كيف تخطط لاجتماع الشركة

تهانينا! ستعقد شركتك اجتماعًا لمجموعة من الموظفين الذين تم اختيارهم من جميع مستويات الشركة. لقد أعطاك الرئيس التنفيذي مسؤولية مدير المشروع عن الحدث. توضح هذه النصائح وعينة خطة المشروع طريقة واحدة يمكن لمدير المشروع اتباعها في بناء خطة المشروع لاجتماع الشركة أو مشروع معقد بالمثل.

قبل التخطيط للمشروع

خطوتك الأولى هي التخطيط للخطة. عليك أن تبدأ بمناقشة الحدث مع أصحاب المصلحة. إذا تم ذلك في العام الماضي ، فما الذي حدث بشكل صحيح؟ ماذا حصل؟ من الذي أدار المشروع وهل يمكنه مساعدتك في تجنب المزالق هذا العام؟ بما أن المدير التنفيذي قد كلف المشروع بك ، فما الذي يريده / لا تريد الخروج من الحدث؟ متى سيكون الحدث؟ أين؟ ما هي الميزانية؟

تجميع أكبر قدر ممكن من المعلومات. سيكون هذا الهيكل العظمي الذي تبني عليه خطة المشروع.

بناء الفريق

ما هي الموارد الأخرى التي تحتاجها لإنجاح هذا المشروع؟ هل هناك أشخاص في الإدارات الأخرى يمكنهم مساعدتك في إنجاح هذا الحدث؟ ماذا تحتاج إلى القيام به للحصول على مساعدة؟ يمكنك فقط أن تسأل أو هل تحتاج إلى الحصول على موافقة رسمية من رئيسهم؟ كم من الوقت تحتاج منهم؟ ما هي المهارات المحددة التي تحتاجها لتقديمها؟ هل يمكن لأي شخص آخر توفير هذه المهارة إذا كان الشخص الذي تريده غير متاح؟

نظرًا لأن هذا الاجتماع على مستوى الشركة ، كيف يمكن للموارد البشرية المساعدة؟ هل تحتاج إلى مساعدة من إدارة المرافق؟ ماذا عن قسم التسويق؟ هل تحتاج إلى مساعدة في هذا المجال؟

خطة جدول الأعمال

بمجرد معرفة المدة التي سيستغرقها الاجتماع ، تبدأ في ملء الكتل الزمنية. هل تحتاج إلى المتكلم الافتتاح؟ الذي سوف يكون؟ هل ستبقي الحاضرين معًا أم تقسمهم إلى مجموعات أصغر لجزء من البرنامج؟ كم من المتحدثين الآخرين سوف تحتاج؟ من سيقوم بتسهيل الجلسات الأصغر إذا خرجت؟

هل سيستغرق الحدث أكثر من يوم واحد؟ كيف ستغلق اليوم الأول؟ كيف سيتم إعادة فتح في اليوم الثاني؟

كيف ستختتم في النهاية؟ هل تحتاج إلى خطاب ختامي؟ كيف ستتعامل مع الخدمات اللوجستية للأشخاص الذين يخرجون من الفندق إذا قمت بحجز واحدة؟

العثور على الفضاء

تعرف على عدد الأشخاص القادمين. ثم حدد مقدار المساحة التي تحتاجها. أين سيتم عقد الحدث؟ هل هناك مساحة في مكتب الشركة أم أنك بحاجة إلى مساحة أكبر؟ هل يريد المدير التنفيذي عقد الاجتماع خارج الموقع حتى يتمكن الأشخاص من التركيز ، أو هل يريد هو / هي عقده في المكتب لتقليل التكلفة؟

الخصائص التي في منطقتك يمكن أن توفر المساحة التي تحتاجها؟ هل يعد فندق قريب من المطار اختيارًا جيدًا لتقليل وقت السفر للأشخاص القادمين من خارج المدينة أو يجب أن تجد شيئًا أكثر هدوءًا خارج المدينة؟

ماذا الأماكن المختلفة تهمة لمرافقها؟ ماذا تتضمن وماذا ستحتاج إلى شراء وإحضار؟ هل سيقومون بتعيين فرد لك للعمل معه؟ ما هي سياستهم بشأن المواد والأشخاص من الخارج؟

إقتلعه

بعد تجميع الإجابات على معظم هذه الأسئلة على الأقل ، يمكنك البدء في وضع خطة المشروع. تذكر أن ما نعرضه هنا هو قائمة مهام المشروع ، وهي هيكل توزيع العمل (WBS) فقط. لا يشمل أي من التبعيات بين المهام أو الجداول الزمنية. تلك ستضاف لاحقا.

نموذج خطة اجتماع الشركة

في كيفية تخطيط مشروع باستخدام الأدوات الأساسية لإدارة المشروع ، ناقشنا التفكير وراء تخطيط المشروع واستخدام مهارات إدارة المشروع أثناء عملية التخطيط. فيما يلي كيف يمكن أن تبحث بنية تقسيم عمل خطة المشروع (WBS) عن مشروع للتخطيط لاجتماع الشركة:

1. قبل خطة المشروع

1. تحديد الميزانية
2. ناقش مع المدير التنفيذي لوضع أهداف المشروع
3. اتصل بمدير المشروع السابق (PM) للحصول على نصائح
4. تحديد قائمة أصحاب المصلحة
5. الاتصال أصحاب المصلحة للحصول على المدخلات.
6. تحديد التاريخ المفضل لهذا الحدث
7. تحديد عدد المتحدثين / العروض المطلوبة
8. حدد عدد موظفي الدعم المطلوبين
9. تحديد عدد الموظفين الذين سيحضرون
10. قائمة المواقع المحتملة لهذا الحدث

2. بناء فريق المشروع

1. الحصول على مندوب من التسويق
2. الحصول على مندوب من الموارد البشرية
3. معرفة ما إذا كان الشراء سيخصص لشخص ما للمساعدة
4. اطلب من سوزان التعامل مع جميع تفاصيل السماعات
5. الحصول على مندوب من المرافق
6. جدولة اجتماع فريق المشروع

3. تطوير جدول الأعمال

خطة 3A يوم واحد

1. ضبط وقت البدء
2. ضبط الوقت ، وترتيب المكان والموظفين للتسجيل
3. ضبط مدة الجلسة الصباحية
4. ضبط طول الخطب
5. حساب عدد المتحدثين اللازمة لجلسة الصباح
6. تجنيد المتكلمين
7. خطة استراحة منتصف الصباح (الوقت والطول)
8. ترتيب تحديث قاعة المؤتمرات أثناء الاستراحة (الماء ، القمامة ، إلخ.)
9. خطة استراحة الغداء (الوقت ، الطول ، الموقع ، القائمة ، من يدفع)
10. خطة جلسة بعد الظهر (الطول ، عدد المتحدثين)
11. توظيف المتحدثين بعد الظهر
12. خطة اليوم الأول للإغلاق (الوقت ، من ، الطول)

خطة 3B اليوم الثاني

1. ضبط وقت البدء
2. ضبط مدة الجلسة الصباحية
3. حساب عدد المتحدثين اللازمة لجلسة الصباح
4. تجنيد المتكلمين
5. خطة استراحة منتصف الصباح (الوقت والطول)
6. ترتيب تحديث قاعة المؤتمرات أثناء الاستراحة (الماء ، القمامة ، إلخ.)
7. خطة استراحة الغداء (الوقت ، الطول ، الموقع ، القائمة ، من يدفع)
8. خطة جلسة بعد الظهر (الطول ، عدد المتحدثين)
9. توظيف المتحدثين بعد الظهر
10. خطة إغلاق الخطاب (الوقت ، من ، الطول)
11. ترتيب موعد المغادرة مع الفندق

4. خطة الفضاء

1. تحديد عدد الحاضرين
2. خطة الجلوس المخطط (الصفوف مقابل الجداول)
3. حساب المساحة اللازمة
4. تحقق من الأماكن المتاحة مع مقدار المساحة هذا (التكاليف والموقع والخدمات المضمنة)
5. عد عدد المتحدثين كل يوم والمجموع
6. تحديد عدد ونوع موظفي الدعم اللازمة
7. تعرف على عدد الحضور / المتحدثين / الموظفين الذين سيحتاجون إلى غرف
8. التفاوض بشأن التكاليف والتواريخ مع المواقع المتاحة
9. توقيع العقد مع الموقع المحدد

5. الإعلان عن الحدث

1. وضع اللمسات الأخيرة على جميع التفاصيل مع موقع الحدث
2. تأكد من إخطار الحضور
3. أبلغ جميع المتحدثين بالموضوع ووقت العرض / اليوم
4. إخطار جميع موظفي الدعم بالواجبات والتحولات
5. الحصول على RSVPs من الحضور
6. إعلام الحاضرين البديلين حسب الحاجة

6. متابعة

1. الحصول على مشروع الخطب من جميع المتحدثين
2. مراجعة الخطب النهائية
3. الحصول على علامات الأسماء لجميع الحاضرين والمتحدثين والموظفين
4. شراء أي مواد وهدايا للحضور
5. تأكيد مع موقع الحدث

7. مراجعة و معدل

1. إرسال استطلاع رضا لجميع الحاضرين
2. إرسال استطلاع الرأي لجميع المتحدثين
3. إرسال شكرا لجميع المتحدثين والموظفين
4. عقد اجتماع قريب مع فريق المشروع

مزيد من التخطيط

يعرض هيكل تفاصيل خطة عمل المشروع (WBS) أعلاه عينة للتخطيط لاجتماع الشركة. انها مجرد مخطط. لا يزال يتعين على فريق المشروع العمل على هذه العناصر والتوسع في العديد منها. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يحتاجون إلى العمل في الوقت اللازم لكل مهمة ، والأهمية النسبية للمهام والعلاقات / التبعيات بين المهام.