كيف يمكنك إدارة المشروع بنجاح؟

تهانينا! لقد تم تعيينك للتو في مشروع جديد مهم. من الواضح أن رئيسك يقدم هذه الفرصة كتصويت للثقة في مهاراتك. وعلى الرغم من أنك متحمس ، فهذه هي المرة الأولى التي تتحمل فيها المسؤولية عن مشروع شامل وهي مخيفة إلى حد ما

هناك عدد من الأسئلة التي تخطر على بالك:

• كيف أبدأ؟
• ما هي الخطوات اللازمة لنقل المشروع من البدء إلى الإغلاق؟
• كيف يمكنني بناء فريق مشروع عالي الأداء؟
• من الذي أطلب المساعدة في هذه العملية؟ هل هناك راعي تنفيذي؟

تركز هذه النصائح على مساعدة أي شخص جديد في قيادة مشروع أو لجنة أو فريق مبادرة لنشاط فريد للمؤسسة. سواء كنت تنظم حفل عطلة أو تقود مبادرات جديدة لتطوير المنتجات ، فإن أدوات وعمليات إدارة المشروع موجودة لجعل احتمال نجاحك أعلى بكثير.

5 مراحل من عملية المشروع:

1. المبادرة: انطلاق المشروع.
2. التخطيط: التخطيط لجميع أعمال المشروع.
3. إعدام: أداء العمل فعلا.
4. الإدارة والتحكم: كل العمل الذي تقوم به خلال المشروع لمراقبة التقدم المحرز.
5. إغلاق: استكمال وتسليم المشروع وتأجيل الفريق.

هذه الخطوات متطابقة لكل مشروع.

13 خطوات أساسية للمشروع المبتدئ:

1. تحديد النطاق:الخطوة الأولى والأكثر أهمية في أي مشروع هي تحديد نطاق المشروع. ما هو المفترض أن تنجزه أو تصنعه؟ ما هو هدف المشروع؟ نفس القدر من الأهمية هو تحديد ما لم يتم تضمينه في نطاق مشروعك. إذا لم تحصل على تعريف كافٍ من رئيسك في العمل ، أوضح النطاق بنفسك وأرسله مرة أخرى إلى الطابق العلوي للتأكيد. في حين أن المثال بعيد عن موضوع النشاط التجاري قليلاً ، إلا أننا يمكن أن نتعلق جميعًا بحفل زفاف. عند التخطيط لإقامة حفل زفاف ، قد يكون لديك النطاق الخاص بك: قم بإعداد حفل زفاف لـ 100 ضيف كاملة مع العشاء ، وبار مفتوح ، وكعكة زفاف ، وفرقة موسيقية حية للرقص في تاريخ معين بتكلفة لا تتجاوز 20،000 دولار.

1. تحديد الموارد المتاحة:ما هو الأشخاص ، والمعدات ، والأموال التي ستوفرها لتحقيق أهداف المشروع؟ باعتبارك مديرًا للمشروع ، لن يكون لديك عادة سيطرة مباشرة على هذه الموارد ولكن سيتعين عليك إدارتها من خلال إدارة المصفوفة.
2. فهم الجدول الزمني:متى يجب إكمال المشروع؟ أثناء قيامك بتطوير خطة مشروعك ، قد تكون لديك بعض المرونة في كيفية استخدامك للوقت أثناء المشروع ، لكن المواعيد النهائية عادة ما تكون ثابتة ، كما في حالة حفل الزفاف. إذا قررت استخدام ساعات العمل الإضافي للوفاء بالجدول الزمني ، فيجب عليك موازنة ذلك بقيود ميزانيتك.

1. تجميع فريق المشروع الخاص بك:اجمع الأشخاص في فريقك معًا وابدأ حوارًا. هم الخبراء الفنيين. لهذا السبب قام المشرف الوظيفي بتعيينهم في المشروع. عملك هو إدارة الفريق.
2. التفاصيل العمل ، الجزء 1:ما هي الأجزاء الرئيسية أو المكونات التي يجب إنشاؤها لإنجاز المشروع؟ على سبيل المثال ، يتطلب حفل زفاف على مستوى عال: قاعة الاستقبال ، والطعام ، والشراب ، وكعكة ، والضيوف ، والترفيه. بالطبع ، يمكن تقسيم كل عنصر من هذه العناصر الكبيرة إلى العديد من العناصر الإضافية. هذه هي الخطوة التالية.

1. التفاصيل العمل ، الجزء 2: في مثال حفل زفافنا أعلاه ، من المحتمل أن يكون لديك فريق أو شخص مسؤول عن مكونات مختلفة. اعمل مع أعضاء فريقك لتوضيح التفاصيل اللازمة لتحقيق كل عنصر رئيسي. يجب على الشخص المسؤول عن الطعام فهم الخيارات ، والقيود على التكاليف ، وتحديد الاختيارات التي تدعم تحقيق النطاق. أدرج الخطوات الأصغر في كل خطوة من الخطوات الأكبر. يعتمد عدد المستويات التي تعمقها في خطوات أكثر تفصيلاً على حجم مشروعك وتعقيده.

1. وضع خطة أولية:تجميع كل الخطوات الخاصة بك في خطة. هناك طريقة جيدة للقيام بذلك وهي استخدام جدول الأسبقية الذي يحدد العناصر التي يجب أن تسبق العناصر الأخرى. تتطلب الممارسات الرسمية لإدارة المشاريع تطوير ما يسمى رسم تخطيطي للشبكة وتحديد المسار الحرج. على الرغم من أن هذا قد يتجاوز احتياجاتك أو مستوى معرفتك ، فإن المشكلة الأساسية هي تسلسل الأنشطة بالترتيب الصحيح ثم تخصيص الموارد للأنشطة. الأسئلة التي يجب طرحها تشمل: ماذا يحدث أولاً؟ ما هي الخطوة التالية؟ ما هي الخطوات التي يمكن أن تستمر في نفس الوقت مع الموارد المختلفة؟ من سيفعل كل خطوة؟ كم من الوقت سوف يستغرق؟ تتوفر العديد من حزم البرامج الممتازة التي يمكنها أتمتة الكثير من هذه التفاصيل لك. اسأل الآخرين في مواقف مماثلة عما يستخدمونه.

1. إنشاء خط الأساس الخاص بك:احصل على تعليقات حول خطتك الأولية من فريقك ومن أي أصحاب مصلحة آخرين. ضبط الجداول الزمنية الخاصة بك وجداول العمل لتناسب المشروع في الوقت المتاح. قم بإجراء أي تعديلات ضرورية على الخطة الأولية لإنتاج خطة أساسية.
2. طلب تعديلات المشروع:لا يوجد ما يكفي من الوقت أو المال أو المواهب المخصصة للمشروع.مهمتك هي أن تفعل أكثر بالموارد المحدودة التي يتوقعها الناس. ومع ذلك ، غالبًا ما توجد قيود على مشروع غير واقعي بكل بساطة. تحتاج إلى تقديم قضيتك وتقديمها إلى رئيسك في العمل وطلب تغيير هذه الحدود غير الواقعية. اطلب التغييرات في بداية المشروع. لا تنتظر حتى تواجه مشكلة في طلب التغييرات التي تحتاجها. ومع ذلك ، إذا كان مشروعك يتضمن حفل زفاف ، فلا تتوقع أن يكون ناجحًا في طلب الكثير من التغييرات المهمة!

1. اعمل خطتك ، لكن لا تموت من أجلها:وضع الخطة أمر مهم ، لكن يمكن تغيير الخطة. لديك خطة للقيادة للعمل كل صباح. إذا تم حظر تقاطع واحد عن طريق حادث ، يمكنك تغيير خطتك وتذهب بطريقة مختلفة. تفعل الشيء نفسه مع خطط المشروع الخاص بك. قم بتغييرها حسب الحاجة ، ولكن مع مراعاة النطاق والموارد دائمًا.
2. راقب تقدم فريقك:ستحقق تقدمًا بسيطًا في بداية المشروع ، ولكن ابدأ بعد ذلك بمراقبة ما يفعله الجميع على أي حال. وهذا سيجعل من الأسهل للقبض على القضايا قبل أن تصبح مشاكل.
3. كل شيء المستند:احفظ التسجيل. في كل مرة تقوم فيها بتغيير خط الأساس الخاص بك ، اكتب ما كان التغيير ولماذا كان ضروريًا. في كل مرة تتم إضافة متطلبات جديدة إلى المشروع ، اكتب من أين جاء الطلب وكيف تم تعديل الجدول الزمني أو الميزانية بسببه. لا يمكنك تذكر كل شيء ، لذا اكتبها حتى تتمكن من البحث عنها في مراجعة نهاية المشروع والتعلم منها.
4. ابق على اطلاع الجميع:إبقاء جميع أصحاب المصلحة في المشروع على علم بالتقدم المحرز طوال الوقت. أخبرهم بنجاحك وأنت تكمل كل معلم ، ولكن أبلغهم أيضًا بالمشاكل بمجرد ظهورها. أيضا ، والحفاظ على فريقك على علم. إذا تم النظر في التغييرات ، أخبر الفريق عنهم بأقصى ما تستطيع. تأكد من أن الجميع في الفريق على دراية بما يفعله أي شخص آخر.

الخط السفلي

ليس عليك أن تكون مدير مشروع رسميًا لقيادة مبادرة المشروع. ومع ذلك ، يجب عليك تطبيق الأدوات والمنطق لإدارة المشروع على عمل توضيح أهدافك ، وتفصيل العمل ، وبناء فريق ، وتنفيذ ومراقبة العمل. أفضل النجاح!