كيف تكتب خطة إدارة المشروع

خطة إدارة المشروع هي وثيقة تحدد كيف سيعمل الفريق على المشروع. يصف دورة حياة المشروع ويغطي كيفية تنفيذ العمل ومراقبته والتحكم فيه ثم إغلاقه رسميًا.

تعتبر خطة إدارة المشروع مصطلحًا عامًا لجميع الخطط الفرعية التي ستنتجها للمشروع. يمكننا تعريف خطة إدارة المشروع على أنها كل ما تمت تغطيته في هذه الخطط:

• خطة إدارة المتطلبات
• خطة إدارة النطاق
• خطة إدارة الجدول الزمني
• خطة إدارة الجودة ، إذا كان لديك واحدة
• خطة إدارة التكلفة
• خطة إدارة المخاطر (والتي يجب أن تشير إلى سجل المخاطر الخاص بك)
• تغيير خطة الإدارة
• خطة إدارة المشتريات ، إذا كنت بحاجة إلى واحدة للمشروع
• خطة إدارة التهيئة ، مرة أخرى ، فقط إذا كنت تخطط لكتابة واحدة: قد لا تشعر أنه من الضروري لمشروعك
• خطة إدارة الموارد البشرية

تتضمن خطة إدارة المشروع أيضًا معلومات مهمة حول خطوط الأساس للمشروع ، خاصة بالنسبة للنطاق والجدول الزمني. يمنحك هذا خطًا في الرمال يمكنك الرجوع إليه حتى تتمكن بسهولة من رؤية ما الذي تغير عندما أغلقت المشروع أخيرًا وقارن بين المخطط والأداء الفعلي.

بعد قولي هذا ، توجد خطة إدارة المشروع كوثيقة في حد ذاتها. إليك ما يجب تضمينه وكيفية الرجوع إلى تلك الأقسام الأخرى.

كتابة وثيقة خطة إدارة المشروع

ابدأ وثيقتك باسم المشروع والتاريخ. استخدم قالبًا من مكتب إدارة المشاريع إذا كان لديك واحد ، لحفظ الحاجة إلى البدء من نقطة الصفر.

ثم قم بتضمين هذه الأقسام:

العتبات وخطوط الأساس: حدد كيفية إدارة خطوط الأساس للجدول الزمني للمشروع ونطاقه وتكلفته ونوعيته. حدد الفروق المقبولة للتخطيط (على سبيل المثال ، +/- 10 في المئة) وماذا ستفعل إذا بدا أنها ستنتهك. ربما تكون قد وثقت هذه بالفعل في ميثاق المشروع الخاص بك.

الحكم: حدد مراجعات المشروع ، ومراجعات النظراء ، وغيرها من تدابير الحوكمة التي ستطبقها وأنت تمر في دورة حياة إدارة المشروع. كحد أدنى ، يجب عليك تضمين تسجيل الخروج الرسمي في نهاية كل مرحلة. هذا هو أحد أدوار راعي المشروع. يمكنك أيضًا وضع تفاصيل حول مراجعات الجودة التي ستجريها إذا كان ذلك مناسبًا لمشروعك.

قرارات المنهجية: يعد هذا مكانًا جيدًا لتدوين أجزاء منهجية إدارة المشروع التي قررت عدم تنفيذها لأنها غير ملائمة. على سبيل المثال ، يمكنك الإشارة هنا إلى أنك لن تقوم بتنفيذ خطة إدارة المشتريات لأنه لا توجد عمليات شراء مطلوبة لمشروعك.

أي شيء آخر: لا تقتصر على هذه العناوين. قم بتضمين أي شيء آخر تعتقد أنه قد يكون ذا صلة بتخطيط المشروع ، مثل الروابط بالمشروعات الأخرى في الشركة ، والعوامل الخارجية التي قد تؤثر على التخطيط الذي ترغب في لفت انتباه شخص آخر وما إلى ذلك.

الخطط الفرعية

إذا قمت بدمج جميع مستندات المشروع الخاصة بك في واحدة ، فسيكون ذلك بمثابة خطة ضخمة لإدارة المشروع. من الأفضل تضمين روابط (أو على الأقل وصف لمكان وجود المستند) في هذا المستند. ثم إذا أراد شخص ما أن يقرأها وقراءتها ، فيمكنه العثور عليها ، دون أن تصبح خطة إدارة المشروع طويلة للغاية بحيث لا ينظر إليها أحد على الإطلاق.

لا تنس الارتباط مع خطوط الأساس أيضًا. بالنسبة لخط الأساس لجدول المشروع ، احفظ نسخة من خطتك واربطها. بالنسبة إلى خط الأساس للتكلفة ، احفظ نسخة من تخطيط ميزانيتك اعتبارًا من اليوم واربط ذلك. هذه المستندات هي مستندات حية وستتغير مع استمرار المشروع ، لكنك ستحتفظ بهذه الملفات الأصلية بحيث يمكنك الرجوع إليها والقيام بالمقارنة.

أخيرًا ، أضف عنصر تحكم الإصدار إلى خطة إدارة المشروع حتى إذا كنت بحاجة إلى تحديثه ، فستتمكن بسهولة من معرفة ما إذا كنت تعمل على أحدث نسخة.