خطة إدارة أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع

في إدارة المشروع ، تمثل خطة إدارة أصحاب المصلحة وثيقة رسمية تحدد كيف سيتم إشراك أصحاب المصلحة في المشروع. صاحب المصلحة هو شخص أو مجموعة لديها مصلحة راسخة في المشروع. من خلال التفكير في متى وكيف سيتم إشراك أصحاب المصلحة ، يمكن لفريق المشروع زيادة التأثير الإيجابي لأصحاب المصلحة على المشروع.

ما أصحاب المصلحة؟

يمكن أن يكون أصحاب المصلحة داخليًا وخارجيًا للمنظمة. تتضمن أمثلة أصحاب المصلحة الداخليين المديرين التنفيذيين ووحدات الأعمال مثل المحاسبة وتكنولوجيا المعلومات.تحتوي وحدات الأعمال عادة على ممثلين في فريق المشروع. يمكن لأصحاب المصلحة الخارجيين أن يكونوا مجموعات المصالح والشركات والمنظمات المدنية. من النادر أن يتم تمثيل أصحاب المصلحة الخارجيين في فريق المشروع. بالنسبة للوكالات التي تتمتع بسلطة تنظيمية ، تكون الصناعات التي تنظمها عادةً هي المجموعة الأكثر أهمية لأصحاب المصلحة الخارجيين لأي مشروع.

إذا تم تحديد صاحب المصلحة من قبل فريق المشروع ، فيجب التفكير في ذلك صاحب المصلحة في خطة إدارة أصحاب المصلحة.

من غير العملي أن يتألف فريق المشروع من أعضاء يمثلون كل مجموعة من أصحاب المصلحة. في كثير من الحالات ، هذا مستحيل. ومع ذلك ، يحتاج فريق المشروع إلى مدخلات وشراء من أصحاب المصلحة حتى ينجح المشروع. على سبيل المثال ، تريد مؤسسة حكومية تجديد وتحديث برنامجها الأكثر استخدامًا على نطاق واسع. الجميع تقريبا في المنظمة يستخدمون البرنامج بطريقة ما. لا يمكن تمثيل كل نوع من المستخدمين بشكل مباشر في فريق المشروع ، لذلك يبتكر الفريق طرقًا لجمع مدخلات من أصحاب المصلحة ويقرر طرقًا لإبلاغ أصحاب المصلحة بحالة المشروع.

تم توثيق أساليب جمع المدخلات والاتصال في خطة إدارة أصحاب المصلحة.

أصحاب المصلحة مقابل خطة الاتصال

يمكن أن يكون هناك قدر كبير من النزيف بين خطة إدارة أصحاب المصلحة في المشروع وخطة الاتصال. وظائفهم متشابهة جدا. تعد خطة إدارة أصحاب المصلحة أوسع من حيث أنها تسهل المدخلات للمشروع بالإضافة إلى الخطوط العريضة للمخرجات. تعد خطة إدارة أصحاب المصلحة أضيق من حيث أنها تتناول فقط أصحاب المصالح الخاصة ، بينما يمكن أن تشمل خطة التواصل جماهيرًا أوسع.

تطور

عادة ما يتم الاحتفاظ بخطة إدارة أصحاب المصلحة من قبل مدير المشروع. مع تقدم المشروع ، يقوم مدير المشروع بمراجعة خطة إدارة أصحاب المصلحة ويعيدها بشكل دوري إلى فريق المشروع للنظر في التحديثات. يمكن أن يبدو المشروع مختلفًا تمامًا في منتصف جدوله الزمني عما كان عليه في مراحل التخطيط ، لذلك من المهم التأكد من تغيير المستندات التوجيهية للمشروع إذا اقتضت الظروف ذلك.

مثال

فيما يلي مثال على كيفية تغيير خطة إدارة أصحاب المصلحة على مدار فترة المشروع. وكالة حكومية تشرع في مشروع لوضع القواعد. مع بدء المشروع ، يأتي راعي المشروع ومدير المشروع بقائمة من أصحاب المصلحة لوضعها في خطة إدارة أصحاب المصلحة. تتمثل إحدى المهام الأولى لفريق المشروع في توضيح الخطة. بعد بضعة أشهر ، يقوم أحد أعضاء فريق المشروع بتحديد صاحب مصلحة لم يفكر فيه أحد في بداية المشروع. يضيف مدير المشروع صاحب المصلحة الجديد إلى الخطة ويدعو إلى اجتماع فريق المشروع لمناقشة كيفية إشراك صاحب المصلحة الجديد.

بمجرد أن يقرر الفريق ما يجب القيام به ، سيقوم مدير المشروع بإبلاغ راعي المشروع.

خطة إدارة أصحاب المصلحة هي وثيقة حية. مع تغير المشروع ، يمكن أن تتغير خطة إدارة أصحاب المصلحة معها من أجل تلبية احتياجات المشروع بشكل أفضل. من خلال خطة إدارة أصحاب مصلحة بسيطة ، يمكن لفريق المشروع أن يجمع بشكل مناسب المدخلات والتعليقات من أصحاب المصلحة بالإضافة إلى إبقاء أصحاب المصلحة على علم بذلك.