كيفية جعل اجتماع العمل مملة عادة أكثر إثارة

الاجتماعات جزء لا مفر منه من العمل. يمكنك مشاركة المعلومات ، وطرح الأفكار ، وإنشاء الحلول ، وإنشاء العمليات والأنظمة. المشكلة هي أن العديد من هذه الاجتماعات مملة بشكل مؤلم ، مما يعني أن الأشخاص الذين يحضرون قد تم ضبط أدمغتهم.

إذا كان الناس لا يهتمون ويركزون ، فإن الاجتماع مجرد مضيعة لوقت الجميع. كيف يمكنك جعل الاجتماعات المملة أكثر إثارة حتى تحقق شيئًا ما؟ إليك 5 نصائح عملية:

حظر الهواتف الذكية

نعم ، هذا مثل إخبار الناس برمي أطفالهم في عرين الذئاب قبل المجيء إلى الاجتماع. سيصر الناس على أنه يجب أن يكون لديهم هواتفهم - بعد كل شيء ، قد تحدث حالة طوارئ. نعم فعلا. يمكن أن ينتهي العالم خلال اجتماع التخطيط الفصلي الخاص بك ، لكن هذا غير مرجح.

المشكلة في تقنية اليوم هي أنها تسمح لك بالتركيز على ما ليس أمامك - الاجتماع. والشيء المضحك هو أنه إذا كان الناس وجهاً لوجه مع الأشخاص الذين كانوا يقومون بالرسائل النصية خلال اجتماعك ، فسيكونون يرسلون رسائل إلى شخص آخر. الهواتف البقاء في مكاتب.

بدون الهاتف ، يحدث شيئان أثناء الاجتماع. أنت مجبر على البقاء في الوقت الحاضر وقضاء الوقت الضائع في التواصل مع المشاركين الآخرين. لماذا هذا مهم؟ لأنك ستجد اجتماعاتك أكثر إثارة للاهتمام عندما تعرف زملائك.

كيف تتعرف عليهم؟ من خلال التحدث إليهم. ماذا تفعل عندما يكون لديك هاتفك؟ أنت لا تتحدث إلى أشخاص جدد.

تحضير ، تحضير ، تحضير

الاجتماع الذي يأتي فيه الرئيس أو المشرف في وقت متأخر لا يحتوي على أجندة ، ويميل إلى ذلك. يمكن أن يكون الاجتماع المُعد جيدًا رائعًا وجذابًا. عندما يكون لدى القائد خطة وهدف ، سيكون الاجتماع أكثر إثارة للاهتمام. عندما لا يكون هناك اتجاه أو هدف ، فإن الاجتماع لن يكون مثيراً للاهتمام.

الجزء الآخر من الإعداد هو تحسين مهاراتك. لقد ذهبت إلى اجتماعات كانت مثمرة وتفاعلية وجعلتك تشعر بأنك تستطيع الخروج وإنجاز أشياء رائعة. وكنت قد حضرت اجتماعات حيث أنت متأكد تمامًا من أنك إذا تغفو ، فلن يفوتك أحد ، ولن تفوتك أي شيء مهم. الفرق هو الشخص الذي يدير الاجتماع.

إذا كانت اجتماعاتك مملة ، فقم بإلقاء نظرة على المرآة. العثور على وسيلة لتحسين. يمكنك أن تأخذ فصلًا رسميًا (قد يساعدك قسم الموارد البشرية في تقديم الاقتراحات) ، أو يمكنك طلب التعليقات والتوجيه من زميل في العمل تعجبك مهاراته في الاجتماع ، أو يمكنك حضور فصل دراسي عبر الإنترنت. يتوفر الكثير من المساعدة لك ، والكثير منها مجاني عند الرغبة في جعل الاجتماعات المملة المعتادة أكثر إثارة.

الجميع يشارك

لماذا يجب أن يشارك الجميع؟ حسنًا ، لأنه إذا لم تكن المشاركة ضرورية ، يمكنك التعامل مع هذه المشكلة برمتها عبر البريد الإلكتروني. بشكل جاد. هناك أوقات قليلة جدًا تحتاج فيها إلى إحضار مجموعة لنقل المعلومات.

نعم ، هناك بعض الأشياء مثل التسريح من العمل الجماعي أو إعادة هيكلة الشركة بالكامل والتي ستتطور بشكل أفضل إذا كان لديك مدير يتحدث إلى المجموعة بأكملها ، ولكن في معظم الحالات ، يجب أن تكون الاجتماعات تفاعلية دائمًا.

كيف التفاعلية؟ حسنا ، هذا يعتمد على الغرض من الاجتماع. إذا كانت جلسة عصف ذهني ، فيجب على الجميع التحدث. إذا كان شخص ما لا يتحدث ، فاتصل بهذا الشخص. قد يكره مقدمو العروض هذا النوع من الاجتماعات ، ويجب ألا تضغط الاجتماعات على المطورين عن طريق وضعهم على الفور.

لكن ثقافة الاجتماع تحتاج إلى التأكد من أن الجميع يشارك في جلسات العصف الذهني هذه وأن يعلموا أن مشاركتهم مطلوبة مقدمًا.

إذا كان اجتماعًا تخطيطيًا أو اجتماعًا لتحديد الأهداف أو حتى اجتماعًا ربع سنويًا ، فيجب أن يكون هناك وقت للمدخلات ، سواء لطرح الأسئلة أو تقديم تعليقات. يحتاج الغلاف الجوي إلى تشجيع المشاركة ، ولكن مع حدود قليلة (انظر أدناه).

لا تدع أي شخص يهيمن

إذا كنت تقود الاجتماع ، فمن الطبيعي أن تتحدث أكثر. بعدك ، رغم ذلك ، لا تريد أن يسيطر شخص آخر على المحادثة. يمكن أن تجعل الاجتماع مملة. تذكر إعادة توجيه التعليقات ودعوة الأشخاص الذين تعرفهم خبراء في المنطقة لنشر متكلم إلزامي.

على سبيل المثال ، عندما أدلت جين بتعليقها الرابع وبدأت في الحصول على خامس ، قم بقطعها بشكل جيد قدر الإمكان بقولك: "شكرا يا جين ، نحن نعرف موقفك. أود أن أسمع ما تقوله كارين. ولم يكن لدى جيم وبوب فرصة للتحدث بعد.

في بعض الأحيان ، يتعين عليك التحدث إلى جانيس من مكتبك قبل الاجتماع لتذكيرهم بأن الهدف من التجمع كمجموعة هو تبادل الأفكار مع الجميع وإذا كانت تهيمن ، فلن يكون الاجتماع ناجحًا. أو ، بعد الاجتماع مباشرة يعمل بشكل جيد أيضًا ، حيث سيكون لديك أمثلة جديدة إذا لزم الأمر.

الأشخاص الذين قضوا وقتًا في حضور اجتماع يجلبون معارفهم وخبراتهم يستحقون الفرصة للتحدث ومشاركة آرائهم. كقائد ، يمكنك تعلم التحكم في السلوك الذي يقوض الاجتماع.

جعل عناصر قابلة للتنفيذ

كان الاجتماع الذي ينتهي بدون أفعال مجرد مضيعة للوقت. إنه تفريغ معلومات ، وفي هذه الحالة لم يكن الاجتماع أفضل طريقة للمضي قدمًا. ينتهي الاجتماع الممتع والمثير بالأشياء التي يمكن أن يقوم بها الناس ويجب عليهم القيام بها - إما لتعزيز أهدافهم الفردية أو أهداف الشركة أو ، كلاهما مثالي. إذا كان الأشخاص لا يسيرون بعيدًا عن معرفة خطواتهم التالية ، فسيفشل الاجتماع.

بالإضافة إلى وجود عناصر قابلة للتنفيذ ، يجب أن تكون هناك متابعة. يمكن أن يحدث في اجتماع ثان أو فردي ، ولكن يجب أن يحدث. سوف يضبط الأشخاص ما إذا كانوا يعرفون أن عناصر الإجراء كلها معروضة.

لن تحل الاجتماعات أبدًا محل الرحلات إلى ديزني لاند للإثارة ، ولكن يمكنك جعلها أكثر إثارة وإثارة للاهتمام وإنتاجية. قم بإجراء هذه التغييرات الخمسة ، وستجعل اجتماعاتك المملة المعتادة أكثر إثارة للأشخاص الذين يحضرون. وهذا شيء جيد لنجاح مؤسستك.