كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا - 7 أسئلة لطرحها قبل أن تصل إلى إرسال

لسنوات عديدة حتى الآن ، كان الناس يتوقعون زوال البريد الإلكتروني. على الرغم من أننا نستخدم أشكالًا أخرى من الاتصالات مثل الرسائل النصية والوسائط الاجتماعية "للتحدث" مع أصدقائنا أو إرسال رسائل سريعة إلى زملائنا ، إلا أننا لا نزال نستخدم البريد الإلكتروني ، لا سيما في التواصل المرتبط بالعمل. كما أنها وسيلة الاتصال الأساسية عند التقدم لوظيفة. من المهم أكثر من أي وقت مضى معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي.

قد يكون البريد الإلكتروني هو نقطة اتصالك الأولية مع شخص ما وبسبب ذلك ، إنها فرصتك الأولى لإحداث انطباع. انتبه جيدًا لتكوين رسائلك. قبل النقر على "إرسال" ، أجب عن هذه الأسئلة السبعة.

1. هل رسالتي خالية من الأخطاء؟

يعد فحص بريدك الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء هو أهم شيء يمكنك القيام به قبل إرساله. التدقيق الإملائي والنحوي غير الصحيح سيجعلك تبدو مهملًا. وهذا يتعارض مع الانطباع الذي تحاول تقديمه ، خاصة إذا كنت تتقدم لوظيفة.

التدقيق حتى تثق في أنك قد اشتعلت جميع الأخطاء الإملائية والنحوية ، وكذلك الأخطاء المطبعية. يحتوي Grammarly.com على أدوات مجانية ، بما في ذلك امتداد لمتصفح Chrome ، يمكن أن يساعدك في ذلك.

2. ماذا يقول عنوان بريدي الإلكتروني عني؟

ربما يكون عنوان البريد الإلكتروني للعمل الخاص بك - والذي بالمناسبة ، يجب ألا تستخدمه للبحث عن وظيفة - واضحًا جدًا. على الأرجح أنه نوع من اسمك. ربما تكون قد اخترت عنوانًا أقل شبهاً بالعمل لاستخدامه في البريد الإلكتروني الشخصي. إن العنوان الموحى أو الطفولي أو اللطيف لا بأس به إذا كنت تستخدمه فقط لإرسال رسائل إلى أصدقائك وعائلتك ولكن إذا كنت بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني احترافي ، فقم بالتسجيل للحصول على حساب جديد ينقل الاحتراف.

قم بإعداد عنوان بريد إلكتروني يستخدم اسمك الفعلي. جرب الأسماء الأولى والأخيرة. اسمك الأول ، الاسم الأولي الأوسط والأخير ؛ أو بعض مزيج من هؤلاء. لا ترسل بريدك الإلكتروني الاحترافي من [email protected].

3. هل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني في الحقل "إلى" صحيحان؟

عندما تبدأ في كتابة اسم المستلم في حقل "إلى" ، فإن معظم عملاء البريد الإلكتروني سيملئون بقية الاسم بواحد من جهات الاتصال الخاصة بك. قد ينتهي الأمر بسهولة بالاسم الخطأ في هذا الحقل ، لذا تأكد من الانتباه إلى هذا.

تخيل المشكلة التي قد تنشأ إذا أرسلت عن طريق الخطأ رسالة بريد إلكتروني إلى المستلم الخطأ. دعنا نقول أنك تبحث عن وظيفة بينما كنت لا تزال تعمل. يمكن أن يكون لمدير التوظيف لدى صاحب العمل المحتمل اسم يبدأ بنفس الحرف مثل اسم رئيسك الحالي. كيف سيكون محرجا إذا أرسلت رئيسك رسالة تعني لهذا مدير التوظيف؟ لا تريد فقط التأكد من وصول رسالتك إلى وجهتها المقصودة ، ولكنك تريد أيضًا التأكد من أنها لا تصل إلى وجه غير مقصود.

4. هل استخدمت العنوان المناسب لمخاطبة المستلم؟

إذا كنت بالفعل على أساس الاسم الأول مع الشخص الذي ترسله عبر البريد الإلكتروني ، فلا بأس في معالجته بهذه الطريقة في رسالتك. ومع ذلك ، إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتصل فيها بشخص ما ، أو إذا لم تكن متأكدًا من الطريقة التي يفضلون معالجتها ، فمن الأفضل استخدام عنوان رسمي مثل السيد أو السيدة أو السيدة أو الدكتورة وآخر المستلمين اسم.

يخطئ دائما على جانب الحذر. لا يمكن أن تؤذي لتكون رسمية. للحصول على تلميح حول كيفية تفضيل شخص تربطك به علاقة ثابتة بالفعل ، ابحث في الرسائل السابقة للاطلاع على كيفية توقيعه. هذا سوف يساعدك على تقرير ما يجب القيام به.

5. هل تنقل نبرة رسالتي جيدًا؟

كما يقول المثل ، "هذا ليس ما تقوله ولكن كيف تقول ذلك". عندما تتحدث إلى شخص ما وجهاً لوجه ، يمكنك الاعتماد على التجويد ولغة الجسد وتعبيرات الوجه للمساعدة في إعطاء معنى إضافي لكلماتك.

عندما تحاول نقل الرسالة نفسها كتابيًا ، هناك مجال أكبر لسوء الفهم لأن القارئ لا يمكنه رؤية وجهك أو قراءة لغة جسدك أو سماع صوتك. تأكد من أن رسالتك مهذبة وصديقة ، وأن المعنى المقصود واضح.

6. هل رسالتي بسيطة ولكنها ليست خفية؟

حفظ رسائلك قصيرة وحلوة سيجعلها أسهل للفهم. في الوقت نفسه ، يجب ألا تتجاهل أي شيء مهم. لا تريد إجبار متلقي بريدك الإلكتروني على تخمين ما تحاول قوله. يجب أن تكون رسالتك دقيقة قدر الإمكان مع تضمين جميع المعلومات اللازمة.

7. هل قمت بتضمين مرفقات غير مطلوبة؟

يرفض الكثير من الأشخاص فتح مرفقات البريد الإلكتروني التي لا يتوقعونها. إنهم محقون في تجنب القيام بذلك. غالبًا ما تنتقل فيروسات الكمبيوتر في تلك المرفقات. إذا كنت ترغب في إرسال ملف إلى شخص ما ، على سبيل المثال ، سيرتك الذاتية ، اطلب من المستلم إذنه أولاً. أرسلها فقط إذا قال أنها على ما يرام.