كيفية جعل نظام تصنيفات الموظف العمل

تعد التصنيفات الرقمية واحدة من أكثر مكونات إساءة استخدام أي نظام قياس وتقييم. إنها تجعل الناس غاضبين ، وتدمّر علاقات العمل الهشة ، وتجعل أحد الموظفين يحكم على الآخر ، ويخلق موقفًا مصطنعًا وغير مريح تمامًا لكل من الشخص الذي يتم تقييم أعماله.

إن ما يثير الدهشة بالنسبة لي هو الطريقة التي يتم بها تصميم أنظمة التصنيف الرقمية ، هو سبب توقعك لأي شيء مختلف عن استخدامها. إذا كانت المنظمة تأخذ أرقامًا سرية غير موثقة وغير موثقة وغير موصولة ، وتصدر تصنيفًا رقميًا للموظفين ، فتوقع الأسوأ.

هل تسهم التصنيفات الرقمية في مكان العمل؟ حسنًا ، أعتقد أن التصنيفات الرقمية يمكن أن تحفز أداء العمل الممتاز ؛ أداؤها سيئ ، تقوض التصنيفات الرقمية بيئة عملك الإيجابية. هل يمكنك استخدام نظام تصنيف الأداء الخاص بك كجزء من عملية لتعزيز ثقافة التميز المؤسسي؟

نعم ، في الواقع ، وفقا لديك غروت ، في أسرار تقييم الأداء: أفضل الممارسات من الماجستير في دراسة تقييم أداء الإدارة البارزة التي أجراها المركز الأمريكي للإنتاجية والجودة (APQC) و Linkage Inc. ، تساعد تقييمات صارمة للمواهب والإمكانات الشركات على إحراز تقدم كبير في تطوير ثقافات الأداء.

في القضايا القانونية الحالية في تقييم الأداء ، ستانلي ب. مالوس ، ج.د. ، دكتوراه يجعل ستة توصيات موضوعية لتقييم الأداء السليم من الناحية القانونية. حتى لو لم تكن اهتماماتك القانونية ، فإن هذه التوصيات الست تمهد الطريق لما يجعل نظام تقييم التقييم ، للموظفين أو غير الموظفين ، سليمًا ، وربما يحفزهم.

وفقًا لمالوس ، معايير التقييم:

1. يجب أن تكون موضوعية وليست ذاتية ؛
2. يجب أن تكون متعلقة بالوظيفة أو بناءً على تحليل الوظيفة ؛
3. يجب أن تستند إلى السلوكيات بدلاً من السمات
4. يجب أن يكون ضمن سيطرة السعر
5. يجب أن تتعلق بوظائف محددة ، وليس بعمليات تقييم عالمية ،
6. ينبغي إبلاغ الموظف.

يستشهد Malos بتوصيات إجرائية لتقييم الأداء السليم من الناحية القانونية. تشمل توصياته ما يلي: يجب توحيد الإجراءات لجميع الأشخاص داخل مجموعة العمل ؛ هم: "يجب أن يقدموا إخطارًا بأوجه القصور في الأداء ، وفرص لتصحيحها ؛ ويجب أن يقدموا تعليمات وتدريبًا مكتوبين للعاشرين ؛ ويجب أن يحتاجوا إلى وثائق شاملة ومتناسقة عبر صائدي البرامج تتضمن أمثلة محددة للأداء تستند إلى المعرفة الشخصية."

إرشادات نظام قياس الأداء والتصنيف الرقمي

ستساعدك الإرشادات والأمثلة والأفكار العشرة التالية في تطوير نظام لقياس وتصنيف الأداء يكون تحفيزيًا وليس تصادميًا.

• احرص بشدة على تحديد ما تريد قياسه. جاك زيجون ، خبير في إدارة الأداء والقياس ، في دروس تقييم الأداء من ثلاثة عشر عاماً في الخنادق ، تنص على أن "الجزء الأصعب من إنشاء معايير الأداء هو تحديد الإنجازات التي يجب قياسها." بمجرد أن تقرر ، تجربتي هي أن الناس سوف يركزون غالبية طاقاتهم على تلك الجوانب من عملهم الذين يعتقدون أنهم "يتلقون الائتمان".
• تطوير قياسات فعالة تخبر الناس كيف يفعلون. بقدر ما تقيس هذه الأرقام ما هو مهم فعليًا في عمل الشخص ، فهي فعالة في تشكيل الأداء. لا تختار النتائج لقياس فقط لأنها سهلة لتعيين هدف رقمي. بعض أهم النتائج من أي وظيفة ، وخاصة مع زيادة عدد الوظائف المستندة إلى المعلومات ، لا يمكن قياسها بسهولة. على سبيل المثال ، خلال ارتباطاتي الاستشارية ، تقترح المنظمات غالبًا أن نقيس نجاحنا في العمل معًا وفقًا لعدد فصول التدريب التي قدمتها وعدد الأشخاص الذين حضروا الدورات التدريبية. لقد واجهتني دائمًا بالقول إنني كنت أرغب في التأثير على إنتاجيتهم وأداء توصيل العملاء ومعنويات الموظفين ؛ كانت هذه القياسات تستحق وقتهم ، حتى لو كان تأثير التدريب أكثر صعوبة في عزله.

• ضع معايير واضحة وصادقة تخبر الأشخاص تمامًا بما يجب عليهم فعله لتحقيق تصنيف رقمي معين. غالبًا ما تفشل المؤسسات في وضع معايير تتجاوز حكم المدير. إذا كانت لديهم معايير ، فإنهم يفشلون في مشاركتها مع الموظفين. كل من هذه تشكل وصفة لكارثة في أداء الموظف. بينما من غير المرجح أن تتخلص المؤسسات من حكم المدير كجزء من المعايير المختلطة في أي وقت قريب ، يجب تقليل تأثير رأيها ، حيثما أمكن ذلك.

• في دراسة APQC / Linkage التي تم ذكرها سابقًا ، ركزت أفضل شركات الممارسات بشكل كبير على تحديد وتقييم الكفاءات. هذه تختلف عن الأهداف من حيث أنها وضعت على مستوى الشركة ، وعادة من قبل المجموعة التنفيذية. إنها تشكل تواصلًا ثابتًا لما هو أكثر أهمية للنجاح في مؤسستك. وجد غروت أن أفضل المؤسسات التي تمارس الكفاءات حددت الكفاءات ، ومن ثم "صور الأوصاف المتقنة - السرد المحددة للسلوك الذي من المحتمل أن يتقيد به الشخص الذي يتقن المنطقة. في حين أنها أكثر صعوبة في الإنشاء ، فإن وصف إتقانها يعطي المُقيِّم معيارًا ضده لمقارنة الأنشطة الفعلية للفرد الذي تقوم بتقييمه ، والأفضل من ذلك أنها توفر للمقيم صورة واضحة لما تتوقعه المنظمة بالضبط. "

• قم بتوصيل المعايير المحددة للأشخاص الذين يحتاجون إلى المعلومات لكي يعملوا بفعالية. إذا كانت المعلومات تترجم بشكل سيء إلى رقم ، فأبلغ صورة للنتائج المتوقعة التي تكون حية ومفهومة.

في مثال ، من أحد مراكز الطلاب الجامعيين ، شملت معايير تقييم المدير ونجاحه قياسات مثل ما يلي. سوف تحصل على أعلى تصنيف رقمي إذا قمت بزيادة رضا العملاء بنسبة 50 في المئة حسب قياس بطاقات تعليق العملاء ؛ زيادة ربحية متجر الوجبات الخفيفة بنسبة 20 في المائة ، وتوفير بيئة من النظافة والكفاءة التي لا تلوث فيها الورق بالأرضية ، وتمسح الطاولات وتنظيفها بمجرد مغادرة العملاء ، ويتم إفراغ سلة المهملات قبل سلة المهملات التي تتجاوز الحاويات ، و هكذا.

تم أيضًا إنشاء معايير وإبلاغها للحصول على تصنيف رقمي متوسط ​​المدى وتصنيف رقمي ضعيف في نفس الفئات. لم يكن لدى هذا المدير أية أسئلة حول ما هو متوقع وكيف سيتم قياس التوقعات. كانت حرة في تكريس طاقاتها للحصول على التصنيفات الرقمية الأكثر إيجابية.

• الحصول على مدخلات الموظف عند وضع المعايير والقياسات للتصنيفات الرقمية. ساعد المدير أعلاه ، في مركز الطلاب بالجامعة ، في وضع معايير التصنيف الرقمية بناءً على ما اعتقدت أنه سيحسن تجربة الطلاب في مركزها. لقد ساعدت في تكوين صورة لما يمكن أن يشكل نجاحًا لوظيفتها. على سبيل المثال ، كان لدى مدير قسم التموين معايير مختلفة ، لكن ليس أقل تحديا ، بناءً على احتياجات عملائه.
• راجع تقدم الموظف وفقًا للمعايير والأهداف والكفاءات المحددة بانتظام. كل ثلاثة أشهر كحد أدنى لمناقشة تقدم الموظف. الشهرية أفضل. كل عام لا يكفي في الغالب للتأثير على الثقافة والأداء. من الناحية المثالية ، يعرف كل موظف أداءه كل يوم.
• تجنب تأثير "القرون" أو "الهالة". إذا استوفى الفرد جميع المعايير المحددة لمدة شهرين ثم أخطأ الهدف في الشهر الثالث في فترة إعداد تقارير ربع سنوية ، فاخذ في الاعتبار جميع الأشهر الثلاثة. في كثير من الأحيان ، يتم تقييم أداء الشخص على أساس الشهر لأسفل. على الرغم من أنك تريد مساعدة مشكلة الموظف في حل فرص التحسين والتحقق منها ، إلا أنه يجب ألا يحدد شهر واحد أداء الشخص خلال هذا الربع. سترغب في مراقبة الاتجاه ومعالجته بمجرد ظهور الاتجاه.
• يحتاج الموظف إلى رؤية وقراءة تصنيفات أدائه ، وتصنيفاته ، ومكالمات الحكم ، والمعايير المحددة مسبقًا التي جمعت لتشكيل تقييماته.

يوصي Jack Zigon أيضًا بأن يقوم الموظف بجمع بيانات ملاحظات الأداء الخاصة به قدر المستطاع. يمكن أن يوفر هذا الوقت والطاقة للمدير ويسمح للموظف ، الذي هو أكثر دراية ببياناته ، بتقديمها. هذا يساعد الموظف على الحصول على ملكية البيانات ويقلل الخلاف والشك حول النتائج المبلغ عنها.

حسنًا ، يمكن أن تساهم معايير الأداء والتصنيفات في الحصول على تجربة إيجابية محفزة بقوة لأعضاء المؤسسة. يمكن أن يساعد وجود تصنيفات رقمية ومعايير أداء في نظام إدارة الأداء الخاص بك على صياغة الثقافة التي تحتاجها للنجاح كمؤسسة. يعرف الموظفون ما هو متوقع منهم ، ويواجهون بعض المفاجآت. يعرف الناس ما يجب العمل تجاهه ، وهم يعرفون المكافآت والتقدير الذي سيحققونه.

كم من الناس تعرف من يستيقظ في الصباح ، ويذهب إلى التفكير في العمل ، "جي ، أريد أن أكون 3.0 موظفًا بمقياس 5.0 اليوم؟" ليس كثيرا. معظم الناس يرغبون في القيام بعمل رائع ورؤية مساهمتهم في نجاح مؤسستهم. ما الذي يمنعهم؟

معايير غير موحدة وغير واضحة للنجاح. نظام تصنيف رقمي غير مألوف مرتبط بتوقعات الأداء غير المستقرة وغير المدعمة. ردود فعل نادرة. بيئة "خمن كيف تكون رائعًا ، لأننا بالتأكيد لن نخبرك." الحصول الحقيقي ، والمديرين. يمكننا أن نساعد منظماتنا على القيام بعمل أفضل من هذا.