نصيحة لكتابة رسالة التوصية

تلعب خطاب التوصية دورًا محددًا في عالم الموارد البشرية والتوظيف. هناك حاجة في بعض الأحيان ولكن يفضل أبدا. يفضل أصحاب العمل التحدث مباشرة مع المشرفين السابقين على موظفيهم المحتملين. ومع ذلك ، يدرك أرباب العمل أن الاتصال المباشر غير ممكن دائمًا في عالم العمل المحموم اليوم ، ومن هنا تأتي أهمية خطاب التوصية.

إن القيمة الحقيقية لرسالة التوصية هي أنها ستستمر إلى الأبد وعلى الرغم من أن محتوياتها قد لا تنطبق بعد سنوات من كتابة خطاب التوصية ، فإن خطاب التوصية يمكن أن يكون هدية محتملة للموظف المحترم.

تقدم رسالة التوصية مكتوبة على قرطاسية الشركة ، مع عنوان مطبوع بوضوح ومعلومات الاتصال ، دفعة مطلوبة في بعض الأحيان لأوراق اعتماد مقدم الطلب. بصفتك صاحب عمل ، خاصة إذا كنت تتوقع تغييرًا في الوظيفة ، فافعل موظفيك المغادرين معروفًا - زوّد الموظف برسالة توصية.

محتويات رسالة التوصية

خطاب التوصية هو لقطة من أداء الموظف في لحظة معينة من الزمن. وبالتالي ، فكر مليا في كيفية كتابة هذه الرسالة وكيف ستؤثر المعلومات التي تقدمها على القارئ. أيضًا ، اتبع سياسة شركتك فيما يتعلق بخطاب التوصية ، في حالة وجود سياسة.

قد ترغب حتى في مطالبة قسم الموارد البشرية بمراجعة خطاب التوصية الخاص بك حتى تكون متأكدًا من أنك تحمي مصالح الشركة الخاصة بك وكذلك مصالحك الخاصة.

ضع في اعتبارك الإرشادات التالية عند إنشاء خطاب توصية الموظف الخاص بك:

• قم بإعداد الخطاب على قرطاسية الشركة الأصلية مع العنوان المطبوع ، والهاتف ، والبريد الإلكتروني ، ومعلومات الاتصال الإضافية بتنسيق خطاب عمل عادي. يمكنك تزويد الموظف بعدة نسخ من خطاب التوصية على القرطاسية في مظروف القرطاسية.
• قم بتوجيه خطاب التوصية إلى صاحب العمل المحدد الذي يطلب خطاب التوصية ، أو لمن يخطط الموظف لإرسال خطاب التوصية. إذا كانت رسالة التوصية عامة ، فقم بتوجيه الرسالة إلى: "إلى من يهمه الأمر".

• قم بالتوقيع على خطاب التوصية بالحبر وقم بتضمين اسمك ومسمى الوظيفة وملحق الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
• ابدأ بـ: هذا خطاب توصية لاسم الموظف.
• صف علاقتك مع الموظف ، والمسمى الوظيفي للموظف ، والقسم الذي يعمل فيه الموظف. على سبيل المثال ، "كنت مشرفًا على مارك عندما كان يعمل مشغّل ماكينات ماهر في قسم Lather Department في Alcon Tool."
• صف المسؤوليات الرئيسية لوظيفة الموظف. على سبيل المثال ، كانت "المسؤوليات الرئيسية لمارك هي تشغيل آلة xyz ، وصيانة أدوات الشركة ومعداتها ، وإنشاء منطقة عمل آمنة وجيدة الصيانة ، واستكشاف مشكلات الماكينة ، والعمل كقائد لفريق التحول اليومي وملء لي كمشرف بديل في بلدي غياب. كما شغل منصب رئيس فريق إشراك الموظفين.

• في الجزء الرئيسي من خطاب التوصية ، قدم تقييمك العام لمساهمة الموظف وقيمته. يجب أن يعكس البيان أن التقييم يتعلق بأداء مارك في وقت معين. على سبيل المثال ، كان "مارك" موظفًا متميزًا ساهم بأعلى بكثير من المعيار عندما كان يعمل في قسمي. كان هذا واضحًا في كيفية تعامله مع مهامه وفي أدوار قيادته ".
• حدد سبب ترك مارك لعملك في خطاب التوصية إذا كانت الأسباب داعمة لفرصة مارك الوظيفية التالية. على سبيل المثال ، "ترك Mark Alcon Tool لقبول منصب المشرف في شركة أخرى. لم تكن وظيفة المشرف متاحة هنا لعدة سنوات. "

• الانتهاء من خطاب التوصية على مذكرة إيجابية. على سبيل المثال ، "كنا نأسف لرؤية Mark Alcon Tool لكننا تمنينا له كل التوفيق في وظيفته الجديدة كمشرف".
• أخيرًا ، حدد أن صاحب العمل المحتمل يمكنه الاتصال بك إذا احتاج إلى معلومات إضافية. توقيع واستكمال خطاب التوصية.

ولا تنسَ متى اكتملت الرسالة لوضع نسخة من خطاب التوصية في ملف الموظفين.