كيف يمكنك الاستفادة من مراجعة المشروع

يمكن أن يستفيد كل مشروع من التدقيق من وقت لآخر. ولكن لا تقلق ، فليس الأمر مخيفًا كما يبدو. مراجعة المشروع هي المكان الذي يقوم فيه شخص محايد بمراجعة مشروعك ويقدم إرشادات حول ما يمكن القيام به بشكل مختلف لتحسين فرص نجاحه. تشرح هذه المقالة كل شيء وتنقلك إلى كيفية الاستعداد لمراجعة المشروع.

كيف الرسمية لتدقيق المشروع

مراجعة المشروع هي عادة تمرين رسمي. عادة ما يسمى المكافئ غير الرسمي مراجعة النظراء. هذا هو المكان الذي ينظر فيه أحد الزملاء إلى مشروعك والوثائق المرتبطة به ويعطيك ملاحظات حول المكان الذي يجب أن تقضي فيه مزيدًا من الوقت.

تعتبر عمليات تدقيق المشروع رسمية من حيث أنها تحتوي عادةً على مجموعة محددة من الأسئلة ويتم تنفيذها بواسطة شخص يقوم بهذا النوع من الأمور بانتظام.

الذي ينفذ مراجعة حسابات المشروع

قد يكون الشخص الذي يقوم بمراجعة المشروع الخاص بك مديرًا آخر للمشروع (ربما شخصًا لديه خبرة كبيرة في إدارة المشاريع) ، لكن من المرجح أن يكون شخصًا من مكتب المشروع يدير عمليات التدقيق بشكل متكرر.

سيكون الشخص الذي يمكن أن يعتبر نفسه محايدًا لذا لن يكون مديرك المباشر أو راعي المشروع. يمكن أن يكون فريقًا من الأشخاص ، اعتمادًا على حجم المشروع.

كيفية التحضير لتدقيق المشروع

أول وأهم شيء يتم تنظيمه هو الحصول على نسخ من وثائق المشروع للمراجع لمراجعتها. إذا كان لديك منسق مشروع ، اطلب منهم تجميع حزمة من المستندات (يفضل أن تكون إلكترونية). يجب أن يكون من السهل الوصول إلى جميع المعلومات الخاصة بك ، ولكن حتى إذا قمت بذلك ، فستستغرق هذه الخطوة بعض الوقت. كحد أدنى ، تأكد من أن لديك خطة المشروع ، سجل المخاطر ، سجل المشاكل ، الميزانية ، والجدول الزمني المتاح للمراجع.

من يريد ان يكون مشاركا ب

هذا يعتمد على نوع الأشياء التي يرغب المدقق في النظر إليها. أنت ، كمدير للمشروع ، سوف تضطر إلى قضاء بعض الوقت معهم. توقع أيضًا استدعاء أعضاء فريقك للدردشة مع المدقق.

ضع في اعتبارك أنه كلما طالت المدة التي يقضونها في العمل في المهام المتعلقة بالتدقيق ، قل الوقت الذي تستغرقه في عمل المشروع ، لذلك قد تضطر إلى إعادة جدولة بعض الأنشطة والعمل ببطء أكبر خلال فترة التدقيق.

كم يستغرق التدقيق في المشروع

لا توجد فترة زمنية محددة لتدقيق المشروع. في المشاريع الكبيرة ، ستجد أن الأمر سيستغرق وقتًا أطول. في المشروعات الصغيرة ، يمكن القيام بمراجع الحسابات في غضون ساعات قليلة. بمجرد أن تعرف أن مشروعك سيخضع للتدقيق ، اسأل فريق التدقيق الخاص بك عن المدة التي يتوقعون خلالها القيام بعملهم.

ما يبحث عنه التدقيق

إذا تم استدعاء التدقيق نظرًا لقلق معين ، مثل الفشل في الوصول إلى أهداف الجودة ، فتوقع أن يبحث هذا المجال بعمق. سينظر التدقيق الروتيني بشكل عام في المجالات المختلفة لإدارة المشروع والتسليمات التي يعمل عليها المشروع. سوف يغطي وقت وتكلفة وجودة مشروعك ومشاركة أصحاب المصلحة.

الهدف من التدقيق هو معرفة ما إذا كان المشروع سوف يحقق أهدافه أم لا. إذا شعر المدقق أنه بناءً على الأداء الحالي ، فلن يحقق المشروع هذه الأهداف ، فسيقدم توصيات للعمل.

تعتمد التوصيات على ما تم العثور عليه

تعتمد التوصيات الواردة في تقرير المدقق على ما وجدوه. توقع أن تكون إيجابية وصياغة بطريقة تسمح لك بتبنيها بسهولة. يجب أن تكون عملية.

من ناحية واحدة ، قد يوصي المراجع بإغلاق مشروعك ، على الرغم من أن هذا لن يحدث إلا إذا شعروا أنه لا توجد فرصة لأن يقدم أي عمل من المشروع من هذه النقطة إلى الأمام أي نوع من القيمة للمنظمة.

انظر إلى مراجعة مشروعك كتجربة إيجابية. يجب أن يوفر لك تحذيرًا مبكرًا من أي علامات على أن مشروعك في ورطة وأنه فرصة للعمل مع أخصائي مشروع ذي خبرة. إن تنفيذ توصياتهم يجب أن يجعلك أنت وفريقك ومشروعك أكثر نجاحًا ، وقد يكون ذلك شيئًا جيدًا.