كيفية كتابة تقرير عن سير العمل

يتألف التقرير المرحلي من رأس وملخص تنفيذي ووصف للمكونات الأصغر حجمًا ، ومؤشر على موعد تقديم التقرير التالي. سوف تكتب التقرير باتباع هذا القالب ، ثم ترسله إلى رئيسك في العمل أو إلى مدير تقارير آخر كما هو محدد

رأس

يحتوي الرأس على معلومات تعريف للتقرير. ستقوم بإدخال العنوان ، والتاريخ الذي يتم فيه نشر التقرير ، وحالة التوقف لكل ما تقوم بالإبلاغ عنه (الأحمر ، الأصفر والأخضر) ، والمخطط العام ، وربما النسبة المئوية الكاملة ، مقابل الفعلي. ملاحظة: غالبًا ما يتم استخدام تقرير مرحلي كهذا للمشروعات ، ولكن يمكن استخدامه أيضًا للإبلاغ عن أشياء أخرى. على سبيل المثال ، إذا تم تعيين مهمة تقليل عدد الساعات لكل رسم لشركة هندسية ، فستستخدم تقريرًا مرحليًا لإظهار تقدمك في تقليل عدد الساعات لكل رسم.

• العنوان: التقرير المرحلي للمشروع X
• التاريخ: 30 مايو 20xx
• الحالة: الأخضر
• في المئة كاملة: 63 الفعلي ، 59 خطة

ملخص تنفيذي

تكتب الملخص التنفيذي في النهاية. هذا هو ملخص لجميع النقاط الرئيسية المدرجة أدناه في متن التقرير. اعتمادًا على جمهورك ، يكون الملخص التنفيذي محدودًا في بعض الأحيان. يعتمد ذلك على جمهورك وعدد الأشخاص الذين يتلقون التقرير ومستوياتهم داخل المنظمة. يستهدف الملخص التنفيذي أولئك كبار المديرين الذين قد لا يكون لديهم الوقت الكافي لقراءة التقرير بأكمله. إذا تم توجيه تقريرك إلى المشرف المباشر ، فمن المتوقع أن يقرأ التقرير وقد لا تكون هناك حاجة إلى الملخص التنفيذي.

ومع ذلك ، إذا كان هذا التقرير يتم توزيعه على نطاق واسع على العديد من المديرين التنفيذيين في جميع أنحاء المنظمة ، فقد يكون من الضروري تضمين ملخص تنفيذي لهؤلاء الأفراد الذين ليس لديهم الوقت الكافي لقراءة التقرير بأكمله.

تقدم الأجزاء المكونة

هذا هو الجزء الرئيسي من التقرير. في هذا القسم من التقرير ، تقوم بتفصيل تقدمك في جميع المجالات المكونة للمشروع. أدرجت تقدمك وإنجازاتك فيما يتعلق بجميع المقاييس خلال هذه الفترة الزمنية. يمكنك عرض ماهية خطتك للفترة الزمنية التالية. وبعد ذلك ، لا تقوم فقط بإدراج الحاصرات بل وأيضًا الجهود التي تبذلونها لإزالتها. أخيرًا ، سيعرض القسم المساعدة الإضافية المطلوبة من رئيسك أو مستلم آخر للتقرير المرحلي.

ملخص

ويتبع نص التقرير في قسم الملخص. يتضمن تفاصيل أقل من التقدم المُبلغ عنه في القسم السابق. ستقوم بتضمين نفس المعلومات والمقاييس والإنجازات والخطة للفترة القادمة وأي حاصرات ، ولكن عليك تقديم تفاصيل أقل لكل فئة. على سبيل المثال ، قد يكون الملخص جملة واحدة ، مثل "جميع التسليمات في الوقت المحدد" ، بينما قد تقول كتابة التقدم في القسم السابق "تسليم A ، المستحق في xx / xx / xx ، سيتم تسليمها قبل ثلاثة أيام.

سيتم تسليم التقرير Y في الوقت المحدد على xx / xx / xx. ومن المتوقع الآن تسليم التقرير C ، الذي تأخر لمدة أسبوعين أثناء انتظار الرسومات ، في تاريخ الاستحقاق المنقح وهو xx / xx / xx."

تاريخ الاستحقاق التالي للتقرير

هنا تسرد متى سيتم إرسال التقرير التالي. إذا كان هذا تقريرًا أسبوعيًا ، على سبيل المثال ، فيمكنك عرض تاريخ استحقاق التقرير التالي أسبوع واحد بعده. بالنسبة للتقرير الشهري ، ستعرض التاريخ الشهر المقبل الذي سيتم فيه إرسال التقرير. يتوقع الأشخاص الذين يتلقون التقرير أن تكون هذه البيانات دقيقة مثل البيانات الواردة في التقارير.

الحد الأدنى

يتكون تقرير التقدم الخاص بك من الملخص التنفيذي الاختياري ، والإبلاغ عن التقدم المحرز في جميع مكونات المشروع ، والملخص التفصيلي ، والجدول الزمني. اجعلها دقيقة قدر الإمكان.