5 عناصر رئيسية لمشروع ناجح

01 راعي مشروع ملتزم

راعي المشروع هو الشخص الرفيع المستوى في المنظمة الذي يملك ملكية المشروع. يتوقع راعي المشروع الملتزم أن ينجح المشروع ويفعل ما بوسعه لضمان نجاحه.

لدى راعي المشروع أربع مسؤوليات أساسية تتعلق بالمشروع. أولاً ، الراعي أبطال المشروع. هو أو هي يهتف لفريق المشروع علنًا وسرًا. ثانياً ، يدعم الراعي مدير المشروع. عندما يحتاج مدير المشروع إلى إزالة العقبات ، يقوم هو أو هي باستدعاء الراعي للحصول على المساعدة لأن الراعي لديه النفوذ التنظيمي لإنجاز الأمور. ثالثًا ، يقوم الراعي بمواءمة الموارد من خلال توفيرها مباشرة أو العمل مع أشخاص آخرين رفيعي المستوى للحصول على الموارد. عندما يكون الراعي بطلًا قويًا للمشروع ، فمن المرجح أن يساهم أقرانه في موارد كبيرة. رابعا ، يسهل الراعي اتخاذ القرارات. عندما يتعثر فريق المشروع ، يمكن للراعي التوسط في القرار أو اتخاذ القرار.

يبقى الراعي على اطلاع من خلال التواصل المستمر مع مدير المشروع. يعمل الاثنان معًا لتحديد متى يحتاج الراعي إلى التدخل وممارسة مسؤوليات الراعي بقوة أكبر لدعم مدير المشروع. على سبيل المثال ، قد يواجه مدير المشروع مشكلة في الحصول على معلومات من الإدارة المالية للمؤسسة. يستطيع راعي المشروع الاتصال بالمسؤول المالي الأول حول الموقف وطلب تحديد أولوية مهمة الحصول على المعلومات على المهام المنافسة.

02 أهداف واضحة ونطاق

قبل الانتهاء من العمل في المشروع أو حتى التخطيط له ، يجب على راعي المشروع تحديد أهداف المشروع ونطاقه. الأهداف هي الأشياء الكبيرة التي يفترض أن يحققها المشروع. شارك في مشروع تحسين البرامج ، على سبيل المثال. يستخدم قسم الموارد البشرية برنامج عمل معروفًا قابلاً للتخصيص لإدارة كشوف المرتبات. تريد المنظمة إضافة وحدة نمطية لإدارة التعلم. تتمثل أهداف المشروع في تخصيص برنامج إدارة التعلم وفقًا لاحتياجات المؤسسة التجارية ودمجها مع نظام كشوف المرتبات الحالي.

يحدد النطاق معلمات المشروع. متابعة مع مثال مشروع البرنامج ؛ يقتصر نطاق هذا المشروع على جلب نظام إدارة التعلم وإدماجه في نظام الرواتب. في كثير من الأحيان ، من المفيد تحديد الأشياء الخارجة عن نطاق لفهم ما هو في نطاقها. لهذا المشروع ، إضافة وحدات أخرى خارج النطاق. لا يمكن أن يأتي قسم المحاسبة إلى مدير المشروع ويطلب وحدات إعداد الفواتير أو حسابات القبض أو حسابات الدفع.

إضافة وحدة نمطية مرة واحدة تم تعريف المشروع يسمح نطاق زحف. يحرص رعاة المشروع الجيدون ومديرو المشروعات على مكافحة زحف النطاق ويحجمون عن إضافة نطاق منتصف المشروع. زيادة نطاق المشروع يزيد من حاجة المشروع إلى موارد مثل الوقت والمال. بالإضافة إلى ذلك ، فإن العمل على النطاق الإضافي يعرض جودة منتجات العمل للخطر.

03 مدير مشروع جيد

يخطط مدير المشروع للعمل وينظم الموارد لإنجاز المشروع. هذا الشخص هو الرابط بين راعي المشروع الذي يحدد الرؤية وفريق المشروع الذي ينجزها. حسب الاقتضاء وفي الوقت المناسب ، يجلب مدير المشروع أصحاب المصلحة لتقديم المدخلات.

عادة ما يكون لمديري المشاريع السمات التالية التي تساعدهم على تحريك المشروع:

• مديري المشاريع هم المخططين. يفكرون في تسلسل العمل ويعرفون ما الذي يجب أن يحدث بعد أن يكمل الفريق المهمة المنوطة به. إنها تضع خططًا جيدة ولكنها تعرف أيضًا متى يجب أن تكون مرنًا وأن تتحول عن الخطة.
• مديري المشاريع جديرة بالثقة. مع نجاحهم اعتمادًا على عمل الآخرين ، يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يثق الناس في نواياهم الجيدة وكفاءتهم. الثقة مهمة بشكل خاص في العلاقة بين مدير المشروع وراعي المشروع.
• يميل مديرو المشروعات إلى الانفتاح لأن الغالبية العظمى من عملهم تنطوي على التواصل.

إنهم يحاسبون الناس على التزاماتهم. هنا مثال. أخبر مشرف فريق المشروع مدير المشروع أن عضو الفريق يمكنه تكريس أربع ساعات في الأسبوع للمشروع. غاب هذا العضو في الفريق عن اجتماعين أسبوعيين على التوالي ولم يحرز أي تقدم بشأن المهام الموكلة إليه في هيكل توزيع العمل. بعد أول اجتماع ضائع ، التقى مدير المشروع مع عضو الفريق لمناقشة الغياب والمهل المحددة. وقال عضو الفريق إن لديه أولويات أكثر إلحاحا. اشتبه مدير المشروع في أن هذا غير صحيح ، لذلك بعد الاجتماع الثاني الذي تم تفويته ، التقى مدير المشروع بمشرف عضو الفريق. أخبرت المشرفة مدير المشروع أنها ستحرص على تغيير سلوك عضو الفريق.

04 أصحاب المصلحة المعنيين

أصحاب المصلحة في المشروع هم أشخاص لديهم مصلحة خاصة في نجاح المشروع ولكنهم ليسوا أعضاء في فريق المشروع. لا يفكرون في المشروع على أساس يومي مثل مدير المشروع أو أعضاء فريق المشروع ، لكنهم يريدون أن يكونوا في حلقة من القرارات الحاسمة والتقدم الشامل نحو أهداف المشروع.

لدى أصحاب المصلحة دوافعهم للبقاء على اطلاع بأنشطة المشروع ، ولكن تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية وضعهم في الحظيرة بطرق تقدم العمل نحو أهداف المشروع. في كثير من الحالات ، ينطوي القيام بذلك على توازن دقيق بين الحصول على الكثير من المدخلات والحصول على القليل جدًا من المدخلات. لا يمكن لأصحاب المصلحة التأثير في كل قرار. هذا من شأنه أن يعطل المشروع ويجعل كل قرار معركة. بالمقابل ، لا يمكن إغلاق أصحاب المصلحة لأن هناك جانبًا مهمًا من كل مشروع تقريبًا يرضي أصحاب المصلحة.

05 أعضاء فريق المشروع المخصص

أعضاء فريق المشروع ينجزون عمل المشروع. في كثير من الأحيان ، يتم تعيين أعضاء فريق المشروع في مشروع بالإضافة إلى واجباتهم العادية مما يعني أنه لا يوجد تخفيض في الأعمال الأخرى للتعويض عن العمل الإضافي الذي جلبه المشروع. يمكن لمديري المشاريع مساعدة أعضاء الفريق في التفاوض مع المشرفين عليهم بشأن هذه المشكلة ، لكن مدير المشروع لا يتحكم في المسؤوليات التي يتحملها أعضاء فريق المشروع خارج المشروع.

يعد تفاني أعضاء الفريق للمشروع قيمة للغاية. دون التفاني ، زلة المواعيد النهائية ، ومنتجات العمل ليست ذات نوعية جيدة. يتم تحفيز أعضاء الفريق المتفانين لتحقيق أهداف المشروع في الوقت المحدد ، في حدود الميزانية وتوقعات الجودة.