كسب دعم القيادة التنفيذية في إدارة المشاريع

مديري المشاريع لديهم وظيفة صعبة. بحكم طبيعة دورهم ، يتحملون مسؤولية تشكيل فريق فعال لمتابعة المبادرات الجديدة والنجاح فيها. نظرًا لأن المشاريع تشمل جميع الأعمال المنجزة في أي شركة ، بما في ذلك المبادرات المؤقتة والفريدة بالإضافة إلى روتين العمليات اليومية ، فإن كل مشروع يعد مغامرة جديدة.

أضف في الواقع أن المشاريع هي كيف نبتكر ؛ كيف ننفذ على الإستراتيجية وكيف نبني البنية التحتية وقدرات منظمتنا ، فمن الواضح أن القادة الكبار يجب أن يفعلوا كل ما في وسعهم لدعم مديري مشاريع شركاتهم.

أحد أهم العوامل التي تعزز نجاح المشروع هو وجود راعي تنفيذي فعال ومشارك. يرتبط هذا الموقف منذ فترة طويلة بنجاح المشروع في دراسات الصناعة ، إلا أن مراجعة الأدبيات التي تصف الممارسات الفعلية حول الرعاية توحي بأن لدينا طريقًا طويلًا لنقطعه لإضفاء الطابع المؤسسي على وجود وممارسات دور الراعي في مؤسساتنا. قليلا من السياق المناسب. أولاً ، دعنا نراجع المسؤوليات الأساسية للراعي.

المسؤوليات الرئيسية للراعي التنفيذي للمشروع

• تحمل المسؤولية عن نتيجة المشروع. (غالبًا ما يتم وصف هذه النقطة على أنها مسؤولية مشتركة مع مدير المشروع.)
• ميثاق المشروع ومنح سلطة مدير المشروع وأعضاء الفريق الأساسي.
• دعم فريق المشروع للموارد والوضوح.
• ضمان وجود ودعم قيم الفريق الفعالة ، بما في ذلك المساءلة والشفافية.
• دعم الفريق في مواجهة الصعوبات غير العادية.
• مدرب مدير المشروع.
• الدفاع عن فريق المشروع ضد التدخل التنظيمي.

ماذا يحدث عندما يكون الراعي التنفيذي خارج الصورة

في حالة عدم وجود راعي تنفيذي داعم ، تقع جميع المسؤوليات المذكورة أعلاه على عاتق مدير المشروع المثقل بالفعل ، والذي يفتقر عادةً إلى النطاق الترددي والنفوذ السياسي لإنجاز هذه المهام. يؤدي عدم وجود راعي فعال إلى زيادة مخاطر مشكلات المشروع ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: الفشل ، والأداء دون المستوى الأمثل مع الوقت ، وأهداف التكلفة والجودة وزيادة اضطراب الفريق.

ببساطة ، يعتبر وجود راعي تنفيذي فعال صانعًا إيجابيًا للفرق في العمل المعقد المتمثل في الوصول إلى أهم مبادراتنا المؤقتة والفريدة إلى خاتمة ناجحة. بالنظر إلى الأهمية الواضحة للدور ، فقد يكون من المعقول افتراض أن معظم المنظمات تأخذ عملها مع مقدمي مشروع القرار على محمل الجد. للأسف ، يقضي القليل من الوقت في العالم الواقعي عكس ذلك.

لمحة عن كيفية تعامل منظماتنا مع دور الراعي التنفيذي

باعتباري مدربًا لإدارة الدراسات العليا في إدارة المشاريع ، فإنني محظوظ جدًا للتعرف على ممارسات إدارة المشروع لأصحاب عمل الطلاب في منطقة حضرية كبرى. من شركات Fortune 100 إلى الشركات الصغيرة الناشئة والشركات غير الهادفة للربح ، تمثل المنظمات الممثلة قطاعًا أساسيًا لاقتصادنا.

على الرغم من أنه من المعقول أن نتوقع في هذه الحقبة التي تكون فيها ممارسات إدارة المشاريع راسخة أن معظم الشركات ستعرض ممارسات ناضجة حول دور الراعي التنفيذي ، إلا أن الوضع في الواقع معاكس تمامًا. بعض الاستنتاجات غير العلمية من استطلاعي السنوي غير الرسمي لطلاب ماجستير إدارة الأعمال حول دور الراعي التنفيذي في شركاتهم:

• في المتوسط ​​، يصف أكثر من خمسين بالمائة من الطلاب شركتهم على أنها ليست لديها ممارسات رسمية حول الرعاية التنفيذية.
• قليل من الشركات لديها أي تدريب رسمي أو وصف موحد لدور ومسؤوليات الراعي.
• لم أحصل حتى الآن على تقرير طالب واحد أن شركته توفر التدريب للرعاة التنفيذيين.
• هناك القليل من الاتفاق المتسق على مساءلة الراعي عن نجاح المشروع.
• عندما قابل الطلاب مديري المشاريع في شركاتهم حول رضاهم عن أداء ودعم رعاتهم ، أعربت غالبية من شملهم الاستطلاع عن إحباطهم.

مراجعة لاستطلاعات أكثر رسمية من رابطات الصناعة وشركات الاستشارات الخاصة تعزز الصلاحية العامة للمدخلات من طلابي. وفي حين أن الوضع الحالي لممارسة الرعاية التنفيذية قد يترك مجالًا للتحسين ، فإن مديري المشاريع ليس لديهم خيار سوى الاستمرار في المضي قدمًا في مبادراتهم. ومع ذلك ، هناك بعض الخطوات التي يمكن لمديري المشاريع اتخاذها لتوظيف الدعم التنفيذي الذي تمس الحاجة إليه.

كيفية الحصول على الدعم التنفيذي لمشروعك

1. تجنيد الراعي. إذا كان لمشروعك انعكاسات استراتيجية على شركتك ، إما مباشرة للعملاء أو بشكل غير مباشر من خلال تمكين أنشطة داخلية أكثر كفاءة وفعالية لدعم العملاء ، فيجب عليك توظيف راعي. اعمل مباشرةً مع مدير التقارير الخاص بك أو رئيس مكتب إدارة المشروع لتعزيز أهمية المشروع وطلب المساعدة. أكد على دور ومسؤوليات الراعي على النحو المحدد أعلاه ، وأشر إلى أبحاث الصناعة التي تربط بين نجاح المشروع والرعاية الفعالة.

1. تدريب الراعي الخاص بك. التأكيد على الدور الاستراتيجي ، وليس التكتيكي أو كرقم شخصية. يأتي معظم المديرين التنفيذيين إلى دور الراعي دون تدريب رسمي أو حتى سياق مسؤولياتهم. بينما تكون في دور محرج إلى حد ما في تدريب مسؤول تنفيذي ، فإن معظم هؤلاء الأفراد سيقدرون سياقكم وتوجيهاتكم. يجب أن تكون قضايا المساءلة ، وتعزيز القيم ، وحماية الفريق هي محور تركيزك الأساسي عند الصعود إلى كفيلك التنفيذي.
2. الانخراط بنشاط وإشراك الراعي الخاص بك. أفضل علاقات مدير المشروع / الراعي التنفيذي تفاعلية للغاية. من المهم للطرفين وضع بروتوكول اتصال واضح لتحديث أنشطة المشروع وكذلك الإبلاغ عن حالات الطوارئ والاستجابة لها. يجب أن يشجع مدير المشروع الراعي التنفيذي على حضور اجتماعات الحالة أو الفريق من وقت لآخر لإظهار اهتمام حقيقي ، والعمل كمشجع نشط للمنظمة لتحقيق نجاحات الفريق.

1. اطلب دعم التدريب من الراعي الخاص بك. من المفيد دائمًا أن يكون لديك شخص يتمتع بخبرة أكبر من مراقبة وتقديم ملاحظات بناءة وإيجابية وتدريب على أدائك. دع الراعي يعرف أنك ترحب بهذا الإدخال في محرك الأقراص الخاص بك لتحسينه ، وعندما يتم استلامه ، قم بقبوله بأمان.
2. الاستفادة من الراعي بعناية للقضايا الكبيرة. احرص على عدم عرض راعيك أو التعامل معه كثيرًا فيما يتعلق بالمسائل التكتيكية. الاستخدام الأفضل والأفضل لكفيلك هو المساعدة في تأمين الموارد ؛ العمل كمتحدث رسمي لفريق المشروع في مجموعة الإدارة الأوسع ومساعدتك في تعزيز قيم الفريق الأساسية. هناك إجراء موازنة يجب على مدير المشروع احترامه عند التفكير في جذب الراعي إلى أنشطة الفريق.

الخط السفلي

دور الراعي التنفيذي هو واحد من أهم أجزاء اللغز لنجاح مبادرات المشروع. يدرك مديرو المشروعات الناجحون مدى أهمية هذا الدور ويعملون على الحصول على دعم تنفيذي في المستوى المناسب والكثافة. إذا كان دور الراعي غائباً أو غامضاً ، فاخذ على عاتقك توظيف وتدريب الرعاة التنفيذيين لدعمك أنت وفريقك وشركتك لتحقيق النجاح.