أفضل تنسيق لرسالة الأعمال

خطاب العمل هو مستند رسمي غالبًا ما يتم إرساله من شركة إلى أخرى أو من شركة إلى عملائها وموظفيها وأصحاب المصلحة ، على سبيل المثال. تستخدم خطابات العمل للمراسلات المهنية بين الأفراد أيضًا. على الرغم من أن البريد الإلكتروني قد تولى أكثر أشكال المراسلات شيوعًا ، إلا أن خطابات الأعمال المطبوعة لا تزال تستخدم في العديد من أنواع المراسلات المهمة والخطيرة ، بما في ذلك الرسائل المرجعية والتحقق من التوظيف وعروض العمل والمزيد.

يمكن أن تكون كتابة رسالة أعمال فعالة مصقولة مهمة سهلة المتابعة ، طالما أنك تلتزم بالقواعد الموضوعة للتخطيط واللغة. أدرك أن المستلم يقرأ قدرًا كبيرًا من المراسلات على أساس منتظم وسيفضل الرسائل التي يتم تنفيذها جيدًا والتي تكون خالية من الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية. هناك قاعدة جيدة للتجربة تتمثل في تدقيقها مرتين ثم مراجعة زميل لها للتأكد من عدم تفويت أي شيء.

أقسام رسالة الأعمال

يجب أن يلتزم كل قسم من رسالتك بالتنسيق المناسب ، بدءًا من معلومات الاتصال الخاصة بك وتلك الخاصة بالمستلم ؛ تحية؛ نص الرسالة ؛ إغلاق؛ وأخيرا ، توقيعك.

تنسيق رسالة الأعمال

فيما يلي تنسيق خطاب الأعمال التقليدي ، مع نصائح حول كيفية تأطيرها استنادًا إلى علاقتك مع القارئ وما هي النتيجة المرجوة.

معلومات الاتصال الخاصة بك:

اسمك

المسمى الوظيفي

شركتك

عنوانك

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

رقم تليفونك

عنوان بريدك الإلكتروني

تاريخ

معلومات اتصال المستلم:

أسماؤهم

لقبهم

شركتهم

عنوان الشركة

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

التحية:

• استخدم "لمن يهمه الأمر" ، إذا لم تكن متأكدًا من الذي تتوجه إليه.
• استخدم التحية الرسمية "عزيزي السيد / السيدة / د. اسم العائلة ، "إذا كنت لا تعرف المستلم.
• استخدم "عزيزي الاسم الأول" فقط إذا كانت لديك علاقة غير رسمية مع المستلم.

الجسم

أساسيات التنسيق:

• استخدم الأسطر المفردة ذات مسافة مضافة بين كل فقرة ، بعد التحية ، وفوق الإغلاق.
• اليسار يبرر رسالتك (مقابل الهامش الأيسر).

ضرب النغمة الصحيحة:

اجعل الغرض من رسالتكم واضحًا من خلال لغة بسيطة ومستهدفة ، مع الحفاظ على فقرة الافتتاح موجزة. يمكنك أن تبدأ بـ "أنا أكتب بالإشارة إلى …" ومن هناك ، قم فقط بالتواصل مع ما تحتاج إلى قوله.

يجب أن تتضمن الفقرات التالية معلومات تعطي القارئ فهمًا كاملاً لهدفك (أهدافك) مع تجنب الجمل المتعفنة والكلمات الطويلة بلا داعٍ. مرة أخرى ، اجعلها موجزة للحفاظ على انتباههم.

إذا كانت نيتك هي إقناع المستلم بطريقة ما ، سواء كان ذلك لاستثمار الأموال أو إعطاؤك مرجعًا أو استئجارك أو شراكة معك أو إصلاح مشكلة أو إنشاء قضية مقنعة لسببك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في أن يرعى القارئ حدثًا خيريًا ، فحدد أي تداخل مع الأهداف الخيرية لشركته. اقنع القارئ بأن مساعدتك ستكون مفيدة للطرفين ، وستزيد من فرصك في الفوز بدعمها.

الحفاظ على الفقرة الختامية إلى جملتين. كرر ببساطة سبب كتابتك وشكر القارئ على النظر في طلبك.

على مقربة مجاني:

بعض الخيارات الجيدة لإغلاقك تشمل:

• مع الاحترام لك،
• تفضلوا بقبول فائق الاحترام،
• وديا،
• باحترام،

إذا كانت رسالتك أقل رسمية ، ففكر في استخدام:

• أتمنى لك كل خير،
• الأفضل،
• شكرا لكم،
• مع تحياتي،

التوقيع:

اكتب توقيعك أسفل الإغلاق واترك أربع مسافات فردية بين الإغلاق واسمك الكامل المكتوب والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وأي معلومات اتصال أخرى تريد تضمينها. استخدم التنسيق أدناه:

توقيعك المكتوب بخط اليد

الاسم الكامل المكتوب

عنوان

مثال رسالة الأعمال

يمكنك استخدام نموذج خطاب الأعمال هذا كنموذج. قم بتنزيل القالب (متوافق مع محرّر مستندات Google و Word Online) ، أو اقرأ النسخة النصية أدناه.

قم بتنزيل قالب الكلمات

مثال رسالة الأعمال (نسخة نصية)

اسمك

المسمى الوظيفي

شركتك

عنوانك

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

رقم تليفونك

عنوان بريدك الإلكتروني

تاريخ

اسم المستلم

عنوان المستلم

شركة مستلم

عنوان شركة المستلم

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

عزيزي السيد / السيدة. الكنية،

أود أن أدعوكم لحضور حدث التواصل المهني لقسم الفنون الليبرالية القادم. سيعقد الحدث بعد ظهر يوم 1 فبراير 20XX. نود أن نوفر لكبار السن المتخرجين فرصة للقاء قادة الأعمال في المنطقة الذين قد يبحثون عن وظائف جديدة يحملون شهادات في الفنون الحرة.

سيتم عقد هذا الحدث في مركز كوكس للطلاب بجامعة نورث ستيت ويستمر حوالي ساعتين إلى 3 ساعات. إذا كان لديك اهتمام بحضور أو إرسال ممثل عن الشركة لمقابلة طلابنا ، فالرجاء إخبارنا بذلك في أقرب وقت ممكن ويمكنك حجز طاولة لك.

شكرا على وقتك وآمل أن أسمع منك قريبا.

باحترام،

توقيعك (رسالة مطبوعة)

اسمك المكتوب

المسمى الوظيفي

إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني ، فسيكون توقيعك مختلفًا قليلاً. بدلاً من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في عنوان الرسالة ، ضعها أسفل توقيعك. فمثلا:

إرسال بريد إلكتروني الأعمال

تفضلوا بقبول فائق الاحترام،

الاسم الاول الاسم الاخير

عنوان

عنوانك

رقم تليفونك

عنوان بريدك الإلكتروني

قم بتضمين الموضوع الذي تكتب عنه في سطر الموضوع في البريد الإلكتروني ، بحيث يكون القارئ واضحًا بشأن سبب إرسال الرسالة.

نصائح لكتابة رسالة الأعمال

يمكنك العثور على مزيد من النصائح التفصيلية في هذه الإرشادات حول كيفية كتابة خطاب عمل ، بما في ذلك اختيار الخط وتحديد الهوامش وتنسيق رسالتك بشكل صحيح.

من المفيد دائمًا إلقاء نظرة على الأمثلة للحصول على أفكار للمراسلات الخاصة بك. راجع نماذج الخطابات ، بما في ذلك خطابات الغلاف ومقابلات شكر الرسائل ورسائل المتابعة وقبول الوظيفة وخطابات الرفض وخطابات الاستقالة ورسائل التقدير والمزيد من عينات خطابات العمل والتوظيف.