طرق لإزعاج أصحاب المصلحة في المشروع

كمدير للمشروع ، يتمثل جزء من عملك في التأكد من أن أصحاب المصلحة - هذا هو فريق المشروع والعملاء والموردين الرئيسيين - يحصلون على ما يحتاجون إليه من المشروع. يجب أن يكون أصحاب المصلحة أبطالك الرئيسيين. يجب أن يكونوا يدعمونك ، مما يساعدك على تحقيق أهداف المشروع والتأكد من أن الجميع يسير في نفس الاتجاه.

لكن من السهل إزعاجهم. وعندما يحدث ذلك ، يمكنهم التحول إلى أشخاص لا يريدون القيام بأي شيء بمشروعك بعد الآن. هذا خطر كبير على مدير المشروع لأنك بحاجة إلى مساعدتهم ودعمهم لتكون ناجحًا. بدون مدخلاتهم ، قد لا تتمكن من تنفيذ مشروعك. فيما يلي طرق لإزعاج أصحاب المصلحة في مشروعك وما يجب عليك فعله بدلاً من ذلك.

الفشل في التواصل

يجب أن يكون التواصل حوالي 80٪ مما تفعله كمدير للمشروع. عندما لا تخبر فريقك أو الموردين أو العملاء بما يجري ، فإنهم سوف يتضايقون بسرعة. والأسوأ من ذلك ، أنها تميل إلى سد الثغرات بتفسيرها لما يحدث ، والذي ربما لا يكون دقيقًا ويمكن أن يلحق الضرر بسمعة المشروع.

بدلاً من ذلك ، ضع تقارير واضحة للمشروع. قابلهم بشكل فردي وفي مجموعات واطلعهم على اطلاع في كل خطوة على الطريق. ضع خطة اتصال للمشروع واجري تحليلًا لأصحاب المصلحة حتى تتمكن من معرفة من يحتاج إلى سماع ما ومتى يحتاجون إلى سماعها.

فشل في طرح رأيهم

التواصل شيء واحد ، ولكن هذا يميل إلى أن يكون حول تحديثات الحالة وتتبع المشروع. تحتاج إلى القيام بأكثر من ذلك لإشراكهم في المشروع. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إزعاج الأشخاص عندما يكونون خبير الموضوع في منطقة معينة ، ولا تسأل عن مشاركاتهم حول شيء مؤهل للغاية للتعليق عليه. يمكن لمديري المشاريع الوقوع في فخ الاعتقاد بأنهم بحاجة إلى القيام بكل شيء واتخاذ جميع القرارات بأنفسهم ، ولكن هذا ليس هو الحال على الإطلاق.

بدلاً من ذلك ، اسأل رأيهم حول كيفية التعامل مع مشكلات المشروع عند نشوئها. تأخذ وجهات نظرهم في الاعتبار. ليس عليك القيام بما يقترحونه ، لكنه يساعد في بناء علاقات إذا كنت تستمع. يمكنك القيام بذلك من خلال اجتماعات المشروع وتكون متاحًا للاستماع عندما تأتي إليك مع الاقتراحات. إذا كان فريقك ، فتأكد من أن لديهم فرصة كافية لعرض وجهات نظرهم.

الاعتقاد مؤهلاتك تعطيك القوى العظمى

كونك PMP® لا يجعلك أفضل مدير مشروع في العالم (على الرغم من أنه قد يساعد قليلاً). إن امتلاك شهادة PRINCE2® Practitioner أو APMP أو أي تعيين آخر لإدارة المشروع لا يجعلك تتعدى الشبهات.

الحديث عن مؤهلاتك في كل وقت وكيف تفعل الكتب الأشياء هي طريقة مؤكدة لإزعاج أصحاب المصلحة. إنهم لا يريدون أن يسمعوا عن درجاتك الرائعة في الامتحان أو كيف تقوم بتطبيق المنهجية على مشروعهم. في الواقع ، كل ما يريدون هو أن المشروع يسير على ما يرام. إنهم لا يهتمون كثيرًا بكيفية الوصول إلى هناك ، معظم الوقت.

لا تفترض ذلك نظرًا لأنك تمتلك مؤهلاً وتعرف كيفية القيام بإدارة المخاطر ، على سبيل المثال ، لن تتأثر بمخاطر المشروع. هذا يحدث لأفضل منا. لذلك من الأفضل أن تكون متواضعًا ومتفانيًا ، وأن تستخدم مهاراتك بشكل جيد بطريقة عملية مع عدم الاعتقاد بأنها تضعك فوق نظرائك.

بدلاً من ذلك ، يجب أن تمنحك مؤهلاتك بهدوء الثقة في القيام بعملك بأفضل ما تستطيع ، ولكن ستجد أن العديد من الأشخاص الذين يعملون كمديرين للمشروعات يحملون شهادات. في الواقع ، فإن العديد من الأشخاص الذين يعملون في الصناعات المتخصصة يحملون شهادات ، وبالنسبة للعديد من الشركات ، فإن بيانات الاعتماد في مجال خبرتك ، سواء كانت الهندسة المعمارية أو المحاسبة أو إدارة المشروع ، هي مجرد عامل نظافة.

لا تتوقع إعجاب أصحاب المصلحة لديك ولا تتحدث عنهم طوال الوقت. أظهر مهاراتك من خلال تقديم المشروع بشكل جيد وإظهار كيفية تطبيقك للمعرفة التي تعلمتها في الفصل.

تغيير الموعد النهائي

عندما يقوم الجميع بالتسجيل في معالم المشروع ويعرف ما يحدث عندما يمكنك جميعًا العمل بتناغم كفريق واحد. عندما تغير المواعيد النهائية ولا تخبر أحداً ، فهذا هو الوقت الذي يبدأ فيه الناس في الانزعاج.

تغيير التواريخ له تأثير كبير على عمل الآخرين. ربما قاموا بحجز وقت عطلة حول عملهم الحاسم في المشروع. ربما اضطروا إلى تعبئة الموارد في فرق أخرى لأن هناك حاجة إلى شخص ما في المشروع في وقت معين. إذا قمت بتغيير التواريخ دون فهم كل هذه الخلفية ، فيمكنك وضع المشروع في خطر.

سوف يدرك راعي المشروع بدلاً من ذلك ما إذا كان لا يمكنك الوصول إلى المعالم الرئيسية المتفق عليها. الأشياء تتغير. هناك عناصر جديدة تضاف إلى نطاق مشروعك أو الأشياء التي تم إخراجها. ولكن ليس عملك أن توافق على التغييرات في المواعيد النهائية وحدها. اعمل مع فريق المشروع لفهم تأثير التغيير. ثم اقترح حلاً لرعاة المشروع الخاص بك ، مع توضيح السبب وراء تغيير التواريخ.

تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يدركون التغيير وكيف يمكن أن يؤثر ذلك على عملهم. بعد ذلك ، بموافقة الجميع ، قم بإجراء التغيير وتحديث وثائق المشروع. يجب ألا تقوم أبدًا بإجراء تغييرات على التواريخ دون إعلام بقية الفريق أولاً.

إضاعة وقتهم

يجب أن تكون الاجتماعات تتسم بالكفاءة والإدارة الجيدة والاستفادة القصوى من وقت الجميع. لكن هذا ليس هو الحال دائمًا. في كثير من الأحيان يشكو أصحاب المصلحة من أنهم قد ضيعوا وقتهم في الاجتماعات. لم يكن هناك جدول أعمال ، أو أن القرار الذي توقعوا اتخاذه لم يتخذ لأن الأشخاص الخطأ كانوا في الغرفة.

لديك أيضًا فرص أخرى لتضييع وقتهم - إنها ليست مجرد اجتماعات. لا تشوش البريد الوارد من خلال وضعها في نسخة من رسائل البريد الإلكتروني عندما لا تكون في حاجة إليها. بدلاً من ذلك ، فإن أصحاب المصلحة في المشروعات لديهم وظيفة أخرى للقيام بها كذلك ، لذلك عليهم استخدام وقتهم بحكمة. تأكد من أن اجتماعاتك لديها جدول أعمال. خطط لهم ودع الأشخاص المناسبين وتأكد من متابعتك بعد ذلك.

فقط إرسال رسائل البريد الإلكتروني للأشخاص المعنيين. إذا كنت بحاجة إلى سماع نسخة من شخص ما ، فتأكد من أنهم يفهمون سبب أهمية أن يكونوا على دراية ، وتجنب "الرد على الكل" اللعين قدر الإمكان. فقط عليك أن تدرك حقيقة أن الأشخاص الآخرين مشغولون وأن مشروعك لا يمثل أولوية قصوى لهم طوال الوقت (إذا كان ذلك في أي وقت).