النطاق ، والمخاطر ، والافتراض في إدارة المشاريع

يتمتع مجال إدارة المشروع ، مثله مثل أي مجال آخر من مجالات الخبرة ، بمفردات فريدة مليئة بالاختصارات والمصطلحات المتخصصة. تشمل ثلاثة مصطلحات ومفاهيم أساسية يجب فهمها:

• نطاق
• خطر
• الافتراضات

هذا مخطط تفصيلي لشروط إدارة المشروع الأساسية الثلاثة هذه ويتضمن روابط واقتراحات للقراءة الإضافية.

نطاق

في إدارة المشروع ، النطاق هو مجموعة الحدود التي تحدد نطاق المشروع. يصف النطاق ما سيتم تسليمه للعميل نتيجة لمبادرة المشروع.

يتيح فهم النطاق لمدير المشروع وفريق المشروع فهم ما يقع داخل أو خارج حدود المشروع. إذا كان هناك شيء "ليس في نطاقه" فلن يتم أخذ ذلك في الحسبان في أعمال التخطيط للمشروع. تعتبر الأنشطة التي تقع ضمن حدود بيان النطاق "ضمن النطاق" ويتم احتسابها في الجدول والميزانية. إذا كان النشاط يقع خارج الحدود ، فيُعتبر "خارج النطاق" وليس مخططًا له.

سواء كنت مديرًا للمشروع أو جزءًا من فريق المشروع ، فأنت تريد التفكير فيما إذا كان هناك شيء ما في نطاقه أو خارج نطاقه وأنت تتحرك إلى الأمام. كمثال ، تخيل أن عميلًا قد طلب منك إنشاء موقع ويب. أثناء تحديد نطاق (أو تعيين الحدود) للمشروع ، تشير إلى العناصر التالية ضمن النطاق:

• تصميم الموقع والرسومات التخطيطية
• إنشاء سرير اختبار
• الترميز إلى الإطار السلكي المعتمد
• تطوير الرسومات لموضوع الموقع
• اختبار وتصحيح الأخطاء قبل جعل الموقع عامًا

أثناء المشروع ، يطلب منك العميل تضمين نظرة عامة على الفيديو للشركة. لم يتم تحديد الفيديو في نطاق المشروع وبالتالي فهو خارج النطاق. على الرغم من أنك قد تكون سعيدًا بعمل الفيديو مقابل تكلفة إضافية ، فإن هذا سيتطلب مراجعة النطاق والتكلفة وتقدير الوقت للمشروع.

في حالة عدم وجود مستند نطاق واضح ومتفق عليه ، فقد تصبح مشكلة الفيديو موضع خلاف بين فريقك وممثلي العميل. سمح لك بيان نطاق واضح بنزع فتيل الموقف والتعامل مع التغيير بطريقة منظمة.

إذا كيف يمكنك تحديد ما هو داخل أو خارج النطاق؟ ستحتاج أولاً إلى تحديد جميع تفاصيل المشروع الذي تعرفه حاليًا استنادًا إلى مناقشات مع العميل أو مالك المشروع. بعد ذلك ، ستحتاج إلى تقديم افتراضات رئيسية من شأنها أن تدفع ما هو مدروس أو خارج النطاق.

الافتراضات

في مرحلة ما من حياتك ، ربما قيل لك: "لا تضع أبدًا افتراضات". ومع ذلك ، فإن وضع افتراضات في إدارة المشروع هو نشاط يومي. تساعد الافتراضات على تحديد النطاق والمخاطر وتوحيد تقديراتك للوقت والتكلفة. بالطبع ، من الضروري توثيق والتحقق من صحة افتراضاتك.

فكر في شيء بسيط ، مثل إنشاء كتاب. دعنا نقول أن صديقك لديه فكرة عن كتاب طاولة القهوة وطلب منك إدارة المشروع. أول طلب له هو الحصول على ميزانية حتى يتمكن من تأمين التمويل. عند تحديد النطاق ، من الواضح أن صديقك غير متأكد من العديد من التفاصيل ، بما في ذلك عدد الصفحات ، وإدراج الصورة ، ونمط الغلاف ووزن الورق الذي سيتم استخدامه للصفحات.

نظرًا لأن كل هذه العوامل ستؤثر على التكلفة وتعقيد الإنتاج ، فسيتعين عليك وضع افتراضات حول المواصفات والتحقق من صحة هذه الافتراضات على أنها مقبولة أو غير مقبولة لصديقك. بعد مزيد من المناقشة ، يخبرك صديقك أنه يعتزم تضمين 50 صورة في الكتاب. يمكنك أن تبني افتراضك على الصور الخمسين أو ، مع توقع زيادة هذا الرقم بمرور الوقت ، يمكنك افتراض وجود عدد يتراوح بين 75 و 90 صفحة مع الصور.

يمكنك أن ترى كيف تؤثر الافتراضات مباشرة على الجدول كذلك. على سبيل المثال ، تخيل أنك تقود مشروعًا في حديقة تتضمن إنشاء مجموعة تأرجح. عند إعداد مشروعك ، يتم منحك الميزانية وأعضاء الفريق المعين ، أحدهم مسؤول عن المواد. أثناء إنشاء جدولك الزمني ، تسأل الشخص المسؤول عن المواد عن موعد وصول الأسمنت. يرد هذا الشخص بأنه غير متأكد من موعد وصول الأسمنت ولكنه يعتقد أن ذلك سيكون بين 1 يونيو و 10 يونيو.

أثناء قيامك ببناء نطاقك وجدولك الزمني ، يمكنك افتراض أن الاسمنت سيصل في موعد لا يتجاوز 10 يونيو. يوضح هذا المثال فائدتين لعمل افتراضات.

الفائدة الأولى هي أن افتراض تلقي الأسمنت في موعد لا يتجاوز 10 يونيو يسمح لك بالتخطيط للأنشطة التي تعتمد على وصول الأسمنت. الفائدة الثانية هي أنها توفر للشخص المسؤول عن المواد مهلة زمنية لتسليم الأسمنت ، والذي يمكنه بعد ذلك نقله إلى مورده. وقد وضعت عن غير قصد مهلة رئيسية للمشروع للمضي قدما.

يؤدي وضع الافتراضات إلى وضع معايير مرجعية يتم إعادة النظر فيها غالبًا أثناء المشروع لمساعدة فريق المشروع على البقاء ضمن النطاق وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لكن ماذا يحدث عندما تكون الافتراضات خاطئة؟ هذا هو المكان الذي يأتي خطر في اللعب.

خطر

بمجرد إنشاء نطاقك وتحديد الافتراضات التي تقف وراء النطاق والتقديرات ، سترغب في البدء في تقييم مجالات المخاطرة. المخاطر هي نفسها في إدارة المشاريع كما هي في العالم الحقيقي ؛ إنه خطر أو فرصة يمكن أن تحدث ضررًا.

تحتوي جميع المشاريع على مخاطر ، وإذا كنت مدير المشروع أو مالك المشروع ، فليس من مسؤوليتك توقع المخاطر فحسب ، بل إن عملك هو إبلاغ فريق المشروع بالتأثير المحتمل لتلك المخاطر والاستعداد لتخفيف المخاطر.

الخطر يأتي بدرجات مختلفة. في بعض الأحيان ، قد تعني المخاطرة أن المشروع سوف يعمل بشكل مختلف قليلاً أو يأخذ منعطفًا صغيرًا غير متوقع. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يمكن أن تؤدي المخاطر إلى نتائج كارثية تحول مشروعك رأسًا على عقب.

دعنا نستخدم سيناريو الملعب من مثال الأسمنت أعلاه. أحد المخاطر هو أن الأسمنت لم يصل بحلول التاريخ المفترض ليوم 10 يونيو. ما هي الآثار المحتملة لهذا الخطر؟ جميع الأنشطة اللاحقة التي تلي صب الاسمنت تتأخر نتيجة لهذه المشكلة.

يمكن أن تكون المخاطر إيجابية أيضًا. النظر في التأثير على المشروع إذا ظهر الأسمنت في وقت مبكر مما كان متوقعا. في حين أن هذا يبدو وكأنه نتيجة إيجابية ، إلا أنه لا يزال يخلق مشكلة بالنسبة لتوقيت وتسلسل جميع الخطوات الأخرى في المشروع.

يعمل مديرو المشاريع مع فرق المشروع الخاصة بهم لتبادل الأفكار وتحديد المخاطر المحتملة. يأخذون العملية خطوة إلى الأمام وينظرون في شدة الخطر المحتملة واحتمال حدوثه. علاوة على ذلك ، يحددون الأشخاص الأكثر ملاءمة لتحديد وقت حدوث المخاطر ووضع خطط متفق عليها لتخفيف المخاطر.

لدى العديد من الشركات قوالب للمخاطر مفصّلة طورتها بمرور الوقت ومن الخبرة في مشاريع أخرى. قامت بعض الصناعات بتجميع ملفات تعريف المخاطر التي يتم استخدامها كنقطة انطلاق لتحليل المخاطر. تمارس العديد من الصناعات تحليلاً إحصائياً مفصلاً لتخطيط المخاطر.