاسبة مشاركة أي معلومات حول رفع الموظف ، والترقيات ، والمكافآت ، وأي معلومات أخرى سرية عن الموظفين.

الموارد البشرية لا تحتاج إلى مراقبة وصول المحاسبة إلى ملفات الرواتب الموظف. كما هو موصى به لملفات الموظفين ذات الصلة مثل الموظفين والملفات الطبية ، يجب عليك تقييد الوصول إلى ملف الرواتب. فقط الأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات للقيام بعملهم هم الذين يرون المحتويات.

محتويات ملف الرواتب الموظف

هذه قائمة مقترحة بما ينتمي إلى ملف كشوف مرتبات الموظفين.

• خطاب العرض موقّع من مدير التوظيف والموارد البشرية والموظف
• إذن الدفع الموقّع من الموارد البشرية ومدير التوظيف عند وجود عقد الموظف
• شكل W-4
• الأوراق والتخويلات المتعلقة بأي مخصصات الموظف الذي ينطوي على خصم الرواتب
• نموذج تفويض الإيداع المباشر
• استمارات المحاسبة ذات الرواتب
• جداول زمنية أسبوعية كل ساعة
• سجلات الوقت على مدار الساعة ، حيث تستخدم
• سجلات الحضور
• طلبات سداد النفقات بما في ذلك المستندات وإيصالات السفر والنفقات الأخرى المصرح بها

• استمارات الرسوم الدراسية والإيصالات الخاصة بالدفع ، والكتب ، وما إلى ذلك
• الدفع مقدما استمارات الطلب
• مستندات قرض الشركة وجدول الدفع
• أوامر الزينة والسجلات
• إذن لنشر المعلومات الخاصة
• رفع الأوراق المتعلقة بكل موظف
• الأوراق المتعلقة بأي مكافأة أو مشاركة في الأرباح أو جائزة تقدير
• أشكال W-2
• إذن لأي إجراءات كشوف رواتب أخرى تسمح بها شركتك

معروف أيضًا باسمملفات الموظف ، سجلات الموظفين ، ملفات الموارد البشرية ، الوثائق

ملحوظة: تبذل سوزان هيثفيلد قصارى جهدها لتقديم استشارات دقيقة وصحيحة حول إدارة الموارد البشرية وصاحب العمل والمشورة في مكان العمل على هذا الموقع ، لكنها ليست محامية. لا يجب تفسير المحتوى الموجود على الموقع على أنه نصيحة قانونية. يحتوي الموقع على جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر ، لذلك لا يمكن أن تكون المقالات نهائية بالنسبة إليها في مكان عملك. عندما تكون في شك ، ابحث دائمًا عن مستشار قانوني. يتم توفير المعلومات على الموقع للإرشاد فقط.