إدارة المشاريع

إدارة المشاريع هي وظيفة تأتي مع الكثير من المصطلحات والمصطلحات. بمجرد أن تعرف ما يعنيه كل شيء ، فمن السهل جدًا متابعة المناقشات والمساهمة بفعالية. سيعزز ثقتك في العمل إذا تمكنت من فهم ما يتحدث عنه أي شخص آخر ، وسيساعدك على أن تتعامل بجدية أكبر مع عملك إذا استخدمت المصطلحات الصحيحة بنفسك. فيما يلي دليل مصطلحات إدارة المشروع التي يجب أن تعرفها.

خطر

"المخاطرة" هو مصطلح يرتبط بما قد يحدث في مشروعك. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء كتلة مكتبية جديدة ، فقد يرتفع سعر الفولاذ ، وقد يكون لذلك تأثير على ميزانيتك. لكنها قد لا ترتفع. بالمثل ، إذا كنت تخطط لاستضافة نزهة الشركات السنوية في الخارج ، فقد يكون الطقس جيدًا ، لكن قد تمطر. باختصار ، المخاطرة هي شيء لم يحدث بعد.

من المهم معرفة المخاطر التي تحيط بمشروعك لأنه يمكنك بعد ذلك التخطيط لها. يمكنك وضع "الخطة ب" أو خطط الطوارئ الخاصة بك موضع التنفيذ لمحاولة تجنب المخاطرة التي تحدث في المقام الأول. مع سعر الفولاذ والطقس ، لا يوجد الكثير مما يمكنك فعله لمنعهم من الحدوث ، ولكن يمكنك وضع خطط في حال حدوث ذلك. على سبيل المثال ، يمكنك استئجار سرادق أو تخزين المظلات بحيث إذا أمطرت الأمطار في يوم النزهة ، فلا يزال بإمكان الناس قضاء وقت ممتع.

القضية

غالبًا ما يتم الخلط بين المشكلات والمخاطر من قبل أعضاء فريق المشروع ، ومن المهم كمدير للمشروع التأكد من أنك تتحدث عن هذه الموضوعات بشكل مناسب. المخاطرة هي شيء لم يحدث بعد ، في حين أن المشكلة هي ما حدث. المشكلات هي مجرد مشاكل يواجهها فريق المشروع. ربما تكون قد رأيت ذلك قادمًا (وتعاملت معه كخيار لتبدأ به) أو قد يكون غير متوقع تمامًا. في كلتا الحالتين ، حدث ذلك الآن وعليك القيام بشيء حيال ذلك.

معلما

المعالم هي النقاط الزمنية التي تميز اللحظات الأساسية خلال المشروع. وغالبا ما تستخدم ل:

• بداية المرحلة
• نهاية المرحلة
• نهاية قطعة كبيرة من العمل أو مهمة كبيرة
• مشيرا الى الموعد المحدد ثابت في الوقت المحدد
• تواريخ غير منقولة على الخطة

فكر في المعالم البارزة كنوع من التاريخ الذي ستكتبه في تقويمك في المنزل - اللحظات المهمة الكبيرة في مشروع مثل الانتهاء من الاختبار أو حفل الإطلاق. المعالم الرئيسية هي أحد المكونات التسعة لمخطط Gantt ، لذلك ستراها على جداول مشروعك معروضة كألماس.

كفيل

راعي المشروع الخاص بك يجلس على مجلس المشروع. هم الشخص الذي "يمتلك" المشروع ويحصل على الفوائد. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتشغيل نظام تكنولوجيا معلومات جديد ليستخدمه فريق المصنع ، فسيكون المدير العام للمصنع هو الراعي للمشروع. سيشكل فريق تقنية المعلومات جزءًا من فريق المشروع لكنهم لن يقوموا بدور الرعاية. راعي المشروع هو الشخص الذي يمكنك اللجوء إليه عندما تحتاج إلى توجيه من الإدارة العليا. هذا يمكن أن يكون من أجل:

• فتح مشكلة
• العثور على بعض الموارد
• الموافقة على الميزانية
• صنع القرارات
• توافق على المواصفات النهائية

وما إلى ذلك وهلم جرا. يقدم مدير المشروع تقارير فعلية إلى الراعي طوال مدة المشروع ، سواء من حيث هيكلية الإدارة التنفيذية أو مع تقارير المشروع أسبوعية أو شهرية (أو في الوقت الحقيقي).

أصحاب المصلحة

أصحاب المصلحة هم الأشخاص الآخرون المشاركون في مشروعك والمتأثرين به. سيكون لبعض المشاريع مجموعات واسعة من أصحاب المصلحة ، تغطي كل قسم في المنظمة. الآخرين سيكون لها نطاق أكثر محدودية. بعض أصحاب المصلحة خارج مؤسستك ، مثل الحكومة أو الهيئات التنظيمية.

كما يجب إبقائهم على اطلاع بالأخبار ذات الصلة. سيكون معظم أصحاب المصلحة داعمين (أو متناقضين) للتغييرات التي أحدثها مشروعك ، ولكن لن يكونوا جميعهم. ستلتقي بأصحاب المصلحة الذين لن يرحبون بمشروعك بأذرع مفتوحة.