العمل في الفرق: ما هو الغرض من الفريق؟

الغرض من إنشاء فرق العمل هو توفير إطار عمل يزيد من قدرة الموظفين على المشاركة في التخطيط وحل المشكلات واتخاذ القرارات لخدمة العملاء بشكل أفضل. زيادة المشاركة تعزز:

• فهم أفضل للقرارات
• المزيد من الدعم والمشاركة في خطط التنفيذ
• زيادة المساهمة في حل المشكلات واتخاذ القرارات
• مزيد من ملكية القرارات والعمليات والتغييرات
• المزيد من القدرة والاستعداد للمشاركة في تقييم الأداء وتحسينه

لكي تتمكن الفرق من أداء دورها المقصود المتمثل في تحسين الفعالية التنظيمية ، من الأهمية بمكان أن تتطور الفرق إلى وحدات عمل تركز على هدفها أو مهمتها أو سبب وجودها.

في كثير من الأحيان ، عندما يتم تعيينك أو ترقيتك إلى دور قيادي ، يكون الفريق موجودًا بالفعل. يجب عليك تكييف أفكارك وخططك لتلائم معارف ومهارات وقدرات الفريق الحالي.

لكن في بعض الأحيان ، تحصل على إنشاء فريق خاص بك. يمكن أن يحدث ذلك في المشاريع الخاصة عندما تقوم بسحب أشخاص من أقسام مختلفة ، أو عند إنشاء قسم جديد.

إذا كنت في وضع يتيح لك إنشاء فريق من نقطة الصفر (أو تتاح لك الفرصة لإضافة عدد الموظفين إلى مجموعة موجودة) ، فإليك كيفية إنشاء أفضل فريق ممكن.

6 خطوات في تشكيل فريق عمل حول الهدف

1. تحديد بوضوح المهمة في متناول اليد

إذا كانت مهمتك غامضة ، فسوف تجد صعوبة في معرفة المهارات التي تحتاج إليها. من المحتمل أن تميل إلى الدخول مباشرة وتوظيف أشخاص يتمتعون بالمهارات العامة التي تناسب إدارتك بشكل عام. (أحتاج إلى تسويق الأشخاص. أحتاج إلى المبدعين.)

ولكن لإعادة صياغة القول المأثور ، والتأجير على عجل ، التوبة في أوقات الفراغ. إذا بدأت مع الأشخاص الخطأ ، فستندم على ذلك. لمعرفة من تحتاج ، حدد المهمة أو الأهداف التي سيحتاج فريقك إلى تحقيقها بوضوح.

2. تحديد المهارات اللازمة

تحتاج إلى تحديد المهارات اللينة وكذلك المهارات الصعبة التي تحتاجها. هل سيحتاج الموظف إلى توصيل النتائج والتقدم إلى الإدارة العليا؟ هل هناك المهارات التي تحتاجها والتي لن تكون واضحة دون التفكير الجاد؟ على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بتكوين فريق لتطبيق نظام برمجيات جديد ، فمن الواضح أنك بحاجة إلى مبرمجين.

لكنك تحتاج أيضًا إلى شخص يمكنه التحدث إلى المستخدمين النهائيين للحصول على فهم واضح لاحتياجاتهم الحقيقية. أنت بحاجة إلى مدرب يتفهم الجانب الفني لنظام البرنامج الجديد ويمكنه شرحه لغير الأشخاص الفنيين.

إذا كنت تعرف أنك بحاجة إلى عمال فائقين ومستقلين ، فأنت تعلم أنك تحتاج أيضًا إلى شخص يمكنه الجمع بين هؤلاء العمال المستقلين. بالطبع تفعل. (هذا هو عمومًا منصب المدير أو قائد الفريق ، ولكن معرفة القيود الخاصة بك أمر حاسم لنجاح بناء الفريق.)

3. التعرف على الناس

إذا كنت ترغب في بناء فريق داخلي ، لديك مزايا وعيوب. المزايا هي أنك تعرف بالفعل الأشخاص الذين تختارهم. أنت تعرف نقاط قوتها وضعفها. أنت تعرف من هو جيد في العمل الفني. أنت تعرف من هو المبدع. أنت تعرف من هو الأزيز. أنت تعرف من يمكنه بيع مكعبات الثلج في عاصفة ثلجية قوية.

العيوب هي أنه يجب عليك سحب الفريق من موظفيك الحاليين ، لذلك لا يمكنك إصلاح أي نقاط ضعف موجودة بالفعل في أعضاء فريقك المحتملين. عليك أن تتعامل مع سياسة سحب شخص ما من موظفي مجموعة أخرى. لا يمكنك تجاهل حقيقة أنه يمكنك إتلاف العلاقات إذا قمت بسرقة الكثير من أفضل الأشخاص من الإدارات الأخرى.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تعرف أن جون هو أفضل شخص ممكن ، ولكن جون ليس لديه مصلحة في أن يكون في فريقك ، أو أن مدير جون لن يسمح له بالانضمام. قد تجد الجمع بين فريق داخلي محبط للغاية.

إذا كان عليك أن توظف من الخارج ، عليك أن تفكر طويلا في الميزانيات. في بعض الأحيان تميل إلى رمي كل أموالك في توظيف النجم ، ولكن بعد ذلك يجب عليك توظيف أشخاص من مستوى المبتدئين لجميع الوظائف الأخرى. قد لا يوازن نجمك.

في أحيان أخرى ، قد تعتقد أن أفضل طريق هو استئجار مساعدة رخيصة والحصول على أكبر عدد ممكن من الناس لأصغر الرواتب الممكنة. أنها لا تعمل أيضا.

بينما يتعين عليك العمل في حدود ميزانيتك ، فقد ترغب في استئجار نجم ، أو قد تحتاج إلى مجموعة كاملة من النحل العامل. أعط من توظفه دراسة متأنية.

4. تأجير في الترتيب الصحيح

لا توظف المساعد الإداري أولاً. قد تفكر ، "حسنًا ، سأخرج هذا من الطريق". لكن مهمة الإدارة هي مساعدة بقية الفريق ودعمهم. إذا قمت بتعيين هذا الشخص أولاً ، فأنت بحاجة إلى العثور على أشخاص إضافيين يمكن أن تعمل معهم ، بدلاً من العكس.

ابدأ بأكبر شخص لديك ، أو الشخص الذي ترغب في قيادة الفريق ، ثم اعمل مع بقية أعضاء الفريق من هذا الاستئجار. تريد أن يساعدك أكبر شخص لديك في التوظيف الإضافي - داخليًا أو خارجيًا.

5. ممارسة الصدق في التوظيف الخاص بك

لا تمجد فضائل العمل في هذا الفريق. تحتاج إلى ذكر التحديات بأمانة للموظفين المحتملين. على سبيل المثال ، قد تقول: "سننفذ نظام برامج جديد. سوف تعمل بجد وتضع ساعات طويلة. سنواجه إعاقة من كبار المديرين ، وسأناضل من أجل الفريق ، لكن سيكون الأمر صعبًا ".

بهذه الطريقة ، ستحصل على الموظفين الذين يعرفون ما يمكن توقعه. لا تكذب وأقول إن مهمة الفريق هي مجموعة من الورود إلا إذا كنت تعتقد حقًا أن هذه هي الطريقة التي سيؤدي بها عمل الفريق. ستفقد أفضل أعضاء الفريق الذين سيشعرون كما لو أنك خدعتهم.

6. تذكر لإدارة

بمجرد أن تجمع فريقك معًا ، يجب عليك تشغيله. الفرق الكبيرة نادرا ما تعمل بشكل جيد دون قائد عظيم. هذا هو عملك. تأكد من أنك تعمل على جعل الفريق متماسكًا ويعمل بجد. لا تسأل منهم أكثر مما تطلبه من نفسك.

إذا كنت تدير قائد الفريق ، ينطبق الأمر نفسه. يجب عليك تسجيل الوصول وفقًا لجدول زمني مخطط له مسبقًا لضمان بقاء الفريق على المسار الصحيح. إذا لم يكن الأمر كذلك ، اعمل مع قائد الفريق لإعادة تجميع صفوفك والمضي قدمًا.

إذا اقتربت بعناية من تشكيل فريق معًا باستخدام هذه الخطوات الست ، فستكون لديك فريق رائع ومشروع ناجح. سوف تتعلم مؤسستك من نجاحها ، وستعزز فرق العمل الأخرى في مؤسستك. هذه هي النتيجة التي تسعى إليها عندما تقوم بتكوين فرق ناجحة.

------------

سوزان لوكاس صحافية مستقلة متخصصة في الموارد البشرية. ظهرت أعمال سوزان في منشورات الملاحظات بما في ذلك فوربس ، سي بي إس ، بيزنس إنس ص وياهو.