أفضل الممارسات لملفات الموظفين الموظفين

إنها فكرة جيدة لصاحب العمل أن يحتفظ بملف الموظفين لكل موظف. إن وثائق محفوظات التوظيف ، وسجلات المساهمة والإنجاز ، والإشعارات التأديبية ، والترقيات ، وخطط تطوير الأداء ، وغير ذلك الكثير ، تنتمي إلى ملف الموظفين. يحتفظ أصحاب العمل الأذكياء بأكثر من ملف أفراد أيضًا.

لدى صاحب العمل أسباب وجيهة للاحتفاظ بالعديد من ملفات الموظفين - بعضها قانوني وبعضها لأغراض التوظيف وأفضل الممارسات. هناك حاجة إلى وثائق حتى صاحب العمل لديه عرض دقيق للتاريخ الوظيفي للموظف. تدعم الوثائق قرارات صاحب العمل وقد تحمي صاحب العمل في دعوى قضائية - يتم الحفاظ عليها بشكل صحيح.

توفر محتويات ملف الموظفين لمحة تاريخية عن الأحداث المهمة خلال حياة الموظف. إنهم يدعمون القرارات التي يتم اتخاذها بشأن الموظف ومسيرته المهنية. أنها تثبت الأساس المنطقي لصاحب العمل وراء التوظيف ، والترقيات ، ونقل ، والمكافآت والاعتراف ، وقرارات الفصل.

ترتبط الإرشادات المختلفة بأنواع ملفات الموظفين المختلفة

نظرًا لأنه يوصى باستخدام عدة أنواع من ملفات الموظفين ، ترتبط قواعد وإرشادات مختلفة بكل نوع من ملفات الموظفين.

• لكل نوع من ملفات الموظفين سبب مختلف للمحتويات الموجودة والمختلفة ، بناءً على هذا السبب.
• يتم تخزين كل نوع من ملفات الموظفين بشكل مختلف.
• يقتصر الوصول إلى ملف الموظفين على بعض الموظفين في معظم المؤسسات. العديد من المنظمات تقيد الوصول إلى ملف الموظفين على موظفي الموارد البشرية فقط. أنواع ملفات الموظفين المختلفة لها إرشادات وصول مختلفة.
• يُسمح بوصول الموظف إلى ملف الموظفين الخاص به ، لكن معظم أصحاب العمل يضعون إرشادات للوصول إلى الموظفين من خلال سياسة الوصول إلى ملف الموظفين في دليل الموظف. (هناك العديد من الولايات والاختصاصات القضائية لديها قواعد مختلفة ، لذلك كن محدثًا لموقعك.)

  لا تسمح معظم المؤسسات لمدير الموظف بالوصول إلى ملف الموظفين الكلي. يتوقعون من المديرين الاحتفاظ بالوثائق ذات الصلة في ملف موظف الإدارة الخاص بهم وهو ليس ملف الموظفين الرسمي.

• يمتلك قسم الموارد البشرية مسئولية ملفات الموظفين.

ملفات الموظفين الموصى بها

فيما يلي أنواع ملفات الموظفين الموصى بها وما تحتاج إلى معرفته حول العمل معهم.

ملف الموظفين العاملين

هذا هو ملف الموظفين الرئيسي الذي يحتفظ به صاحب العمل لكل موظف. يخزن ملف الموظفين محفوظات التوظيف لكل موظف. هذا هو ما تحتاج لمعرفته حول ملف الموظفين الموظفين.

ملف طبي

يحتوي الملف الطبي للموظف على قيود قانونية خطيرة يجب على صاحب العمل معرفتها والاستجابة لها. إليك ما تحتاج إلى معرفته حول سرية ومحتوى الملف الطبي للموظف.

ملف الرواتب

وصول الموظف إلى ملف كشوف المرتبات للموظفين أقل تقييدًا من الوصول إلى الملف الطبي أو ملف الموظفين. يحتوي ملف كشوف المرتبات على معلومات حول الرواتب واختيار المزايا وتغييرات معدل الأجور والزينة والمستندات القانونية الأخرى التي تؤثر على راتب الموظف. مختلف موظفي المحاسبة والموارد البشرية الوصول إلى المعلومات في ملف الرواتب.

ملف نماذج I-9 للعاملين

نظرًا لحقوق الوصول إلى مختلف الوكالات الحكومية ، فإنك تتبع أفضل الممارسات من خلال الاحتفاظ بنماذج ملف I-9 لموظف منفصل. تعرف على المزيد حول تخزين نماذج I-9.

سياسة الوصول إلى ملف الموظفين للموظفين

تريد تمكين كل موظف من معرفة ما هو موجود في ملف الموظفين الخاص به ، ولكن عليك التحكم في سلامة الملف ، واكتماله ، ودقته. يتم الحفاظ على سرية الموظف وصاحب العمل والوصول المحدود مع سياسة الوصول إلى ملف الموظفين.

ما لا يجب تضمينه في ملف الموظفين العاملين

هل تبحث عن إرشادات حول المحتوى الذي لا يجب تضمينه في ملف موظفي الموظفين؟ إليك أفضل توصياتي بشأن المحتوى الذي تريد الاحتفاظ به إما في موقع منفصل أو غير رسمي أو لا تحتفظ به على الإطلاق. يمكن أن يؤذيك الاحتفاظ بالوثائق غير الضرورية والمطلعة بآراء بحتة.

كابل بيانات

هل تعرف ما هي الوثائق؟ كلمة ، وثائق ، المحاصيل حتى في كثير من الأحيان في عالم العمالة والموارد البشرية. ولكن ، معنى التوثيق والسبب الذي قد ترغب في توثيق أحداث توظيف معينة يتم تغطيته بالكامل ، "أهمية الوثائق في الموارد البشرية". ألقِ نظرة لأن الوثائق المناسبة ضرورية لملفات التوظيف الدقيقة.

تنصل: يرجى ملاحظة أن المعلومات المقدمة ، على الرغم من موثوقيتها ، ليست مضمونة للدقة والشرعية. تتم قراءة الموقع من قبل جمهور عالمي ، وتختلف قوانين ولوائح التوظيف من ولاية إلى أخرى ومن بلد إلى آخر. يرجى طلب المساعدة القانونية ، أو المساعدة من الموارد الحكومية أو الفيدرالية أو الحكومية الدولية ، للتأكد من أن التفسير القانوني وقراراتك صحيحة لموقعك. هذه المعلومات هي للإرشاد والأفكار والمساعدة.