تنسيق نموذج لكتابة رسالة

عادةً ما يتم حجز خطاب مطبوع لأهم الاتصالات المهنية ذات الصلة بالوظيفة أو غيرها من الرسائل: خطابات التوصية ورسائل الغلاف ورسائل الاستقالة والمراسلات القانونية واتصالات الشركة وما إلى ذلك. للتأكد من أنك تعرف تنسيق الرسالة.

التنسيق السليم مهم بشكل خاص إذا كنت ترسل نسخة ورقية إلى المستلم بدلاً من رسالة بريد إلكتروني - فالحرف يحتاج إلى ملاءمة الصفحة بشكل صحيح وتبدو جيدة.

يشتمل نموذج الرسالة التالي على المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها عند كتابة خطاب ، إلى جانب النصح بشأن الخط المناسب والتحية والتباعد والإغلاق والتوقيع للمراسلات التجارية.

نموذج رسالة التنسيق

معلومات للتواصل (معلومات الاتصال الخاصة بك. إذا كنت تكتب على الورق ذي الرأسية التي تتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك ، فلست بحاجة إلى تضمينها في بداية الرسالة.)

اسمك

عنوانك

مدينتك ، الرمز البريدي للدولة

رقم تليفونك

عنوان بريدك الإلكتروني

تاريخ

معلومات للتواصل (الشخص أو الشركة التي تكتب إليها)

اسم

عنوان

شركة

عنوان

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

تحية (أمثلة تحية)

عزيزي السيد / السيدة. الكنية: (استخدم التحية الرسمية ، وليس الاسم الأول ، إلا إذا كنت تعرف الشخص جيدًا. إذا كنت لا تعرف جنس الشخص ، فيمكنك كتابة اسمه بالكامل. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "Dear Pat Crody" بدلاً من " عزيزي السيد كرودي "أو" عزيزتي السيدة كرودي. "لاحظ أن اسم الشخص يتبع دائمًا بنقطتين (:) في خطاب عمل ، وليس فاصلة. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، فلا يزال شائعًا (وآمنة) لاستخدام الطراز القديم "إلى من يهمه الأمر:").

جثة إلكتروني

يجب أن تقدم الفقرة الأولى من رسالتك مقدمة عن سبب كتابتك حتى يكون هدفك واضحًا منذ البداية.

ثم ، في الفقرات التالية ، قدم المزيد من المعلومات والتفاصيل المحددة حول طلبك أو المعلومات التي تقدمها.

يجب أن تكرر الفقرة الأخيرة من رسالتك سبب كتابتك وأن تشكر القارئ على مراجعة طلبك. إذا كان ذلك مناسبًا ، فيجب أن تطلب أيضًا بأدب استجابة مكتوبة أو عن فرصة لترتيب اجتماع لمناقشة طلبك.

إغلاق

تحياتي الحارة، (أمثلة ختامية)

التوقيع

التوقيع بخط اليد (للحصول على نسخة ورقية مطبوعة - استخدم الحبر الأزرق أو الأسود لتوقيع الرسالة)

توقيع مطبوع

رسالة نموذجية

هذا مثال إلكتروني. قم بتنزيل قالب الرسالة (متوافق مع محرّر مستندات Google و Word Online) أو انظر أدناه للحصول على مزيد من الأمثلة.

قم بتنزيل قالب الكلمات

نموذج رسالة (نسخة نصية)

نيكول توماس

35 شارع الكستناء

قرية ديل ، ويسكونسن 54101

555-555-5555

[email protected]

1 أغسطس 2018

جيسون أندروز

مدير

شركة LMK

53 شارع أوك ، شارع 5

قرية ديل ، ويسكونسن 54101

عزيزي جيسون ،

أنا أكتب لأستقيل من منصبي كممثل لخدمة العملاء ، اعتبارًا من 15 أغسطس 2018.

قررت مؤخرًا العودة إلى المدرسة ، ويبدأ البرنامج في أوائل سبتمبر. أقوم الآن بتقديم استقالتي حتى أتمكن من تقديم المساعدة لك قدر الإمكان أثناء الانتقال.

لقد استمتعت حقًا بوقتي في العمل معك ومع الآخرين في فريقنا في LMK. من النادر العثور على دور لخدمة العملاء يوفر الكثير من الفرص للنمو والتعلم ومثل هذا الفريق الإيجابي الملهم من الناس للنمو والتعلم.

أنا ممتن بشكل خاص لتوجيهاتك بينما كنت أفكر في تعزيز تعليمي. دعمك يعني الكثير بالنسبة لي.

الرجاء إخبارنا إذا كان هناك أي شيء يمكنني فعله لمساعدتك في العثور على البديل الخاص بي وتدريبه.

شكرا ، وأطيب التمنيات ،

نيكول توماس

إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني ، فإليك ما يجب تضمينه وكيفية تنسيق توقيعك.

نصائح لتنسيق رسالتك

• عند كتابة خطاب ، يجب أن تكون رسالتك بسيطة ومركزة ، بحيث يكون الغرض من رسالتك واضحًا.
• مساحة واحدة من خطابك وترك مسافة بين كل فقرة. غادر تبرير رسالتك.
• استخدم خطًا عاديًا مثل Arial أو Times New Roman أو Courier New أو Verdana. يجب أن يكون حجم الخط 10 أو 12 نقطة.
• اترك سطرًا فارغًا بعد التحية وقبل الإغلاق.
• يجب دائمًا طباعة خطابات الأعمال على ورق أبيض السندات بدلاً من الورق الملون أو القرطاسية الشخصية.

تحقق من وجود أخطاء التنسيق والأخطاء المطبعية

بمجرد كتابة خطاب عملك ، قم بتصحيحه (باستخدام التدقيق الإملائي) على الشاشة. ثم قم بطباعته وقراءته مرة واحدة على الأقل ، والتحقق من أي أخطاء أو الأخطاء المطبعية. (غالبًا ما يكون من السهل اكتشاف الأخطاء على نسخة مطبوعة).

كن على اطلاع دائم على أخطاء التنسيق ، مثل فقرتين لا توجد بينهما مسافة ، أو الأسطر التي تم وضع مسافة بادئة فيها بشكل غير صحيح. ثم قبل وضع رسالتك في مظروف ، لا تنس تسجيل الدخول فوق اسمك المكتوب باستخدام الحبر الأزرق أو الأسود.

إذا كنت تستخدم Microsoft Word أو برنامج آخر لمعالجة النصوص لكتابة رسالتك ، فهناك قوالب متوفرة يمكن أن تساعدك في تنسيق رسالتك بشكل صحيح. إليك المزيد من المعلومات حول قوالب خطابات Microsoft Word المجانية.

المزيد من رسائل كتابة المعلومات

تعتبر معرفة كيفية كتابة خطابات العمل مهارة أساسية ، لذا إليك عدة مقالات أخرى لك:

ابدأ بالأساسيات حول كيفية كتابة خطاب عمل باستخدام تنسيق عام ومراجعة قوالب رسائل الأعمال المختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إلقاء نظرة على أمثلة خطابات الأعمال المتعلقة بالتوظيف. راجع المزيد من التفاصيل حول التنسيق وألق نظرة على مثال آخر حول كيفية تنسيق خطاب العمل.

إذا كنت ترغب في التعلم من خلال النظر في الأمثلة ، فهناك العديد من أنواع خطابات العمل التي يمكنك الاختيار من بينها ، مثل خطابات الغلاف ، ورسائل الشكر للمقابلة ، ورسائل المتابعة ، وقبول الوظيفة ، ورسائل الرفض ، ورسائل الاستقالة ، ورسائل التقدير. ستجد كل تلك العينات والمزيد من نماذج خطابات العمل والتوظيف في هذه المراجعة لعينات الخطابات.

لا تتم طباعة جميع رسائل الأعمال وإرسالها بالبريد ، لذلك من المهم مراجعة هذه الإرشادات لرسائل البريد الإلكتروني الاحترافية وكتابة الرسائل.