استخدام المعالم في إدارة المشاريع

واحدة من الخصائص المميزة للمشروع هو أنه يستمر لفترة محددة من الزمن. هذا يمكن أن يكون أي شيء من بضعة أسابيع إلى عدة سنوات ، وفي بعض الحالات ، لمشاريع البناء واسعة النطاق أو الأشغال العامة ، وعقود.

لتتبع التقدم المحرز على طول الطريق والتأكد من تحقيق النواتج الرئيسية وفقًا للجدول الزمني ، يستخدم مديرو المشروع المعالم.

حدث رئيسي في المشروع هو مهمة ذات فترة صفر مما يدل على الإنجاز في المشروع. يتم استخدامها كوسيلة لإظهار الحركة والتقدم إلى الأمام وإظهار للناس ما يجري ، حتى لو لم يكن لديهم معرفة مفصلة بالمهام التي ينطوي عليها الوصول إلى هناك. في هذا الصدد ، فهي مفيدة للغاية للتواصل مع أصحاب المصلحة وتحديد التوقعات.

عند استخدام معالم المشروع

تستخدم المعالم البارزة في إدارة المشروع لتحديد:

• بداية مراحل مهمة من العمل
• نهاية مراحل مهمة من العمل
• المواعيد النهائية
• عندما يتم اتخاذ قرار مهم
• النقاط الثابتة الأخرى في الوقت الذي تحتاج إلى الدعوة على وجه التحديد

كيف متكررة لوضع المعالم في خطتك

قد توصي الدورة التدريبية بوضع المعالم في خطتك حوالي مرة واحدة في الشهر.هذا جيد وحكم جيد ، ولكن عليك استخدام حكمك المهني. قد يكون لشهور كثيرة نشاط كبير ، حيث يتم تمييز الاجتماعات المهمة على أنها علامات بارزة ، والقرارات التي يتم اتخاذها وإغلاق مرحلة واحدة وبداية مرحلة أخرى.

في الأشهر الأخرى ، قد تركز على التنفيذ ، مع القليل جدًا ، إن وجد ، الذي يمكنك تعليقه.

لأغراض إعداد التقارير ، من المفيد إنشاء سبب لجعل حدثًا رئيسيًا على الأقل مرة واحدة في كل دورة تقارير.

كيف يتم تمثيل المعالم على مخطط جانت الخاص بك

المعالم الرئيسية هي أحد مكونات مخطط جانت وتظهر على الرسم البياني كماس. لا يتم إظهارها كمهمة عادية لأن مدة الصفر: بمعنى آخر ، لا يتم تناولها في أي وقت. لأغراض التخطيط على مخطط جانت ، تحدث فقط.

إذا كنت لا تستخدم مخططات جانت ، فلا يزال بإمكانك استخدام المعالم. فيما يلي 5 بدائل لمخططات Gantt: لا يزال بإمكانك دمج المعالم في خطتك باستخدام هذه.

إذا كنت تريد أن تظل منظمًا شخصيًا ولم يتم دمج برنامج إدارة المشروع الخاص بك بالكامل في التقويم الخاص بك ، يمكنك نسخ التواريخ الرئيسية ولصقها في مذكراتك. اعتمادًا على الطريقة التي تحبها في العمل ، يمكن أن يذكرك هذا بما يجب أن يحدث.

كيفية تسمية المعالم

يجب أن تحتوي المراحل الرئيسية على وصف واضح في جدول المشروع الخاص بك ، ولكن ليس الوصف الذي يشير إلى أنها مهمة. لذلك لا ينبغي أن يطلق عليهم "الحصول على اتفاق للانتقال إلى المرحلة 2" ولكن "تبدأ المرحلة 2". إذا كنت تريد التعبير عن الجهد المبذول للوصول إلى اتفاق للانتقال إلى المرحلة الثانية ، فأضف مهمة قبل الحدث الرئيسي لتغطيته.

يجب أن تصف المعالم الرئيسية النقطة الزمنية التي تمثلها كما يلي:

• مرحلة الاختبار كاملة
• وافق PID
• تم توقيع العقد

يختار العديد من مديري المشاريع ترقيم معالمهم لسهولة الرجوع إليها أيضًا. إذا كنت تستخدم بنية توزيع العمل ، فيمكنك استخدام الترقيم من ذلك. بخلاف ذلك ، من الجيد استخدام M1 و M2 وما إلى ذلك لتوضيح ما تشير إليه. تصبح بنية التسمية الواضحة أكثر أهمية مع زيادة عدد المراحل الرئيسية ، لذلك فكر في كيفية القيام بذلك إذا استمر مشروعك على مدار عدة أشهر.

كيفية الحصول على معالم توقيع

تشكل المعالم جزءًا من جدول المشروع الخاص بك ، لذلك عندما يتم تحديد جدولك الزمني ، يجب أن تفكر في تسجيل معالمك الرئيسية.

إذا كنت بحاجة إلى تغيير تواريخ المعالم الرئيسية الخاصة بك ، فعليك استخدام إجراء التحكم القياسي في التغيير لإجراء تعديلات على خطتك. قد يكون هذا سهلاً مثل الدردشة مع راعي المشروع الخاص بك وإخبارهم عن سبب الحاجة إلى تغيير التواريخ ، أو شكل رسمي مثل تجميع جدول زمني جديد موصى به ونقله إلى لجنة تخطيط للتصديق عليه.

من الأفضل معرفة ما ستكون عليه عملية تسجيل المعالم الرئيسية ، إن وجدت ، قبل الحاجة إلى استخدامها ، بحيث لا تضيع الوقت الذي يتعين عليك فيه إجراء تغيير.

باستخدام معالم للتواصل

المعالم مفيدة للتواصل وإعداد التقارير لأنها تمثل الحد الأدنى من نقاط التحكم في الخطة. بمعنى آخر ، إذا كنت قد أنجزت جميع المهام الأخرى ، فلا يزال بإمكانك رؤية ما يحدث والحفاظ على تقدم المشروع باستخدام المعالم الرئيسية فقط.

يجب أن تكون قادرًا على سحب المعالم ووضعها على لوحة القيادة أو تقرير المشروع. يجب أن يرووا قصة المشروع بتفاصيل كافية لإرضاء الأشخاص الذين ترفع التقارير إليهم ، وعادة ما يكون راعي المشروع الخاص بك أو مجموعة تنفيذية أخرى مثل المجموعة التوجيهية (أو مجلس المشروع). كل شهر ، أو على تردد الإبلاغ الذي تستخدمه ، يمكنك إظهار المعالم الرئيسية التي تم تحقيقها.

يعد الإبلاغ ضد المعالم أمرًا سهلاً للغاية وغالبًا ما يتم كجدول. يمكنك سرد وصف الحدث الرئيسي والتاريخ الذي كان مستحقًا له ثم التاريخ الجديد المتوقع. عندما يتحقق المعلم ويمكن تمييزه على أنه مكتمل ، يمكنك إضافة هذا التاريخ أيضًا. نأمل أن يكون هذا هو نفس التاريخ المتوقع ، لكن المشاريع لا تعمل دائمًا على هذا النحو.

جدول مثل هذا يوضح ما تم إنجازه وما هو رائع. ستكون قادرًا على التخطيط للإجابة على السؤال ، "لماذا لم نصل إلى هذا الإنجاز؟" قبل أن تذهب وتلتقي مع كفيلك أو ترسل التقرير.

عندما تكون خطة المشروع طويلة جدًا ، ولديك الكثير من المعالم ، ستجد أنه من الأسهل التخلص من المعالم الرئيسية المكتملة في كل دورة تقارير. قم فقط بالإبلاغ عن المعالم البارزة القادمة أو المكتملة في هذا الشهر: في الشهر المقبل ، قم بخلع أي شيء تم إكماله الشهر الماضي ، لذلك لا تضيف باستمرار إلى طول التقرير بإخبار الأشخاص عن العمل الذي يعرفونه بالفعل.

المعالم هي أداة مفيدة لإدارة المشاريع للتخطيط والجدولة وإعداد التقارير وهي سهلة الاستخدام. ضع البعض في خطتك التالية للمشروع ، وتعقبها وستجد نفسك تتعلم ما هو التكرار الذي يناسبك بشكل أفضل.

كما هو الحال مع كل شيء في إدارة المشروع ، استخدمها بمرونة لتقديم النتيجة التي تريدها ، باستخدام هذه النصائح والإرشادات لتوجيه قراراتك.