نصائح للتوابل حتى اجتماع شركتك

هل أنت مخطط اجتماع الشركة أو القسم الشهري أو الدوري؟ يمكن أن تكون مملة القاتلة إذا لم تكن حذرا. أنت تعرف التدريبات. مجموعة من رؤساء الحديث يصطفون لإعطاء الناس معلومات الشركة. نعم ، إنها بالتأكيد مجد لكم لعقد هذا الاجتماع الدوري.

يحتاج الموظفون إلى المعلومات لمواءمة أنفسهم مع الاتجاه الاستراتيجي للشركة. إنهم يريدون معرفة ما يحدث في جميع أنحاء الشركة خاصةً عندما تمس المعلومات وظيفتهم أو النجاح الشامل للشركة. إنهم مهتمون بإخلاص بما يجري في مختلف الإدارات.

لذا ، فإن موظفيك مهتمون ، لكن امنحهم استراحة من رؤوس الحديث ونقاط القوة التي لا تنتهي. تسترعي الاجتماعات الأكثر فاعلية اهتمامها بالأسئلة والأجوبة المثيرة للتفكير ، والمقاطع الصوتية والمرئية. هذه النصائح سوف تجلب لك النجاح.

ما تحتاجه لعقد اجتماع ناجح

• حامل السماعة أو الطاولة
• ميكروفون
• جدول أعمال
• المعينات البصرية
• كاميرا فيديو
• حامل ثلاثي القوائم
• ترميز الجهاز
• تقنية البث المباشر

10 نصائح للحصول على اجتماعات أفضل

1. ابدأ اجتماعاتك وعروضك التقديمية وجلساتك التدريبية باستخدام كاسحة الجليد أو نشاط الاحماء. في اجتماع كبير أو اجتماع قصير ، يمكن أن يكون كاسحة الجليد سؤالًا واحدًا يجعل الناس يفكرون ويتحدثون مع جارهم. على سبيل المثال ، اطرح سؤالًا يجعل الناس يرفعون أيديهم. يعتمد طول كاسر الجليد على طول اجتماعك ، لذلك خطط بحكمة.
2. تنويع أساليب العرض الخاص بك. إذا تحدث كل متحدث مع الجمهور ، في شكل محاضرة ، حتى رؤساء المهتمين قريبا إيماءة. اطلب من الناس التحدث في مجموعات صغيرة. استخدم مواد سمعية وبصرية مثل مقاطع الفيديو والشرائح وعروض PowerPoint التقديمية والصور. إذا كنت تتحدث عن عملية طلاء جديدة ، فقم بإظهار موظفيك قبل وبعد الأجزاء المطلية. تمر حول استطلاعات العملاء الإيجابية وبطاقات التعليق.

1. دعوة المتحدثين الضيوف لمشاركة الجمهور والإثارة. لدى عملائك الكثير ليقولوه لقوتك العاملة عن احتياجاتهم ومتطلبات الجودة. تضم إحدى المنظمات العميلة التي تشارك في جمعيات خيرية غير هادفة للربح متحدثين ضيوف من المنظمات التي تتلقى تبرعاتهم. المتحدثون من المنظمات التي يدعمها الموظفون مالياً هم من الديناميت.
2. شجع الأسئلة للحصول على حوار مستمر. اطلب من الناس كتابة أسئلتهم قبل الاجتماع وأثناء الاجتماع. امنح وقتًا للأسئلة الموجهة لكل متحدث أثناء تنقلك. إذا لم تتمكن من الإجابة عن السؤال فورًا وبشكل صحيح ، فأخبر الأشخاص الذين ستعود إليهم عندما يكون لديك الإجابة الصحيحة. إذا تجاوزت الأسئلة الوقت ، حدد موعدًا لعقد اجتماع حول هذا الموضوع.

1. إن تكتيك اجتماع ناجح غالبًا ما يكون مهمًا وناجحًا هو مطالبة كل متحدث بتكرار كل سؤال يطرحه هو أو هي بصوت عالٍ. يعرف الشخص الذي يطرح السؤال أن المتحدث يفهم السؤال. يمكن للأشخاص الآخرين الذين يحضرون الاجتماع سماع السؤال ومعرفته أيضًا ، وليس مجرد إخفاء السؤال - ربما بشكل غير صحيح - من استجابة المتحدث.
2. حدد الأهداف للاجتماع الدوري الخاص بك. لا يمكنك تقديم كل جانب من جوانب أعمال الشركة في اجتماع لمدة ساعة. لذا ، حدد القضايا المهمة في الوقت المناسب وقضاء وقت الاجتماع عليها. تأخذ في الاعتبار مصالح غالبية الحاضرين كذلك. تذكر أن لديك طرقًا أخرى لتوصيل معلومات الشركة التي تتضمن برامج مثل Yammer و Google Hangouts و GoToMeeting و Skype for Business و Flowdock والبريد الإلكتروني و IM. لا يجب أن يتم الاتصال بجميع معلومات الشركة الاستراتيجية في الاجتماع.

1. قم بصياغة جدول أعمالك بعناية. تحديد احتياجات واهتمامات غالبية المشاركين. ابدأ بالأخبار السارة التي تجعل الحاضرين يشعرون بالرضا.
2. تختلف ترتيب المتحدثين على جدول أعمال كل شهر. أنت لا تريد الناس بالملل مع التشابه. قم بتوزيع عناصر العمل الضرورية على جدول الأعمال حتى لا يضبط الأشخاص نهاية الاجتماع ، أو يعتقدون أن العناصر النهائية أقل أهمية. ذكرت مقالة في "وول ستريت جورنال" ، منذ عدة سنوات ، أن المديرين الأمريكيين سيوفرون 80 في المائة من الوقت الذي يضيعونه في الاجتماعات إذا فعلوا شيئين بشكل صحيح. الأول كان دائما أن يكون لديك جدول أعمال. والثاني هو أن تبدأ في الوقت المحدد وتنتهي في الوقت المحدد. سأضيف أنك تحتاج إلى السماح لكل متكلم بالوقت اللازم لتغطية موضوعه. امسكهم في الوقت المحدد لهم - لطيف.

1. تنظيم البيئة المادية بحيث يهتم الناس بمحتوى الاجتماع.لا ينبغي لأحد أن يجلس وراء أو إلى جانب مكبرات الصوت. تأكد من وجود مقاعد لجميع الحاضرين ، وإذا كانت تدوين الملاحظات مطلوبة ، فسوف تكتب عليها سطحًا أيضًا. تأكد من أن الصور المرئية مرئية ، وأنه يمكن للناس سماعها. قد تحتاج إلى استخدام ميكروفون. يمكنك تمرير الدعائم أو العينات في جميع أنحاء الغرفة للعرض. إذا كان حجم الاجتماع الخاص بك كبيرًا جدًا بالنسبة للبيئة المادية لغرفة الاجتماعات الخاصة بك ، فاستخدم التكنولوجيا لدفق الاجتماع في عدة مواقع إضافية لغرفة الاجتماعات. على الرغم من أنه يمكنك بالتأكيد تنظيم الاجتماع على أجهزة الكمبيوتر المحمولة للأفراد ، فإن هذا ينفي التأثير الإيجابي لبناء الفريق الذي يحضره الموظفون الآخرون في العديد من مواقع قاعات المؤتمرات.

1. لا تقلل أبداً من قوة الطعام في الاجتماع. يسترخي الطعام في الجو ، ويساعد على جعل الناس يشعرون بالراحة ، ويساعدهم على الحفاظ على مستويات الطاقة الإيجابية ويبني الصداقة الحميمة للفريق. تأكد من تلبية الاحتياجات المتنوعة لمجموعتك مع الطعام الذي تقدمه. على سبيل المثال ، تقدم الفواكه والزبادي بالإضافة إلى الكعك. تقدم الكلاب الساخنة كوشير نباتي مع الفرنكات العادية.