إدارة غير متوقع في العمل

القول "لا تسير الأمور كما هو مخطط لها" دقيق في العمل كما هو في أي مكان آخر. عندما تسوء الأمور ، غالباً ما يكون ذلك دون سابق إنذار. إذا تمكنت من منع حدوث هذه الحوادث في المقام الأول ، فستفعل ذلك. في حين أن بعض هذه المشاكل يمكن التنبؤ بها ، إلا أن معظمها غير ممكن. هذا هو السبب في أنه من الضروري معرفة كيفية القدرة على تحديد هذه المواقف والتعامل معها بمجرد ظهورها. فيما يلي بعض النصائح لإدارة ما هو غير متوقع في العمل:

1. توقع حدوث خطأ ما ، حتى لو كنت لا تعرف ماذا

كن دائما على اطلاع على المشاكل. لا أحد يريد أن يكون قاتلًا ، لكن في وقت مبكر تتعرف فيه على وجود مضاعفات ، كلما زادت سرعة البدء في اتخاذ خطوات لإصلاحه. مهارات حل المشكلات الممتازة ضرورية عند التعامل مع مثل هذه الحالات. وهي تشمل قدرتك على التعرف على وجود مشكلة ومن ثم تحديد سببها.

يمكن أن تتحول حادثة صغيرة إلى مشكلة كبيرة ، ثم إلى أزمة سريعة إلى حد كبير ما لم يتم اتخاذ إجراء فوري. عندما يتم تجاهل المشكلة أو عدم التعرف عليها ، سيصبح حل المشكلة ، بمرور الوقت ، أكثر صعوبة ، أو حتى مستحيلًا. تنبيهك يمكن أن ينقذ شركتك من أضرار جسيمة.

2. لا داعي للذعر

قد تكون غريزتك الأساسية هي الذعر عندما يحدث خطأ ما. سيبدأ الأدرينالين في التدفق ، مما قد يحفزك على العمل. ومع ذلك ، فإنه سوف سحابة أيضا حكمك. إن قدرتك على التزام الهدوء أمر أساسي لنجاحك في إدارة الأمور غير المتوقعة. الذعر يسبب لنا لتفجير مضاعفات صغيرة من غير متناسب. هذه الاستجابة العاطفية يمكن أن تحول خللًا صغيرًا إلى أزمة هائلة في عقلك.

خذ نفسًا عميقًا وقضي لحظة أو اثنتين في تقييم الموقف والتفكير فيما عليك القيام به بعد ذلك. على الرغم من أنك يجب أن تتفاعل بسرعة ، لا تتسرع. سيؤدي ذلك فقط إلى اتخاذ قرارات مضللة واتخاذ إجراءات غير مفيدة.

3. إعداد الحلول مقدما

على الرغم من أنه من المستحيل التخطيط لكل سيناريو من أسوأ الحالات ، إلا أنه يجب عليك وضع إستراتيجية للتعامل مع الأشياء التي من المحتمل أن تسوء. على سبيل المثال ، إذا كنت مسؤولاً عن مؤتمر كبير تستضيفه مؤسستك ، فاستعد لمقدمي خدمات الطعام للإلغاء في اللحظة الأخيرة أو تعطل نظام الصوت. قبل يوم من الحدث ، أكد مع الممون وتأكد من أن نظام الصوت يعمل.

حدد الأولويات بالتخطيط للأحداث الأكثر شيوعًا ، وليس الأحداث غير المحتملة. إذا كنت قلقًا بشأن حدوث الكثير من الأشياء الخاطئة ، فلن تتمكن من أداء وظيفتك. اضبط خططك لأن الأحداث غير المحتملة أصبحت ممكنة. على سبيل المثال ، على الرغم من أنك لست بحاجة إلى خطة للرد على إعصار في يناير ، إلا أنك تحتاج إلى خطة في شهر يوليو.

4. استخدم مهارات التفكير الناقد لديك

بالإضافة إلى مهارات ممتازة في حل المشكلات ، تعد مهارات التفكير النقدي الرائعة ضرورية أيضًا لإدارة ما هو غير متوقع في العمل بنجاح. اتبع مقاربة منهجية لحل كل من المضاعفات الصغيرة والأزمات الكبيرة. على الرغم من أن العمل السريع أمر حتمي ، إلا أنه خذ وقتك للتوصل إلى بعض الحلول البديلة. ثم قم بتقييمها جميعًا قبل أن تختار الخيار الأفضل. إذا لزم الأمر ، احصل على مدخلات من فريقك ورؤسائك ، سواء عند الخروج بالحلول الممكنة أو عند اختيار الحل المطلوب تنفيذه.

5. الحفاظ على قائمة الموارد في متناول يدك

عندما تنشأ المشاكل ، وتحتاج إلى مساعدة خارجية لحلها ، ستثبت قائمة مقدمي الخدمة بأنها لا تقدر بثمن. بالعودة إلى مثال المؤتمر والاستعداد لمقدمي خدمات الطعام للإلغاء في اللحظة الأخيرة ، لديك قائمة بالشركات الأخرى التي يمكنك الاتصال بها. إذا كان لديك شخص يعمل على إصلاح أجهزة الصوت في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، فلن يؤدي فشل نظام الصوت إلى إعاقة مؤتمرك.

اعتمادًا على احتياجات مؤسستك ، قم بتضمين السباكين والكهربائيين وخبراء الكمبيوتر وموظفي إصلاح المعدات المكتبية ومقدمي خدمات الطعام ووكالات التوظيف المؤقتة في قائمة الاتصال الخاصة بك. قبل التعاقد مع خدمة خارجية ، تأكد من الحصول على موافقة الشخص الذي يتحكم في سلاسل المحفظات لمؤسستك. تخصيص قائمة الاتصال الخاصة بك حسب الضرورة. أضف إليها كما تجد موفرين إضافيين وحذف جهات اتصال لا تصل إليك أو لم تعد تعمل. تواصل مع زملائك ، حتى في المنظمات الأخرى ، للحصول على توصيات ومراجعات.

إن الاستجابة السريعة والمقاسة للحالة الحرجة سوف تقلل من الآثار الضارة على مؤسستك والنتيجة النهائية. سيقدر رئيسك جهودك للرد على أزمة محتملة الضرر.