نصائح لكتابة خطابات التوصية

يُطلب من الجميع تقريبًا كتابة خطاب مرجعي في وقت ما أثناء مسيرته المهنية. سواء كان ذلك لموظف أو صديق أو شخص عملت معه ، من المهم أن تكون مستعدًا لكتابة خطاب توصية فعال. من المهم بنفس القدر أن تكون مستعدًا لقول "لا" إذا لم تشعر بالراحة في التوصية بشخص ما للعمل. اقرأ أدناه للحصول على نصائح حول كيفية الاستجابة لطلب توصية ، وكيفية كتابة خطاب توصية قوي.

عندما يكون لديك شيء إيجابي لقوله

في الواقع ، من مصلحة الشخص بالنسبة لك أن ترفض بأدب كتابة خطاب مرجعي إذا كنت لا تستطيع تقديم أكثر من مجرد تأييد.

يمكن أن يتسبب المرجع الأقل إيجابية في إلحاق ضرر أكبر بكثير من الإشارة السلبية. أرباب العمل عادة ما تكون جيدة في القراءة بين السطور وسوف تلتقط ما لا تقوله.

إذا رفضت ، فيمكن للشخص الانتقال إلى مرجع آخر قد يكون قادرًا على تقديم توصية متوهجة. هناك طريقة بسيطة للخروج وهي القول إنك لست على دراية كافية بعملهم أو خلفيتهم لتقديم مرجع. بهذه الطريقة يمكنك تقليل أي مشاعر الأذى المحتملة. إليك كيفية رفض طلب للحصول على مرجع.

طلب معلومات

إذا كنت متشوقًا لأن يُطلب منك ذلك ، ولكنك غير متأكد من ما تقوله ، فاطلب منه نسخة من سيرته الذاتية وقائمة بالإنجازات. سيعطيك هذا إرشادات لاستخدامها عند إنشاء خطاب.

إذا كنت تكتب خطاب توصية للطالب الذي يتقدم بطلب وظيفة أو فترة تدريب داخلي ، فيمكنك أيضًا طلب قائمة من الدورات الدراسية ذات الصلة.

اطلب معلومات حول ماهية التوصية. إذا كانت هذه الوظيفة محددة ، فاطلب قائمة الوظائف. إذا كانت مخصصة للمدرسة ، اسأل عن نوع البرنامج الذي تقدم إليه. هذا سيساعدك على تركيز رسالتكم على المهارات والصفات المتعلقة بالوظيفة أو المدرسة.

تأكد أيضًا من سؤال الشخص الذي يجب عليك إرسال الرسالة إليه ، وكيفية إرسالها. يجب إرسال بعض الرسائل في نسخة ورقية ، ويتم إرسال رسائل أخرى عبر البريد الإلكتروني ، لذلك من المهم اتباع الإرشادات بعناية.

ابدأ بالأساسيات

ابدأ بالقول كم من الوقت عرفت الشخص. قدم بإيجاز تفاصيل حول كيفية معرفتك للشخص (على سبيل المثال ، إذا كان الشخص يعمل من أجلك ، أو إذا كنت جيرانًا إذا كان الشخص طالبًا ، وما إلى ذلك). قم أيضًا بتضمين أي تواريخ ذات صلة - إذا كان هو أو هي موظفًا ، فعليك تضمين تواريخ التوظيف. إذا كان هو أو هي طالب ، الدولة عندما.

تشمل التفاصيل

استمر في وصف مهارات الشخص وأدائه ، وما الذي يجعله مرشحًا مثاليًا لصاحب عمل جديد محتمل. قم بتضمين سمتين أو ثلاث سمات مميزة ، وحاول تقديم مثال على الوقت الذي عرض فيه الشخص هذه السمات.

حاول تحديد السمات التي تتصل بالموضع الذي يتقدم إليه. إن أمكن ، انظر إلى قائمة الوظائف في وقت مبكر ، أو اسأل الشخص عن أنواع الوظائف التي يتقدم إليها. انظر إلى الوصف الوظيفي (أو ابحث على الإنترنت عن قوائم الوظائف لنوع الوظيفة التي يتقدم بها الشخص). ابحث عن الصفات المضمنة في الوصف الوظيفي الذي يذكرك بالشخص الذي تكتب التوصية بشأنه. اختتم بتلخيص سبب توصية هذا الشخص للعمل.

عرض للمتابعة

في نهاية الرسالة ، قد ترغب أيضًا في تقديم رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني. وبهذه الطريقة ، يمكن لأصحاب العمل المتابعة إذا كانت لديهم أسئلة أو يريدون مزيدًا من المعلومات.

فيما يلي قائمة بالمعلومات التي يجب تضمينها في خطاب توصية ، ونموذج خطاب توصية لاستخدامه في بدء خطابك الخاص.

كن محترفا

تأكد من قراءة خطابك وتصحيحه بدقة قبل إرساله ، والبحث عن أي أخطاء نحوية أو هجائية. فكر في مطالبة صديق أو أحد أفراد الأسرة بتعديل رسالتك لك. اكتب رسالتك بصيغة خطاب العمل المناسبة.حدد خطًا واضحًا وسهل القراءة مثل Times New Roman أو Arial.

اتبع التعليمات

قدّم رسالتك تمامًا كما يسألك الشخص. إذا لم يخبركوا بكيفية إرسال الرسالة (أو إلى من ترسل الرسالة) ، اسأل. إذا كنت ترسل مرجعًا عبر البريد الإلكتروني ، فقم بإدراج معلومات الاتصال الخاصة بك بعد توقيعك المكتوب بدلاً من أعلى الصفحة.

مراجعة مثال

اسمك

العنوان الخاص بك (كمرجع احترافي)

عنوانك

مدينتك ، الدولة

الرمز البريدي

رقم تليفونك

بريدك الالكتروني

تاريخ

اسم جهة الاتصال

عنوان

شركة

اسم

عنوان

المدينة ، الدولة الرمز البريدي

عزيزي السيد / السيدة. الكنية:

كانت جانيس دي أنجيليس واحدة من أكثر الطلاب نجاحًا في قسم الأحياء في كلية هنتنغتون. لقد حصلت على جميع النقاط A في دوراتي التدريبية. خلال سنتها العليا ، عملت بالنسبة لي كمساعد في مختبرات البيولوجيا على مستوى طالبي. جانيس ناضجة ومدروسة وجيدة الكلام.

لقد تأثرت كثيراً بالطريقة التي تعاملت بها جانيس مع المواقف التي ظهرت في الجلسات المتأخرة. غالبًا ما يواجه الطلاب مشكلة في الاهتمام بالبقاء مستمرين ، لكنها وجدت دائمًا طرقًا للتفاعل معهم وإثارة اهتمامهم بالمهام قيد البحث.

سوف تتفوق جانيس في أي مهنة تختارها ، ويشرفني أن أوصيها بمنصب التدريب. إذا كان لديك أي أسئلة أو ترغب في معرفة المزيد ، لا تتردد في الاتصال بي. رقم هاتفي الخلوي هو 555-555-5555 ، والبريد الإلكتروني الخاص بي هو [email protected].

بإخلاص،

التوقيع بخط اليد (للحصول على نسخة مطبوعة)

توقيع مطبوع