12 أشياء يجب على الموارد البشرية مراعاتها عند التعامل مع إجازة عائلية

مدفوع أم لا ، يأخذ 80٪ من الآباء إجازة عائلية بعد ولادة طفل. لذا ، بينما يكون الموظفون القريبون من الوالدين منشغلين في رسم دور الحضانة وقراءة "ما يمكن توقعه عندما تكون متوقعًا" ، يمكنك البدء في التخطيط لإجازة عائلية.

عندما يتعلق الأمر بإجازة عائلية ، يجب أن تغطي الموارد البشرية الكثير من القواعد. إنك ملزم قانونًا بالقيام ببعض الأشياء بينما يجب عليك القيام بأشياء أخرى من أجل الحفاظ على تدفق العمل ورعاية الموظفين الوالدين الجدد. عائلتك يترك المرجعية يجب النظر في هذه العناصر الاثني عشر.

تعرف على قواعد حول إجازة الأسرة

الولايات المتحدة هي واحدة من الدول الوحيدة في العالم التي لا تحتاج إلى إجازة أمومة أو أبوة مدفوعة الأجر ، لكن قانون الإجازة الطبية العائلية (FMLA) يتطلب منك تقديم إجازة غير مدفوعة الأجر لمدة 12 أسبوعًا للموظفين المؤهلين.

فهم هذا القانون وما يحق للموظفين الحصول عليه. على سبيل المثال ، لا يُطلب من الموظفين أخذ الـ 12 أسبوعًا بالكامل في جزء واحد ، بل يمكنهم قضاء الوقت بشكل متقطع.

الأمهات والشركاء وتبني الآباء جميعهم مؤهلون (على افتراض أنهم يستوفون المعايير). تعرف على هذا القانون ، وكذلك أي قوانين أخرى في ولايتك. يتم تبني المزيد من قوانين العمل بانتظام ، لذا فهي تدفع للبقاء على دراية بالقوانين في نطاق اختصاصك.

اكتب سياسة رسمية حول الإجازة العائلية

توثيق سياسة الشركة بشأن الإجازة العائلية. نعم ، عليك الالتزام بالقوانين ، ولكن يمكن لشركتك تحديد تفاصيل أخرى. فكر في هذه الخيارات عندما تفكر في إجازة عائلية.

• هل ستقدم إجازة مدفوعة الأجر لإجازة عائلية؟ لا يشترط القانون الفيدرالي ، ولكن هناك العديد من الفوائد للقيام بذلك. زادت Google من الاحتفاظ بالأمهات الجدد بنسبة 50٪ من خلال توفير وقت إضافي مدفوع قليلاً. إذا كنت تقدم إجازة مدفوعة الأجر ، فذكر على وجه التحديد مقدار الوقت المتاح والموظفين المؤهلين. على سبيل المثال ، يتلقى الموظفون بدوام كامل قيمة x ، لكن الموظفين غير المتفرغين غير مؤهلين.
• هل ستستغرق إجازة الأسرة المدفوعة الأجر بالتزامن مع وقت FMLA؟ إذا حصل الموظفون على إجازة مدفوعة الأجر مدتها أسبوعين ، فعليك تحديد ما إذا كان ذلك الوقت سيعمل بشكل منفصل أو متزامن مع وقت FMLA. إذا تم تشغيله بشكل منفصل ، فقد يستغرق الموظفون 14 أسبوعًا. إذا تم تشغيله بشكل متزامن ، فيجب عليك ببساطة دفع أجر للموظف خلال أسبوعين من 12 أسبوعًا يحق لهم الحصول عليها من خلال FMLA.

• هل لديك خطة عالمية لإجازة عائلية؟ إذا عرضت فترة إجازة مدفوعة الأجر للموظفين ، فقرر ما إذا كان كل والد سيتلقى نفس مبلغ الإجازة بالضبط أو ما إذا كانت المواقف المختلفة ستتلقى معاملة مختلفة. على سبيل المثال ، هل يجب أن تتلقى الأمهات إجازة مدفوعة الأجر لمدة أسبوعين ، لكن يتقاضى الوالدان بالتبني أو الشركاء غير الوالدين أسبوعًا واحدًا مدفوع الأجر؟ الأمر متروك للشركة ، لكن اكتب سياسة الإجازة العائلية بحيث يتم التعامل مع المواقف المماثلة باستمرار.

تنسيق العمل من أجل إجازة عائلية

تأكد من أن المديرين يعملون مع الموظفين قبل وقت طويل من إجازة الأسرة لتنسيق العمل أثناء رحيل الموظف. احصل على كل التفاصيل التي تمت تغطيتها ، واضغط على إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى زميل في العمل (إذا لزم الأمر).

هذا سوف يقلل من الضغط على زملاء العمل ويزيل الاختناقات المحتملة. يمكن للمديرين العمل مع فريقهم لتدريب المسؤوليات ، وهو أمر مفيد ليس فقط لقضاء إجازة عائلية ولكن أيضًا عند فقد موظف لأسباب أخرى.

تذكر خصوصية الموظف عن الإجازة العائلية

لا يريد الجميع من الشركة بأكملها أن تعرف أنها تتوقع أو أنجبت طفلاً. في الواقع ، ليس مطلوبًا من الموارد البشرية حتى إخبار المديرين على وجه التحديد عن سبب خروج موظف في FMLA (رغم أنهم سيعرفون على الأرجح سبب اختفاء الموظف الحامل الواضح فجأة لبضعة أسابيع).

فكر في كيف ناقش الموظف الحمل بصراحة مع زملاء العمل ويتصرف باحترام. إذا كان الموظف يرغب في تعميم صور المولود الجديد على موقع الشركة الاجتماعي ، أو على Facebook أو عبر البريد الإلكتروني ، فسيكون رائعًا. لكن أنت لا ينبغي أن تفعل ذلك.

جعل الفوائد يمكن الوصول إليها

الفوائد مهمة أثناء الحمل والولادة ، وعدم وجودها أو الارتباك حولها يولد ضغطًا على الموظفين. يريد جميع الموظفين تقريبًا التواصل مع الفوائد المخصصة لأحداث الحياة. في حين أنه من المستحيل التنبؤ بالاحتياجات الصحية ، فمن المؤكد أنه من الأسهل توقعها عندما يتوقع شخص ما طفلًا.

إنه خط رفيع يجب السير فيه ، ولكنه يقدم أكبر قدر ممكن من المساعدة دون احترام خصوصية الموظف. على سبيل المثال ، من غير المناسب أن تخبر الموظفة الحامل أن مزود الرعاية الصحية لديه خط ساخن لدعم التمريض ما لم يطلب ذلك على وجه التحديد.

ليس لديك أي فكرة عن الخيارات التي سيتخذونها لأطفالهم ، لكن لا يزال بإمكانك المساعدة بتذكيرهم بأن برنامج مساعدة الموظفين (EAP) لديه موارد دعم جيدة.

امتلك نظامًا آمنًا عبر الإنترنت حيث يمكن للموظفين الوصول إلى تفاصيل حول المزايا أو منح الموظفين نسخًا من الأوراق الورقية المطبقة. قم بتوجيه الموظفين إلى الأماكن التي يمكنهم فيها البحث والبحث عن إجابات كلما كان ذلك ممكنًا. ينتج عن هذا قدر أقل من العمل لك ويمكّنهم من التنقل واستكشاف الفوائد بمفردهم ، مع احترام خصوصيتهم.

توفير المرونة

الناس يريدون المرونة ولكن رسم الخطوط اللازمة. اللا يجعل لقب الوالد الجديد من المقبول للعاملين بدوام كامل 25 ساعة في الأسبوع فقط. قد لا يكون من المعقول بالنسبة للموظفين إحضار مولودهم الجديد إلى العمل طوال الوقت. قد لا تكون صفقة كبيرة إذا وصلت إيريكا في الساعة 9:15 صباحًا أثناء تحديد جدول مواعيد الرعاية النهارية.

يمكن أن تساعد المرونة الموظفين على التكيف مع مسؤوليتهم الجديدة. يجب أن يكون لدى الموظفين فريق من الأشخاص الذين يدعمونهم في العمل ، كما أن تقديم ساعات مرنة يوضح دعمكم.

تجد بعض الشركات أنه من المفيد للطرفين السماح للعاملين بالعودة ببطء إلى العمل. إن السماح للموظفين بالعودة بدوام جزئي لبضعة أسابيع بعد الإجازة العائلية يمنحهم خيار جمع الأموال دون التعرض للإرهاق. كما أنه يخفف من عبء وجود موظف خارج المكتب.

إذا كان الموظفون يستخدمون كل وقتهم في FMLA لكنهم لا يزالون بحاجة إلى مزيد من الوقت لاستعادة عافيتهم ، فحاول تمديده بوقت إجازة غير مدفوع. إذا لم يكن الموظفون مؤهلين للحصول على FMLA (ووفقًا لدعاة الإجازة الوالدية مدفوعة الأجر ، فإن 40٪ من موظفي الولايات المتحدة ليسوا مؤهلين) ، حاول استيعابهم على أي حال.

إنشاء خطة للطوارئ

قد تستفيد الشركة أيضًا من المرونة إذا طلب تغيير الوظيفة قبل أو بعد أن يأخذ الموظف إجازة والدية. على سبيل المثال ، قد يرغب أحد الوالدين في تقليص عدد ساعات العمل أو تبديل بعض (أو كل) وقت العمل إلى العمل عن بُعد للبقاء في المنزل مع طفله الجديد.

أنت ملزم قانونًا فقط باستعادة وضع يتسم بالمساواة في الأجر ، والمزايا ، والهيبة للموظف العائد من FMLA ، ولكن قد يعمل الموظفون بشكل أكثر فعالية إذا تم إجراء تعديلات إضافية.

لا تستطيع جميع الشركات تحمل هذه التغييرات ، لكن في بعض الأحيان تكون أماكن الإقامة ممكنة. بعض الآباء يرغبون في تغيير خطة عملهم بعد الولادة وقد يقطعون العمل عن خطتهم بالكامل. ولا تفترض أن الوالدين فقط هم من سيختارون ترك القوى العاملة وراءهم.

النظر في التغييرات فائدة الموظف

مع كل الإثارة لطفل جديد ، قد ينسى الموظفون أن باقة الفرح الجديدة تعتمد أيضًا على حاجتهم إلى الإضافة إلى خطط التأمين الصحي الخاصة بهم. ذكّر الموظفين بالتواريخ والنوافذ حيث يمكنهم ويحتاجون إلى تغيير انتخاباتهم.

تغييرات المزايا الأخرى التي يجب مراعاتها تتعلق بإجازات الموظفين. أثناء إجازة FMLA غير مدفوعة الأجر ، لن يحصل الموظفون على راتب. كيف سوف يدفعون مقابل أقساط فوائدهم؟

تحتاج إلى اتخاذ قرارات بشأن العديد من الأمور الأخرى المتعلقة بالسياسة لكتيب الموظف والتنفيذ.

• قرر ما إذا كان الموظفون سيستمرون في الحصول على إجازة خلال إجازتهم. إذا لم تتراكم ، فضع ذلك في الاعتبار عند حساب إجازة أو ضبط هذه الإجازة في برنامج إجازة الشركة.
• إذا كان الموظفون لن يعودوا بعد الولادة ، فاستفاد من وقت الإجازة على الراتب النهائي إذا كان هذا منصوص عليه في سياسة الشركة الخاصة بالإجازات.
• تحقق من سياسة الإجازة لتحديد ما إذا كان يمكن للموظفين إلحاق أي وقت عطلة مستحقة على الإجازة الوالدية أو وقت FMLA الذي يستغرقونه بالفعل.

يجب تضمين كل هذه التفاصيل في سياسات إجازتك. إذا لم تكن كذلك ، فأضفها حتى تتم معاملة كل موظف على قدم المساواة.

تكون حساسة

في بعض الأحيان ، لا تشكل ولادة الطفل حدثًا احتفاليًا في حياة الناس. يحدث الحمل غير المخطط له. حالات الإجهاض المتأخرة ووفيات الرضع مدمرة. يمكن للموظف اختيار وضع طفله للتبني أو إنهاء الحمل. اقترب من أي من هذه الحالات بحساسية واحترام.

العمل مع الموظف ومدير الموظف للتعامل بحساسية مع الانتقال إلى العمل. أيضًا ، ضع في اعتبارك بعض المواقف (مثل الإجهاض) في سياسة الفجيعة للشركة.

أحداث الحياة المؤلمة صعبة للموظفين ولكنها صعبة أيضًا للأشخاص في العمل الذين يهتمون بهم. فكر في الطريقة التي تستطيع بها الشركة معالجة هذه المواقف بحساسية (وبشكل خاص).

احتفل

سوف تذكر لفتة صغيرة لطيفة من المنظمة الموظفين أن لديهم فريقًا من زملاء العمل يهللونهم في المكتب. انتظر بضعة أيام بعد الولادة للتأكد من أن كل شيء على ما يرام ، ثم أرسل بعض الزهور ، أو بطاقة ، أو حلوى. فكر فيما سيقدره ذلك الموظف ، وحاول تفرد هذه الإيماءة.

التفكير في أماكن ما بعد الطفل

بالنسبة للعديد من الشركات ، لا تنتهي استحقاقات الوالدين عندما تنتهي إجازة الأسرة. النظر في ما أماكن الإقامة الموظفين سوف تحتاج أو نقدر. يتطلب قانون معايير العمل العادل (FLSA) من الشركات تزويد الأمهات المرضعات بوقت استراحة وفي مكان ما خاص للتعبير عن حليب الأم.

من المحتمل أن يحتاج الأهل العاملون الذين لا يملكون شريكًا في المنزل إلى رعاية الأطفال - والتي تعد أكبر بند في الميزانية للعائلات الأمريكية. في المتوسط ​​، تنفق العائلات الأمريكية 9،589 دولارًا سنويًا على رعاية الأطفال حتى 28353 دولارًا لمقدمي الرعاية في المنزل.

النظر في فوائد إضافية للموظفين

فكر في إنشاء نوع من مزايا رعاية الطفل للموظفين مثل تكاليف الدعم أو حتى توفير خيارات رعاية الأطفال في الموقع أو القريبة من العمل. يقول ثلاثة وثمانون في المائة من الموظفين الذين يتمتعون بمزايا رعاية الأطفال أن هذا يساعدهم في تقليل التوتر وزيادة التوازن بين العمل والحياة.

عندما يتعلق الأمر باستحقاقات رعاية الأطفال ، فإن الموظفين سيقدرون المساعدة ، والحد الأقصى هو كيف يمكنك أن تتعامل بطريقة مبتكرة مع الفوائد (وما تستطيع الشركة تحمله واستيعابه).

ساعد الموظفين في الحصول على إجازة عائلية مريحة - غير مرهقة - مع الحرص على رعاية الشركة بشكل كافٍ أثناء رحيلهم وعند عودتهم.

اتبع القواعد ووضع مبادئ توجيهية لضمان الامتثال والمعاملة العادلة لجميع الموظفين الذين يأخذون إجازة عائلية.

تغييرات كبيرة في حياة الموظفين مثيرة وانتقال للجميع. مع القليل من التخطيط ، يمكنك التنقل بين إجازات العائلة بسهولة.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis صحافية للعلامات التجارية وداعية لمحترفي الموارد البشرية ذوي التأثير العالي. تقوم بالبحث والتحليل والكتابة لتشجيع الموارد البشرية على تحقيق أقصى استفادة من مبادراتها.