تبسيط وتسريع تقديم خدمات الموارد البشرية

يعد قادة الموارد البشرية مصدرًا مهمًا للدعم والراحة للموظفين في حياتهم الشخصية والمهنية. الموارد البشرية هي شركة خدمات ، وتشمل هذه الخدمة مساعدة الموظفين على التقدم في حياتهم المهنية وحل المشكلات بين الموظفين والمشرفين عليهم.

تدعم HR أيضًا من خلال بعض الأحداث الأكثر أهمية والأكثر أهمية في حياتهم ، بما في ذلك الزواج والولادة ومحاربة مرض خطير.

ولكن في كثير من الأحيان ، تستهلك الخدمات الإدارية الروتينية ، مثل الإجابة على الأسئلة نفسها مرارًا وتكرارًا أو إتمام المعاملات البسيطة ، معظم وقت الموارد البشرية.

تقليل عبء العمل الإداري

إن المفتاح لتقليل عبء العمل الإداري هذا هو تدريب الموظفين ليصبحوا أكثر اكتفاء ذاتيًا وأتمتة المزيد من المهام الدنيوية.هنا يمكن أن يساعد تطبيق نهج إدارة الخدمة. تبسط إدارة الخدمات تقديم الخدمات الإدارية الروتينية ، مما يوفر الوقت للتركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية.

من المحتمل أن يكون لدى منظمة الموارد البشرية النموذجية أنظمة لإدارة بيانات الموظفين والأنشطة المتعلقة بالدفع. ومع ذلك ، فمن المحتمل أنه لا يحتوي على نظام آلي للتعامل مع استفسارات الموظفين وتلبية الطلبات.

ضع في اعتبارك ما يحدث عندما يتلقى الموظف استدعاء إلى هيئة المحلفين: فالاحتمالات هي أن الشركة لا تزال تعتمد على الأوراق المادية أو سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني للتعامل مع طلب الموظف للوقت بعيدا عن العمل.

نظرًا لتتبع تفاعلات الموظفين بشكل شائع باستخدام رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات ، غالبًا ما يتم تجاهل طلبات الموظفين أو التغاضي عنها. ثم تحدث الأخطاء ، مما يؤدي إلى مزيد من الإحباط وعمل إضافي للموارد البشرية.

مع البريد الإلكتروني ، لا توجد طريقة سهلة لمعرفة ما إذا كان الطلب قد توقف أو لتحديد اختناقات العملية والقضاء عليها. وبالمثل ، يصعب تحليل احتياجات الموظفين والاستجابة لها - على سبيل المثال ، تحديد المعلومات المطلوبة بشكل متكرر والتأكد من توفرها على الإنترنت.

العمليات الإدارية اليدوية تحبط الموظفين وتشكل استنزافًا كبيرًا لفرق الموارد البشرية. وجدت دراسة حديثة أن موظفي الموارد البشرية يقضون ما متوسطه 12 ساعة في الأسبوع في التعامل مع مكالمات الموظفين ورسائل البريد الإلكتروني الروتينية.

نهج إدارة الخدمة لتلبية احتياجات الموظفين

نهج إدارة الخدمة يلغي تلك العمليات الشاقة والمستهلكة للوقت. إنه لا يحل محل البريد الإلكتروني فحسب ، بل إنه يحول كيفية تفاعل الموارد البشرية مع الموظفين.

فكر في إدارة الخدمة كمزيج مثالي من المساعد الإداري ومدير المشروع. إنها تستجيب على الفور لطلبات الموظفين ، وتقدم الحالات ، وأتمتة العمليات اليدوية القابلة للتكرار ، وحتى تدير الأنشطة المعقدة المشتركة بين الإدارات مثل الموظف على متن الطائرة وخارجها.

لا تنسى إدارة الخدمة أبدًا الأخطاء أو ترتكبها ، وتتابع دائمًا مع الأشخاص حتى تتم الأمور ، وتتيح لك معرفة ما إذا كانت هناك مشكلة لا يمكن حلها. كما يوضح لك أين يقضي الموظفون وقتهم - حتى تتمكن من تحسين نشر الموارد وزيادة الإنتاجية.

لا تحل إدارة الخدمة محل نظام إدارة رأس المال البشري الحالي لديك - فهو يتكامل مع هذا النظام ويكمله ، مما يمنحك الرؤية والتحكم في العمل الذي قد تقوم به على الأرجح عبر البريد الإلكتروني اليوم.

كما يوفر نفس المستوى من الرؤية للموظفين. يمكنهم رؤية حالة استفساراتهم ، بدلاً من الشعور بأن طلباتهم قد اختفت في ثقب أسود بعد فترة وجيزة من تقديمها.

إن تزويد الموظفين بالقدرة على الإشراف على تقدم طلباتهم يقلل بشكل كبير من عدد رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة المحبطة والمكالمات الهاتفية والزيارات الشخصية للموارد البشرية ، مما يقلل من عبء العمل الإداري على الموارد البشرية.

مزايا نهج إدارة الخدمة

تبدأ إدارة الخدمة بنشر بوابة الموارد البشرية على شبكة الإنترنت ، حيث يمكن للموظفين العثور على معلومات الموارد البشرية وطلب خدمات الموارد البشرية. من الناحية المثالية ، يمكن للموظفين الوصول إلى هذا المدخل على أجهزة الكمبيوتر الشخصية في العمل وأجهزة الكمبيوتر المنزلية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية الخاصة بهم.

يتيح ذلك لهم التحكم في احتياجاتهم الأساسية من الموارد البشرية - مثل تحديثات الانتساب أو تحديثات تغيير الحالة. يختار الموظفون ببساطة الخدمات الفعلية التي يحتاجون إليها من كتالوج الخدمة أو يبحثون عن المعلومات في قاعدة معارف البوابة.

عندما يرسل الموظف طلبًا من خلال البوابة ، يقوم نظام إدارة الخدمة تلقائيًا بإنشاء حالة ورعايته من خلال عملية الإكمال الكاملة. ويشمل ذلك إسناد القضية إلى خبير الموارد البشرية المناسب ، وتوجيه الحالة تلقائيًا من شخص لآخر عند اكتمال كل خطوة تحقيق ، والحفاظ على سجل حالة كامل.

يمكنك أيضًا توسيع هذه الخدمة لتشمل الإدارات الأخرى. على سبيل المثال ، يمكن لأنظمة إدارة الخدمة إعداد حسابات تكنولوجيا المعلومات تلقائيًا أو طلب مساحة مكتبية للتعيينات الجديدة كجزء من عملية النقل الداخلي.

يقود نظام إدارة الخدمة عمليات تقديم خدمات الموارد البشرية من طرف إلى طرف ويعرف أداء هذه العمليات. على سبيل المثال ، يمكن أن يخبرك تلقائيًا بموعد توقف القضية حتى تتمكن من اتخاذ إجراء.

كما أنه يولِّد مجموعة واسعة من مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس العمليات الأخرى - مثل مدى استجابة فريقك لاستفسارات الموظفين. يمكنه حتى تحليل أنواع استعلامات قاعدة المعرفة مما يجعل من السهل تحديد وتعبئة أي فجوات في المحتوى.

استنتاج

يختار اختصاصيو الموارد البشرية ممارسة مهنة في الموارد البشرية لأنهم يرغبون في مساعدة الناس ، وليس قضاء أيامهم في إيداع الأوراق وتحديث جداول البيانات والرد على رسائل البريد الإلكتروني. في كثير من الأحيان ، توقف الطلبات الدنيوية وأكوام الأوراق عن العمل ، مما يحبطهم والموظفين الذين يحاولون مساعدتهم.

الموارد البشرية هي مزود خدمة ويمكن أن ننظر إلى مثال مزود خدمة زميل لها ، قسم تكنولوجيا المعلومات. لقد احتلت تقنية المعلومات زمام المبادرة في العديد من الجهود التي بذلتها المؤسسة لتطبيق نظام إدارة الخدمات على أتمتة تقديم طلبات مكتب المساعدة في مجال تكنولوجيا المعلومات والوفاء بها.

تمكن أتمتة هذه المهام تكنولوجيا المعلومات من التركيز على المزيد من العمل الاستراتيجي الذي يمكن أن يساعد الشركة على تحقيق أهدافها التجارية الأوسع ، وإظهار قيمة تكنولوجيا المعلومات بشكل أفضل.

يعد نهج إدارة الخدمة هو المفتاح لرفع مستوى الموارد البشرية إلى قادة الأعمال من خلال تقديم خدمات عالية الجودة وزيادة رضا الموظفين مع تقليل عبء العمل الخاص بها في وقت واحد. يمكن أن تخصص الموارد البشرية وقتها وخبرتها لمزيد من الأنشطة الاستراتيجية التي تدفع أعمالها إلى الأمام.