كيف تكتب رسالة مرجعية

من المهم أن تعرف كيف تكتب خطابًا مرجعيًا لأنه يُطلب من الجميع تقريبًا تقديم مرجع في وقت ما أثناء حياتهم المهنية. سواء كان ذلك لموظف أو صديق أو شخص عملت معه ، من المهم أن تكون مستعدًا لكتابة خطاب توصية فعال.

اقرأ أدناه للحصول على نصائح حول كيفية كتابة خطاب مرجعي ، وكذلك المواد التي يجب طرحها للمرشح ، ومتى يجب أن تقول لا (وكيف تقول لا) لكتابة خطاب لشخص ما.

خطابات مرجعية أو خطابات التوصية

الرسالة المرجعية ، والمعروفة أيضًا باسم خطاب التوصية ، هي خطاب يتحدث عن تجربة عمل شخص ما ومهاراته وخبراته وصفاته الشخصية و / أو أدائه الأكاديمي. هو مكتوب من قبل صاحب العمل السابق ، الزميل ، العميل ، المعلم ، أو أي شخص آخر يمكن أن يتحدث بشكل إيجابي عن هذا الشخص.

عندما تحتاج رسائل مرجعية

تحتاج إلى خطابات مرجعية ، عادة حوالي ثلاثة منهم ، متى يمكنك التقدم للوظائف ، والتدريب الداخلي ، والمناصب التطوعية ، والكليات ، وبرامج الدراسات العليا. الرسالة المرجعية هي إقرار إيجابي لمهاراتك وسماتك ، كتبها شخص مطلع على عملك وشخصيتك وإنجازاتك.

تشرح الرسالة المرجعية سبب اختيار القارئ لك ، وما الذي يؤهلك للفرصة التي تتقدم بها. قد يتم طلب الرسائل من قبل المنظمة التي تدرس الفرد للعمل أو القبول في مؤسسة ، أو قد يتم تقديمها من قبل الباحث عن عمل أو مقدم الطلب.

ما هو مدرج في رسالة مرجعية

الرسالة المرجعية هي إقرار إيجابي لمهاراتك وصفاتك. هذا ما يفسر سبب قيام القارئ باختيارك وما الذي يؤهلك للفرصة التي تتقدم بها.

ارسالة مرجعية المهنية عادة ما يكتبه مشرف أو زميل أو عميل أو معلم أو أستاذ على دراية جيدة بإنجازاتك في إعداد من نوع العمل. يتضمن عادةً وصفًا لموقفك ومسؤولياتك ، ومدة وقتك في الشركة ، وقدراتك ومؤهلاتك ومساهماتك في المنظمة.

شخصية أوخطاب مرجعي شخصي يمكن أن يكتبه صديق أو معلم أو جار للعائلة يمكنه أن يشهد على السمات التي من شأنها أن تجعلك مرشحًا جيدًا للمنصب الذي تبحث عنه. يشرح كيف يعرفك الكاتب ويناقش سماتك الشخصية كما لو كانت تنطبق عليه في إعداد الوظيفة.

ما يجب القيام به قبل كتابة خطاب مرجعي

فكر قبل أن تقول "نعم".قبل الموافقة على كتابة الرسالة ، تأكد من أنك تشعر أنه يمكنك كتابة خطاب مرجعي إيجابي لهذا الشخص. إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا أو لا تعتقد أنه بإمكانك التحدث عن مهارات الشخص أو قدراته ، فمن الجيد رفض طلب التوصية.

من الأفضل قول لا لكتابة توصية بدلاً من كتابة مرجع سلبي للشخص.

قد تكون غامضًا عند رفض الطلب ، ما عليك سوى قول "لا أشعر أنني سأكون أفضل شخص يكتب لك توصية". إذا أمكن ، اقترح شخصًا آخر قد يطلبه.

طلب معلومات. إنها لفكرة جيدة أن تطلب من الشخص الحصول على نسخة من سيرته الذاتية أو سيرته الذاتية ، حتى لو كنت قد عرفتها لفترة طويلة. قد يكون لديهم اعتماد أو إنجازات جديدة ، وتريد تقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات الحالية. سوف يساعدك هذا أيضًا في تقديم إرشادات لاستخدامها عند إنشاء الرسالة.

إذا كانت الرسالة المرجعية تتعلق بفرصة عمل محددة ، فاطلب أيضًا الحصول على نسخة من الإعلان عن الوظيفة. وبالمثل ، إذا كانت الرسالة المرجعية خاصة بمدرسة أو برنامج محدد ، فاطلب بعض المعلومات عن المدرسة. لمزيد من المعلومات لديك ، كلما كان من الأسهل لكتابة الرسالة.

الحصول على كل التفاصيل.إلى جانب طلب معلومات حول المرشح ، احصل على جميع المعلومات التي تحتاجها حول كيفية إرسال الرسالة. اسأل الشخص الذي يجب أن ترسل الرسالة إليه ، وموعد الموعد النهائي ، وما هو التنسيق الذي يجب أن تكون عليه الرسالة. اسأل أيضًا عما إذا كان هناك أي معلومات تريد المدرسة أو صاحب العمل تضمينها في رسالتك.

ما يجب تضمينه في رسالة مرجعية

ما لم يمنحك المرشح نموذجًا لكتابة التوصية الخاصة بك ، يجب عليك كتابة المرجع كرسالة رسمية. يجب أن يبدأ خطاب مرجعي مع كل من معلومات الاتصال بصاحب العمل (الاسم والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني) متبوعًا بالتاريخ. إذا كانت هذه رسالة بريد إلكتروني وليست خطابًا فعليًا ، فقم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في نهاية الرسالة ، بعد توقيعك.

معلومات الاتصال والتحية:إذا كنت تكتب الرسالة إلى فرد أو لجنة توظيف ، فقم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بهم في الجزء العلوي من الرسالة وفي تحيتك. إذا كنت تكتب خطابًا عامًا ، فيمكنك الكتابة إلى "من يهمه الأمر" أو يمكنك ببساطة بدء رسالتك بالفقرة الأولى.

تحية: ابدأ رسالتك مع "عزيزي السيد / السيدة. الاسم الأخير". إذا كنت لا تعرف اسم صاحب العمل الأخير ، فاكتب ببساطة "عزيزي مدير التوظيف". إذا كان المرشح يتقدم إلى برنامج أكاديمي ، فيمكنك كتابة "لجنة القبول عزيزي".

المقدمة: اشرح علاقتك مع الشخص الذي تكتب الرسالة من أجله. يمكنك تضمين المدة التي عرفت بها الشخص. ثم اشرح لماذا تكتب الرسالة. تأكد من تضمين اسم الشركة أو الوظيفة أو المدرسة أو الفرصة التي يتقدم بها الشخص. على سبيل المثال ، "لقد كنت المشرف جيمس سميث في شركة XYZ على مدى السنوات الخمس الماضية. يسرني أن أوصي به لشغل منصب كبير المحاسبين في شركة ABC.

نظرة عامة على الجسم:في نص الرسالة ، قم بتضمين معلومات محددة حول الخصائص الشخصية للمرشح (الإبداع ، والصبر ، والثقة ، وما إلى ذلك) ، ومهارات محددة (مهارات اتصال ممتازة ، ومهارات تنظيمية ، وما إلى ذلك). أن تكون محددة قدر الإمكان.

الفقرة الأولى: تشرح الفقرة الأولى من الرسالة المرجعية اتصالك بالشخص الذي توصي به ، بما في ذلك كيف تعرفه ، ولماذا أنت مؤهل لكتابة خطاب مرجعي للتوصية بالتوظيف أو مدرسة الدراسات العليا. اذكر العلاقة (الشخصية أو المهنية) التي تربطك بالشخص الذي توصي به.

الفقرة الثانية (والثالثة والرابعة)

تحتوي الفقرات الوسطى من الرسالة المرجعية على معلومات عن الشخص الذي تكتب عنه ، بما في ذلك سبب تأهله ، وما الذي يمكن أن يساهم به. إذا لزم الأمر ، استخدم أكثر من فقرة واحدة لتوفير التفاصيل. كن محددًا وشارك أمثلة حول سبب كون هذا الشخص مرشحًا مؤهلاً. إذا أمكن ، فقم بربط مثيلات معينة لاحظت فيها الشخص بنجاح باستخدام المهارات المطلوبة لهذا المنصب.

حاول وصف الصفات والمهارات التي تتعلق بالوظيفة أو المدرسة أو الفرصة المحددة. على سبيل المثال ، إذا كان الشخص يتقدم للحصول على وظيفة كمدير ، فركز على مهارات القيادة والتواصل الخاصة به.

إغلاق الرسالة

في الفقرة الختامية ، عرض تقديم مزيد من المعلومات وتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك (الهاتف والبريد الإلكتروني) بحيث تكون متاحًا لتقديم توصية شفهية أو الإجابة على المزيد من الأسئلة إذا لزم الأمر. قد تكرر أيضًا أن تنصحك بهذا الشخص "بكل إخلاص" أو "بدون تحفظ".

التوقيع: قم بإنهاء الرسالة بتوقيعك بخط اليد متبوعًا باسمك المكتوب. إذا كانت هذه رسالة بريد إلكتروني ، فما عليك سوى تضمين اسمك المكتوب ، متبوعًا بمعلومات الاتصال الخاصة بك.

توصية طول الرسالة ، التنسيق ، والخط

قبل البدء في كتابة الرسالة: اطلب من المرشح أن يرسل لك سيرته الذاتية ، أو نصه ، أو سيرته الذاتية ، أو أي مواد أخرى ستساعدك على وصف الشخص بدقة. يمكنك أيضًا أن تطلب وصفًا للوظيفة التي يقدم لها ، ومعلومات عن الشركة. لمزيد من المعلومات لديك ، كلما كان من الأسهل لكتابة توصية قوية.

الطول: يجب أن يكون خطاب التوصية أكثر من فقرة أو فقرتين ؛ خطاب يوحي هذا باختصار إما أنك لا تعرف الشخص جيدًا أو لا تؤيده تمامًا. ومع ذلك ، فأنت تريد الاحتفاظ بالرسالة موجزة والتركيز على بعض النقاط الرئيسية ، لذلك تجنب كتابة أكثر من صفحة واحدة. إن ثلاث أو أربع فقرات تشرح كيف تعرف الشخص ولماذا توصي به هي طول مناسب.

شكل: يجب أن يكون خطاب التوصية متباعدًا مع وجود مسافة بين كل فقرة. استخدم حوالي 1 "هوامش لأعلى الصفحة وأسفلها ويسارها ويمينها ، وقم بمحاذاة النص إلى اليسار (المحاذاة لمعظم المستندات).

الخط: استخدم خطًا تقليديًا مثل Times New Roman أو Arial أو Calibri. يجب أن يتراوح حجم الخط بين 10 و 12 نقطة ، لذلك من السهل قراءته. يعد ضبط حجم الخط طريقة جيدة لحفظ رسالتك في صفحة واحدة.

تصحيح:تأكد من قراءة رسالتك قبل إرسالها. يمكنك مطالبة شخص آخر بتحرير الرسالة ، ولكن إخفاء اسم المرشح للحفاظ على خصوصيته.

نموذج رسالة مرجعية

يمكنك استخدام مثال خطاب المرجع هذا كنموذج. قم بتنزيل القالب (متوافق مع محرّر مستندات Google و Word Online) ، أو اقرأ النسخة النصية أدناه.

قم بتنزيل قالب الكلمات

نموذج رسالة مرجعية (نسخة نصية)

ميليسا برادلي

123 طريق العمل

مدينة الأعمال ، نيويورك 54321

555-555-5555

[email protected]

1 سبتمبر 2018

جيم لي

الموارد البشرية

صابر للتسويق والعلاقات العامة

321 افي بيزنس

مدينة الأعمال ، نيويورك 12345

عزيزي السيد لي ،

يسرني أن أوصي سارة جونز بمنصب مدير التسويق الرقمي في شركة سيبر للتسويق والعلاقات العامة. بصفتي مدير التسويق في شركة A & B Media ، كان من دواعي سروري العمل كمشرفة سارة عندما كانت تعمل هنا كمساعد تسويق. كانت سارة ، المسؤولة ، المنضبطة والمشرقة للغاية ، من بين أفضل المواهب في A & B Media ، وأنا أؤيد مؤهلها تمامًا ومجموعة مهاراتها.

لقد تأثرت باستمرار بالمعرفة التي أحضرتها إلى الطاولة وتفانيها في البقاء على رأس الأحدث في هذا المجال. تجمع سارة بين مهارات التحليل الحادة والحدس القوي ، وكنت أعلم دائمًا أن بإمكاني الاعتماد عليها للوفاء بالمواعيد النهائية وتجاوز توقعاتنا. خلال عامين من عملها معنا ، حققت العديد من الإنجازات ، من زيادة ارتباطنا بوسائل التواصل الاجتماعي بنسبة 20٪ ، إلى خفض معدل الارتداد لموقعنا بنسبة 10٪ ، إلى زيادة عائد الاستثمار على الحملات الرقمية بنسبة 15٪.

بينما كانت فطنة سارة المهنية ذات قيمة هائلة بالنسبة إلى A & B Media ، كانت أيضًا لاعبة فريق رائعة. كانت سارة ، التي كانت متفائلة وجذابة وسهلة الوصول إليها ، فرحة حقيقية لوجودك في المكتب ورعاية العديد من العلاقات الإيجابية داخل قسمنا وكذلك في جميع أنحاء الشركة.

مع ذلك ، أنا واثق تمامًا في توصيتي وأعتقد أن سارة ستكون مناسبة جدًا لشركة سيبر للتسويق والعلاقات العامة. إذا كنت ترغب في التحدث أكثر عن تجربتي في العمل مع سارة ، يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [email protected] أو الاتصال بي على 555-555-5555.

بإخلاص،

ميليسا برادلي

مدير التسويق ، أ و ب

تنسيق رسالتك

إذا كنت ترسل الرسالة إلى صاحب العمل أو المدرسة ، فتأكد من اتباع تنسيق خطاب العمل الصحيح. يتضمن ذلك سرد معلومات الاتصال الخاصة بك والتاريخ ومعلومات الاتصال للشخص الذي يتلقى خطابك (عادةً ما يكون مدير التوظيف) في الجزء العلوي من الرسالة. قم أيضًا بتضمين توقيعك المكتوب بخط اليد في أسفل الرسالة الفعلية.

ومع ذلك ، إذا كنت ترسل هذه الرسالة عبر البريد الإلكتروني ، فلن تحتاج إلى تضمين أي معلومات اتصال أو التاريخ في أعلى الرسالة. بدلاً من ذلك ، أدرج معلومات الاتصال الخاصة بك بعد توقيع بريدك الإلكتروني. تأكد أيضًا من وجود سطر موضوع واضح وموجز يسرد اسم المرشح ، والوظيفة التي يتقدمون إليها (إن أمكن) ، والغرض من رسالتك. على سبيل المثال ، قد يكون سطر الموضوع كما يلي: "توصية باسم العائلة - وظيفة مساعد الموارد البشرية."

استخدم قالب رسالة مرجعية

إذا لم تكن متأكدًا مما تكتبه ، فاستخدم قالب خطاب مرجعي وقم بتخصيصه لتضمين معلوماتك. يعد القالب طريقة مفيدة لمعرفة كيفية تنسيق رسالتك وما يجب تضمينه في الرسالة.

يمكنك أيضًا عرض المزيد من نماذج الحروف المرجعية للأفكار حول ما يجب تضمينه في رسالتك. ومع ذلك ، تذكر تغيير الخطاب بحيث ينطبق على الشخص المحدد الذي تكتب الرسالة من أجله.