كيف يحسن Chunking كفاءة العمل والإنتاجية

كمديرين ، نقضي الكثير من أيامنا في محاولة لتناسب المزيد من العمل في وقت أقل. تتمثل الاستجابة الشائعة للمهنيين المثقلين بالعمل على جميع المستويات في محاولة تعدد المهام عن طريق القيام بأنشطة متعددة في نفس الوقت. المشكلة هي أن تعدد المهام لا يعمل.

لماذا تعدد المهام ليس هو النهج الأكثر فاعلية في إنتاجية العمل

على سبيل المثال ، تخيل أنك تفريش أسنانك في الصباح ، تبدأ في التفكير في جدول أعمال اجتماع كبير في وقت لاحق من اليوم. لا يتطلب الأمر قدرًا كبيرًا من قدرة الدماغ على المعالجة لتنظيف أسنانك ، وقد تكون قادرًا بالفعل على التركيز على جدول الأعمال أثناء القيام ميكانيكياً بمهمة تنظيف الأسنان الصباحي.

ولكن ماذا عن مهمتين تتطلبان المزيد من قدرة عقلك؟ قد تتحدث على الهاتف أثناء تحضير الإفطار. قد تنجز كلتا المهمتين بشكل صحيح ، لكن فرصة حدوث أخطاء بسبب هفوات الانتباه كبيرة.

Chunking كبديل لتعدد المهام

"Chunking" يصف كيفية عمل استخدام الذاكرة البشرية. من المهم أن نتذكر هذا المفهوم ونحن ننظر في استكمال العديد من المهام في وقت واحد. في الواقع ، نحن نتحول بينهما بدلاً من القيام بها في نفس الوقت (على الرغم من أنه في حالة تفريش أسنانك ، قد يبدو أنها متزامنة).

تخيل أنك على الهاتف عندما يدخل شخص ما إلى مكتبك. يطلبون نصيحتك أو قرار سريع بشأن قضية ما. تتوقف عن الاستماع إلى الشخص الموجود على الهاتف لفترة وجيزة ، تفحص الملاحظة أمامك ، وتخبط الاستجابة ، وتعود إلى المكالمة الهاتفية. لم تقم بالنشاطين (مكالمة هاتفية ومحادثة شخصية) في نفس الوقت.

لقد قمت بالفعل بثلاث مهام بالتسلسل ؛ بدأت المكالمة الهاتفية ، وأجرت المحادثة الشخصية ، ثم استأنفت المكالمة الهاتفية. كما في مثال الفطور أعلاه ، كان من الممكن أن يكون لكلاهما أداء أفضل ، وفي وقت إجمالي أقل ، إذا كنت قد قمت بهما واحدة تلو الأخرى بدلاً من ذلك في نفس الوقت. والسبب هو أنه عندما تبدأ كل مهمة ، عليك التركيز عليها والبدء فيها.

لماذا وقت البدء في تعدد المهام غير فعال

عندما بدأت المكالمة الهاتفية ، كان عليك التفكير في الأمر والعثور على رقم الهاتف وإجراء المكالمة. عندما قاطعت ، كان عليك معرفة ما يريده منك شخص لكي تكون قادرًا على إعطائه قرارًا. أخيرًا ، عند استئناف المكالمة الهاتفية ، كان عليك أن تتذكر المكان الذي توقفت عنده. ربما كان عليك أن تقول ، "عفوًا ، آسف ، دخل شخص ما. ماذا كنت تقول؟"

كلما زاد عدد مرات البدء والتوقف التي تقوم بها خلال اليوم ، كلما زادت لحظات بدء التشغيل هذه التي تستهلك الوقت. هذه اللحظات هي وقت غير مثمر. إذا كان لديك تقرير يومي للتحضير ، فربما تكون لحظة بدء التشغيل قصيرة جدًا مقارنة بالتقرير الذي تفعله كل ثلاثة أشهر فقط. ومع ذلك ، إذا كنت تستعد لهذا التقرير وتعرضت للمقاطعة ، فلديك نفس المدة تقريبًا لبدء التشغيل في كل مرة.

دعنا نقول ، على سبيل المثال ، يمكنك كتابة تقرير في 30 دقيقة دون أي انقطاع. ومع ذلك ، قد يستغرق الأمر عدة ساعات في حالة ظهور مهام وانقطاعات غير مخطط لها على مدار اليوم. غالبًا ما لا يأتي هذا التأخير الكبير كثيرًا من الانقطاعات الفعلية نظرًا لأن الوقت المستغرق لإعادة تشغيل التقرير مرارًا وتكرارًا.

لماذا يجب أن تحاول القطع بدلا من تعدد المهام

حسنا ، في بعض الأحيان لديك لتعدد المهام. قد تكون وظيفتك مثل عملي ، فما هو أفضل من تعدد المهام؟ القطع أفضل.

Chunking هو مفهوم تقسيم يومك إلى قطع أكبر بدلاً من الرد على الانقطاعات المستمرة. كلما زاد الوقت الذي يمكنك تخصيصه لمهام محددة ، قل عدد لحظات بدء التشغيل ، وستتحسن كفاءتك بشكل متناسب. نظرًا لأنك لن تقضي الكثير من الوقت في لحظات بدء التشغيل ، سيكون لديك المزيد من الوقت ، وسوف تنجز المزيد. على سبيل المكافأة ، نظرًا لأنك ستتمكن من التركيز على المهمة الفردية المنوطة بك ، فستقوم بذلك بشكل أفضل.

كشريط جانبي ، اكتشف مديرو المشاريع منذ فترة طويلة قوة هذه التقنية وصمموا نسختهم الخاصة من "القطع" عبر عملية هيكل انهيار العمل.

كيف تبدأ مع Chunking في العمل

لذا ، كيف يمكنك البدء في تقطيع؟

• تبدأ صغيرة حتى تشعر به. اختر مهمة واحدة ، وربما تقريرك الأسبوعي.
• ضع جانبا 30 دقيقة تعرف أنها سوف يستغرق.
• أغلق بابك أو ضع لافتة كتب عليها "Genius في العمل" أو شيء من هذا القبيل ثم ركز على التقرير ولا شيء غير التقرير.
• تجاهل الهاتف.
• لا تحقق البريد الإلكتروني.
• فقط اكتب التقرير.

محاولة نفسه مع المكالمات الهاتفية واجتماعات الموظفين ، وغيرها من الأنشطة العادية. ركز ، خذ أيامك الطويلة ، وبعد أسابيع قليلة من التدريب ، ستشعر وستكون أكثر كفاءة.

الخط السفلي

لا تضيع الكثير من وقتك في محاولة متعددة المهام. بدلاً من ذلك ، اجعل نفسك أكثر فاعلية وأكثر إنتاجية عن طريق التكتل. في حين أن المصطلح محرج ، فإن المفهوم فعال.

تم التحديث بواسطة Art Petty