أسئلة المقابلة المشتركة موظف استقبال وأفضل الإجابات

في العديد من المنظمات ، يمثل موظفو الاستقبال وجه الشركة. سيقوم كل عميل جديد أو مقدم طلب وظيفة أو موظف أو بائع طرف ثالث بالمرور إلى موظف الاستقبال أو التحقق منه ، لذلك يتوق أرباب العمل للعثور على شخص سيكون مسؤولاً وودودًا وهادئًا.

10 أسئلة نموذجية في مقابلة مع موظف استقبال

ستجد هنا الأسئلة المتداولة لموظفي الاستقبال ، نماذج من الإجابات ، ونصائح لما تقوله خلال المقابلة.

1:53

شاهد الآن: كيفية الإجابة على 4 أسئلة مقابلة موظف استقبال

1. ماذا تفعل لمواكبة بيئة العمل سريعة الخطى؟

ماذا يريدون أن يعرفوا: يريد القائم بإجراء المقابلة التأكد من قدرتك على المتابعة. من المحتمل أن تكون كيفية القيام بذلك غير ذات صلة ، ولكن يجب أن يكون لديك إجابة واضحة وواثقة جاهزة.

الشيء الأول الذي أفعله هو الحفاظ على الهدوء ، نظرًا لأن الموقف المحموم والمجهد ليس مفيدًا وأيضًا ليس مظهرًا جيدًا أمام أي من الموظفين أو العملاء. أحاول فرز المهام ، حتى أعمل دائمًا على المهمة الأكثر أهمية أولاً. عادة ، هذا هو أي شيء ينطوي على أحد عملاء الشركة. كذلك ، أحتفظ بقائمة قائمة بكل ما أحتاج إليه ، حتى لا أهمل أي مسؤوليات مهمة.

2. كيف يمكنك الحفاظ على جدولك اليومي منظم؟

ماذا يريدون أن يعرفوا: كيف تنظم يومك ليست في الحقيقة الموضوع. النقطة المهمة هي إثبات أنك منظم جيدًا وستكمل جميع واجباتك بطريقة كفؤة وفي الوقت المناسب.

أبدأ كل يوم بوضع قائمة بكل ما أحتاج إلى إنجازه. أتحقق من التقويم الخاص بي لمعرفة أي اجتماعات أو مواعيد ، حتى أكون على دراية بها ، وأحصل على تغطية من مكتب الاستقبال إذا لزم الأمر. في وظيفتي ، يكون الاتصال أمرًا أساسيًا ، لذا فأنا أواصل الرد على الهاتف والتحقق من بريدي الإلكتروني بحثًا عن الطلبات الجديدة ، ثم تحديث قائمة المهام الخاصة بي بمهام المتابعة وفقًا لذلك.

3. ما هو الدور الذي يلعبه موظف الاستقبال في الانطباع الأول للعميل عن المنظمة؟

ماذا يريدون أن يعرفوا: يجب أن يكون القائم بإجراء المقابلة الخاص بك على يقين من أنك تفهم الموقف الذي تتقدم إليه ، ولكن قد يكون هذا السؤال ثقافيًا ، ويتناول فلسفة عملك.

يمكن لموظف الاستقبال ترك انطباع كبير - إيجابي أو سلبي - على العملاء. نظرًا لأنني واحد من أول الأشخاص الذين يراهم العملاء ، فإن التفاعل المحبط أو السيئ يمكن أن يفسد حقًا رأيهم في الشركة أو التجربة الكلية لديهم. بالنسبة لي ، يشبه ذلك عندما يستقبلك المضيف في مطعم. إذا بدوا محمومين أو يتصرفون بوقاحة ، فقد يشعرون لاحقًا أن طعامك لا يتذوقه تمامًا. لهذا السبب أتأكد دائمًا من استقبال الناس بابتسامة على وجهي والتأكد من أن جميع العملاء يشعرون بأنهم قد تلقوا انتباهي الكامل.

4. أخبرني عن الوقت الذي كان عليك فيه التعامل مع عميل أو ضيف غاضب ، سواء على الهاتف أو شخصيًا. كيف يمكنك التعامل مع هذا الوضع؟

ماذا يريدون أن يعرفوا: هذا أحد الأسئلة العديدة التي قد تطرح عليك والتي تتضمن كيفية التعامل مع الظروف العصيبة والصعبة. يمكنك أيضًا أن تسأل كيف استجابت للنشاط الإجرامي أو غير الأخلاقي. كن صادقا. لا تبالغ ولا تبيع نفسك أيضًا.

بصفتي موظف استقبال بمكتب الطبيب ، غالبًا ما تعاملت مع مرضى محبطين على الهاتف. في إحدى المرات ، كانت امرأة غاضبة جدًا من أن قسم الفواتير لم يتصل بها في اليوم نفسه ، وبدأت في الصراخ في وجهي على الهاتف. كان غير سارة! ما أحاول القيام به في هذه المواقف هو التفكير في مدى شعور الشخص المصاب بالتوتر بأنه يتصرف بهذه الطريقة. بعد دقيقة من صراخها ، قلت: "يجب أن تشعر بالإحباط حقًا. هل يمكن أن تخبرني بالمزيد عما يحدث؟" ساعد ذلك في إبطاء المحادثة وتقليل حجمها. لقد أوضحت الوضع برمته ، وطمأنتها بأن شخص الفواتير الخاص بنا قد خرج للتو لهذا اليوم وسيكون على اتصال. أخبرتها أيضًا بأنني سأضع ملاحظة على مكتب شخص الفوترة ، أطلب منها استدعاء المرأة مرة أخرى لتكون مهمتها الأولى. بحلول نهاية المكالمة ، كانت أكثر هدوءًا ، واعتذرت عن كلماتها القاسية السابقة.

5. هل أنت على استعداد للعمل الإضافي؟

ماذا يريدون أن يعرفوا: إذا لم تكن على استعداد للعمل الإضافي ، فقل ذلك. إذا كنت على استعداد للعمل الإضافي ولكن ضمن حدود معينة ، فقل ذلك أيضًا. نعم ، هناك شركات لا يكلفك العمل الإضافي فيها. لكن تقديم التزام لا يمكنك الاحتفاظ به ، أو وضع نفسك في وضع يتعين عليك فيه التضحية برفاهيتك أو رفاهية عائلتك من أجل عملك ، ليس خيارًا مقبولًا. أنت بحاجة إلى وظيفة تطابق توافرك.

أنا مرتاح للعمل الإضافي عدة مرات في الشهر ، طالما أن لدي إشعار مسبق ليوم واحد. وجود رئيس متابعة يسهل علي إعادة ترتيب خططي. في قرصة ، من المحتمل جدًا أن أقوم بوقت إضافي في نفس اليوم ، لكنني أفضل حقًا الحصول على إشعار ليوم واحد.

6. كم عدد الموظفين الذين عملوا في مكتبك الأخير؟

ماذا يريدون أن يعرفوا: يريد القائم بإجراء المقابلة معرفة نوع البيئة التي عملت بها ، ومقارنتها مع الشركة التي تجري معها مقابلة ، وما إذا كنت مرتاحًا للعمل في أماكن عمل صغيرة و / أو كبيرة.

في مكتبي الأخير ، كان هناك خمسة موظفين. هذا صغير لدرجة أننا بدأنا نشعر وكأننا عائلة. كما تعلمون ، كان الجميع يعرفون أن مارثا في قسم الفواتير يحتاج إلى فنجانين من القهوة قبل أن تتمكن من طرح أسئلة معقدة. قبل ذلك ، كان مكتبي كبيرًا إلى حد ما - 60 موظفًا. شعرت بالراحة في كلا البيئتين ، على الرغم من أن الشهر الأول في المكتب الكبير كان صعبًا بعض الشيء حيث كان عليّ معرفة من قام بماذا وأين أتوجه بالمكالمات مع الكثير من الخيارات المتاحة.

7. صف واجباتك السابقة كمساعد إداري أو سكرتير أو موظف استقبال.

ماذا يريدون أن يعرفوا: يريد القائم بإجراء المقابلة أن يتخطى المسؤوليات التي أدرجتها في سيرتك الذاتية ، وأن يؤكد ملاءمتها للوظيفة المعروضة. هذه أيضًا فرصة جيدة للتوسع في النقاط الموضحة في تجربة عملك.

كموظف استقبال في ABC Financials ، كنت أول شخص للعملاء. أجبت على خط الهاتف العام ، بالإضافة إلى الرد على الهواتف الخاصة بنائبي الشركة الخمسة. كنت أيضًا مسؤولاً عن استلام الطرود وتوزيع البريد وتحية ومرافقة العملاء والبائعين إلى قاعات الاجتماعات ومواكبة عنوان البريد الإلكتروني للمعلومات العامة للشركة. كان لدي أيضًا الكثير من المسؤوليات الإدارية: لقد تمكنت من إدارة تقويمات هؤلاء VPs ، ورتبت سفر أعمالهم ، وساعدت في إنشاء وتنقيح العروض التقديمية PowerPoint وغيرها من المواد لتوزيعها في الأحداث.

8. كيف يمكنك إعطاء الأولوية للمكالمات والعملاء وعمليات التسليم وغيرها من المشكلات التي يجب معالجتها على الفور؟

ماذا يريدون أن يعرفوا: المقابليريد أن يعرف كم أنت جيد في تعدد المهام ، وتنظيم الوقت ، وتحديد أولويات المهام. هذه أيضًا فرصة جيدة لتوضيح كيف واجهت أولويات متعددة وشرح كيف تعاملت معها جميعًا.

تعدد المهام ضروري عندما يكون المكتب مشغولا. كلما لم تكن وقحة ، أحاول القيام ببعض المهام في نفس الوقت. على سبيل المثال ، يمكنني بسهولة الرد على مكالمة هاتفية أثناء التوقيع على حزمة من شخص التسليم. عندما لا يكون تعدد المهام ممكنًا ، فإنني أركز على العملاء والعملاء كأولوية أولى. إذا لزم الأمر ، سوف أسأل عما إذا كان بإمكانهم إعطائي دقيقة واحدة للقيام بمهمة أخرى أولاً ، وإذا كانت الأمور مشغولة حقًا ، أحاول الاتصال بموظف زميل ليوفر لي تغطية.

9. ما مدى قوة مهارات جهاز الكمبيوتر الخاص بك؟

ماذا يريدون أن يعرفوا: يطلب منك القائم بإجراء المقابلة تأكيد مهارات الكمبيوتر لديك ، وما إذا كان مستوى مهارتك متوافقًا مع توقعات الشركة ، وما هي البرامج الأكثر راحة في استخدامك. إن أمكن ، من الجيد البحث عن البرامج التي تستخدمها الشركة قبل المقابلة.

لدي مهارات كمبيوتر قوية جدا. بالإضافة إلى معرفتي بـ Microsoft Office ، اعتدت أيضًا إجراء تحديثات على موقع الشركة في دوري الأخير ، لذلك أنا مرتاح باستخدام WordPress أيضًا. عندما أبدأ باستخدام برنامج أو تطبيق جديد ، عادةً ما أجد أنه يمكن الإجابة على معظم أسئلتي من خلال البحث عبر الإنترنت ، على الرغم من أنني أقدر الحصول على برنامج تعليمي من زميل في العمل أيضًا.

10. أخبرني عن تجربة خدمة العملاء الخاصة بك.

ماذا يريدون أن يعرفوا: يرغب القائم بإجراء المقابلة في الحصول على نظرة عامة حول تجربة خدمة العملاء لديك - كم عدد السنوات والأمثلة المحددة والمهارات التي تستخدمها في حل المشكلات.

لقد كنت أعمل في خدمة العملاء منذ أن كنت مراهقًا. كانت وظيفتي الأولى تعمل في محل لبيع الكتب ، حيث ساعدت العملاء في العثور على الكتب وفي بعض الأحيان غطت السجل النقدي. خلال الكلية ، كان لدي وظيفة بيع بالتجزئة بدوام جزئي ، وهذه المرة ، بيع الملابس. بعد ذلك ، بالطبع ، كموظف استقبال في شركة ABC ، ​​تعاملت أيضًا مع العملاء ، رغم أنني في هذا الدور ، لم أكن أجري أي مبيعات مباشرة. أشعر بالراحة حقًا في التفاعل مع العملاء وحل مشكلاتهم ، سواء كان ذلك للعثور على الكتاب الذي يبحثون عنه أو تغيير وقت اجتماعهم مع مسؤول تنفيذي.

نصائح للإجابة على أسئلة موظف الاستقبال

أفضل موظفو الاستقبال هم من الخبراء الموجودين في مجال الاتصالات ، المنظمين والمتفوقين. لذلك ، يجب أن يظهر المرشحون على استعداد للإجابة على أسئلة المقابلات المفتوحة التي تقيّم الخبرة والألفة مع أدوات مكان العمل والعمليات ومجموعة المهارات - بما في ذلك العمل مع خدمة العملاء وتعدد المهام والقدرة على إجراء مكالمات سريعة للحكم.

في هذه الحالة ، لا يبحث المقابلات بالضرورة عن إجابات بنعم أو لا. وبدلاً من ذلك ، يتوقعون من المرشحين أن يجيبوا بأمثلة محددة تصف كيفية تعاملهم مع المواقف السابقة لمكان العمل ، وطرح أسئلة تم البحث فيها بعناية حول أولويات الشركة وتوقعاتها وأهدافها وتحدياتها.

نظرًا للتقدم التكنولوجي المتزايد في مكان العمل ، يجب أن يتمتع موظفو الاستقبال أيضًا بمهارات تقنية قوية. يجب أن تكون لديك خبرة في استخدام أنظمة الهاتف والأجهزة المكتبية مثل الطابعات والناسخات والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس (نعم ، لا يزال) ، بالإضافة إلى تطبيقات الكمبيوتر مثل MS Office والبرامج الخاصة بالصناعة.

7 أسئلة لطرح الباحث

سوف يتوقع منك الباحثون طرح الأسئلة. فيما يلي قائمة بالأسئلة التي يمكنك طرحها أثناء أو في نهاية المقابلة:

1. هل يمكن أن تخبرني المزيد عن المسؤوليات اليومية لهذه المهمة؟
2. ما هي الصفات التي تبحث عنها في الشخص الذي تريد توظيفه للشركة؟
3. ما هي توقعاتك لهذه الوظيفة ، وكيف تقيس النجاح؟
4. لماذا آخر شخص شغل هذه الوظيفة؟
5. من يقدم هذا الموقف؟
6. ما هي فرص التقدم الوظيفي مع الشركة؟
7. هل تقدم الشركة أي فرص تدريب للموظفين؟

كيفية جعل أفضل الانطباع

قد يُعتبر موقف موظف الاستقبال مستوى الدخول ، ولكنه قد يكون أيضًا الخطوة الأولى في صعود سلم الشركة. سيتم جذب صاحب العمل المحتمل لشخص واثق واثق من نفسه. غالبًا ما تكون أول شخص يلتقي به عملاؤهم أو مرضاهم عند المشي إلى المكتب لأول مرة.

تأكد من انطباعك الأول هو أفضل ما يمكن أن يكون. إليك كيفية الاستعداد للمقابلة. جنبا إلى جنب مع استئناف الصدارة ، خذ الوقت الكافي لارتداء الجزء عند المقابلة. إذا حصلت على الوظيفة ، فستكون الشخص في الخطوط الأمامية ومن المهم أن تُظهر لصاحب العمل صورتك المهنية.

إذا لم تكن متأكدًا بشأن ما ترتديه لمقابلتك ، فراجع هذه النصائح حول كيفية ارتداء مقابلة. إذا كانت كل من سيرتك الذاتية وزيك الاحترافي مدرجة ، وكنت على استعداد للإجابة على الأسئلة المحتملة ، فستنجح في الحصول على الوظيفة التي تجري مقابلة معها.